「新卒社員、70名参加のオンライン懇親会の幹事をやる」《前編》
こんにちは！ウィズアスnote編集部です。
「３週間後に７０人規模でのオンライン懇親会やりたいんだけど、幹事をお願いできる？」
もしこう伝えられたら、みなさんはまずどうしますか？
「オ、オンライン開催で、な、７０人規模？？を、３週間後ですか？？」
もし私であれば、焦っておろおろします。
しかし！！この難題（？）を見事に乗り越え、
大成功のオンライン懇親会の幹事を遂行した実行委員たちがいました。
それがそう、リモートネイティブ世代の筆頭である、我が社の「新卒社員＆入社2年目社員」の皆さんです。
懇親会に関する検索エンジンの上位検索キーワードには、
【オンライン懇親会␣コンテンツ】
【オンライン懇親会␣アイデア】
【オンライン懇親会␣やり方】 などなど…
世間の皆さんも、「より良いオンライン懇親会とはどうすればできるのか」というテーマには注目しており、そして苦労されている背景が伺えます。（同感です）
そこで今回は、オンライン懇親会を見事にやり遂げた実行委員の中から、「新卒社員」のお二人に、「実際に幹事やってみて、どうだった？」ということを、前編・後編の大ボリュームで赤裸々に語っていただきます！
オンライン化も徐々に社会へ浸透してきた今、リアルでの体験にかなわない部分も勿論ありますが、オンラインだからこそ感じる発見もあると思います。
幹事のお二人の体験談にある、試行錯誤の過程や、達成感と成長を実感する過程などから、是非何かを感じていただけると嬉しいです。
今回は、懇親会の司会を中心に担当した「よしみさん」による体験談です！
＊＊＊
皆様ご無沙汰しております。新卒のよしみです。
10月も下旬、秋が深まってくる頃ですが、今年は本当に秋をすっ飛ばして冬が来てしまったような。急すぎてみんな戸惑っていますね。
私も衣替えが間に合っておらず、毎日必死に長袖を引っ張り出してきて着ている状態です。
さて、今回は【懇親会幹事をしてみて】というテーマで書かせていただきます。
半期に一度開催の「社内懇親会」。
存在は知ってはいたものの、実際に参加したことがなく『会社の懇親会』というものがどのような雰囲気なのか分かりませんでした。
また今回は、
◆オンライン開催での懇親会が「初」
懇親会自体が約１年ぶりの開催で、会社懇親会のオンライン開催は初
◆実行委員全員が、懇親会の参加が「初」
一緒に幹事をして頂く入社2年目の先輩も、コロナ禍によって懇親会の経験をしたことがない
◆参加者各々へのケータリング手配の実施が「初」
オンライン開催のため、当日の料理を各々の家へ手配する必要がある
と、新しいこと尽くめの開催なこともあり、選ばれた時はとにかく不安で、何から動いて良いかも分からない状態でした。
ですが、監督に付いて頂いた上司の方の「全部任せるからやりたいことをやってくれていい」というお言葉も受け、”１つずつ自分たちの手作りの懇親会”への挑戦が始まりました。
実行委員内での役割決め
準備事項は沢山ありましたが、本番までの期間が3週間程度、当日用意するケータリングの発注締め切りは残り1週間程度、というスケジュールのタイトさからも、役割分担は重要でした。
「参加者に広報をする係」「裏方サポート係」「ケータリング手配など費用回りの係」と分かれる中、私は1つ上の先輩と共に2人で「当日の進行、司会」を担当しました。
また、1週間に2回程度の全体MTGを行い、「発案＞話し合い＞決定＞次回の宿題を持ち返り」と流れを決めることで、タイトなスケジュールの中でも、１つずつ計画を進めていきました。
「全員が楽しめる」司会とはなんだろう？
司会進行担当となった私の主な役割は、懇親会の全体コンセプト、ゲームのルールや説明の仕方、全体の進行台本の作成です。
「私たち司会が楽しみながらも、本気で2時間演じられるキャラクターはなんだろう？」「どんなコンセプトで進行をしたら、周りも楽しんでもらえるだろうか？」
話し合い、色々なパロディを考えました。
・オンラインの特性を活かし「東進オンライン」の塾講師をイメージ？
・エンタの神様の陣内さんのネタのようにＡＩや天の声と会話形式？
・流行りの鬼滅の刃や、呪術廻戦のパロディをやってみると盛り上がる？
ですが結果的には、
「オンラインだからこそ、こちらが勢いありすぎるくらいでテンションを引っ張っていけるキャラクター」がいいということで、、
「うたのお兄さん、お姉さん」として進行することに決まりました！
決めたはいいもののやり切れるのか、不安も正直ありましたが、
実行委員が決まった時にメンターのまことさんから、「うちの会社はイベント運営もしてるから懇親会だからといって中途半端にしちゃダメだよ。思いっきり振り切ってやってね」という言葉があったこと、
監督役の上司の方に一度進行を見て頂いた時、「面白い！当日が楽しみになった！」という言葉を貰えたことで、
自分の今までのありとあらゆる経験値を集め、自信をもってやろう！と気持ちを切り替えることが出来ました。
オンラインならではの進行作戦
本番は少しでも実行委員として動けるように、
「録画を流す場面」と、「リアルタイムで話す場面」を分けました。
「ゲームのルール説明」などは事前録画して編集したものを流せば、クオリティも高められる上、時間も調整できると考えての作戦です。
動画編集は昔から少し経験があることから私が引き受けたのですが、使ったことのないソフトでの編集が案外難しく、工程が少ないにもかかわらず、時間を予想以上にかけてしまいました。
そして、マルチタスクで通常の業務も並行させる難しさもあり、振り返ると、この期間を経て業務効率も自然と上がっていったように思います。
それでも通常業務から離れて懇親会の業務に追われる場面もあり、日頃からいくつもの案件をマルチタスクでこなす先輩たちを改めて尊敬しました。
「うたのお兄さん、お姉さん」登場
本番最初の私の第一声は、
テレビの前の大きなお友達のみなさ～ん！
こーんばーんはーー！！
というセリフでした。
当日は朝から緊張していて、何とか無事に終わってくれないだろうかと、ずっと祈るような気持ちで過ごしていたのですが、画面越しでも社内の皆様が驚いたり笑ったりしてくれているのが分かった時に、一気に緊張もほぐれ、2時間このキャラを演じ切るやる気と覚悟が出来ました。
やはり初めてのことも多いオンライン懇親会なので、進行途中で皆様をお待たせしてしまう時間もあったのですが、タイムスケジュールを急遽変更したり、社内の方々へのインタビューやアドリブトークで場を繋ぐなど、なんとか楽しい空気が続くよう頑張ることが出来ました。
オンライン懇親会を終えてみて
終わってみると、どっと疲れが押し寄せてきましたが、達成感もまたありました。翌日は社内で「オンラインにもかかわらず距離を感じない楽しい会だった」「そのキャラをまた見たい」と言っていただき、本当に嬉しかったです。
オンラインの懇親会を経験したことで反省もたくさんありましたが、楽しい会が作れるのだと分かったことは、とても嬉しい結果でした。次は対面でできることが理想ですが、反省を活かして、オンライン懇親会に再チャレンジをするのもいいなと思います。
懇親会を通して多くのことをまた学びました。
最後に、たくさん支えて下さった先輩社員の皆様、懇親会を楽しんでくださった皆様、一緒に企画をしてくれた実行委員の皆様、本当にありがとうございました。
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司会進行を見事やり遂げたよしみさんの体験談、いかがでしたでしょうか。
人を楽しませるということは、本当に難しいことだと思います。オンラインという環境下では尚のこと。
よしみさんの人柄と「楽しんでもらいたい」という気持ち、そしてなにより「自分も全力で楽しむ」という思いきりの良さが、今回の成功を生んだと思います。参加者一同も圧巻の「うたのお姉さん」本当にお疲れ様でした！
《後編》の次回は、懇親会で主にシステム周りを担当した新卒社員「古川さん」の体験談となります。（延べ70名の参加者をZOOMで管理しコントロール。。大変だったと思います。）
私たち、株式会社ウィズアスは、企業イベント制作会社（株式会社ニューズベース）を母体に持っており、長年のイベント運営の知見を基に、人事業務を中心とした各種アウトソーシングサービスを提供している会社です。
オンライン選考会やオンライン研修といった、オンライン実施の運営ご支援をさせて頂くことも多いのですが、ノウハウを吸収中の新卒社員のお二人にとっては、今回は日頃の学びのアウトプットができ、また一つレベルアップできた機会だったのではと感じています。
次回の《後編》も、是非お楽しみに！
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