把握しすぎず把握する

新潟生まれ新潟育ち、ブランディングプロデューサーの亀山です。

Narashika（ナラシカ）という屋号でフリーランスとして活動しています。

今日のテーマは、「マネジメント」について。

経営者でもなければ、会社員でもない亀山がなぜマネジメントについて書くのか。

ブランディングプロデューサーは、外部社員でありながらプロジェクトの中心にいることが多いので、チームのマネジメントを考えずにはいられないんですよね。

どういう目標設定をしたらメンバーのやる気スイッチが入るか、どんなことをしたらやる気を削いでしまうのか、楽しみながら仕事ができる環境ってどんなだ？みたいなことを考えているわけです。

で、その中でひとつ気になるのが、報告書です。

亀山もサラリーマン時代にたくさん報告書を書いてきましたが、「ほんとにいる？」って何回もおもいましたし、「報告書の作成で1日終わった・・・」なんてことも。

だから改めて報告書について考えてみようかなと思ったわけです。

報告書はだれのため？

サラリーマン時代からずーっと思ってるのですが、世の中って「報告書」の類って多くないですか？

例えば、毎日営業リポートを買いたり、週次で進捗を報告したり、月末や四半期ごと、なんなら会議の議事録みたいなものまで。

さらに、何か新しい事業を始めるには稟議書を作成して上司や社長の許可をもらう。

別に、全ていらないと言っているわけではなくて、必要な報告書もあると思います。

トラブルがあったときのためのエビデンスとして書類を残すとか、書類をつくった方がスムーズでミスが減る場合もあるかなと。

でも、でも、でも！

たまーに、報告書をつくることに追われちゃうことってありません？

「報告書つくらないといけないから、営業の時間が取れない・・・」みたいな事態になってしまうと良くないですよね。

つまり、報告書を書くことが目的になっちゃってる感じ。

今までに「この報告書って本当にいる？」「ってだれのためだよ！」って何回も心のなかで叫んできました。

きっと、会社っていう組織は役職の階層があって、上層部に情報を報告するように命じられるんですよね。

売上、利益、経費がどんな状況か、社員一人一人の動きはどうなのか。

だから中間管理職の人は、社員に報告書を義務付ける。

要は、上層部に報告するための報告書なんじゃないかなと。

リモートが増えて、さらに管理したくなってる？

コロナの影響で、リモート勤務が増えて、だれが何をやってるのかが今まで以上にわからなくなりました。

こうなってくると、さらに報告義務を増やした会社もあるのではないでしょうか。

つまり、今までは同じオフィスにいたから、なんとなく把握できていた状況を把握しづらくなった。

とはいえ、上層部に報告はしないといけないから、社員一人一人に報告を義務付けちゃう。

今日は何をどれくらいやったのか、どんな成果が出たのか。

亀山は会社員じゃないので、それほど影響はありませんが、会社員の方は苦労されているんじゃないでしょうか。

で、外部社員として関わらせていただいている亀山的に思うことがあります。

部下がいたり、プロジェクトのリーダーを任されたりした人は、「管理職」というネーミングの通り、「人を管理すること＝マネジメント」だと考えているフシがある気がするなと。

でも本当にそうでしょうか？

管理＝マネジメント？

実は、かつて中間管理職をやっていた亀山も「管理」しようとしていた過去があります。

「俺が定めた通りやれよ」
「よけいなことはしなくていいから」
「なんでそんなこともできないんだよ」

こんなことを思っていたことがあったんです。

要は、「メンバーの動きをコントロールすること＝中間管理職の役割」だと勘違いしていました。

どうしようもないクソ野郎期です。

きっと中間管理職の役割は「マネジメント」であることは間違いないと思うのですが、「管理」とはちょっと違う気がします。

もちろん、メンバーのことを把握しないとマネジメントはできません。

ですが、自分の都合を押し付けることはやっぱり違うかなと。

メンバーがベストの力を発揮できる環境をつくり、時には心が弱っているメンバーのケアをする。

それがマネジメントのような気がしてます。

自分が社長に報告したいからという理由で、メンバーの時間を奪いまくったり、モチベーションを下げることはできることなら避けたい。

亀山もブランディングプロデューサーという立場柄、プロジェクトの中心で動くことが多いんです。

だから、プロジェクトのメンバーひとりひとりが、自分の得意なことを楽しみながらやれている状態を創りたいと思ってます。

もちろん、まだまだ思っているだけで、出来ているとは言えません。

ただ、リーダーや管理職と言われる立場の人は、自分の都合を押し付けるんじゃなくてメンバーの立場からも考えられるようになるといいよなって思いながらあがいてます。

把握しすぎず把握する

メンバーがベストの働きをするための環境をつくるために、不要な報告書を無くすっていうのは必要な場面もあると思います。

とはいえ、「だれが何をやっているかを全く把握できていないと仕事が進まない」っていうケースもあるかなと。

そんな時に意識したいのが、「把握しすぎず把握する」意識。

どういうことかと言うと、何から何まで報告させるのではなくて、要点を絞って報告してもらうっていうだけ。

単に「報告しろ！」って言ったところで、メンバーは何を報告していいかわかりません。

だから、「最低限これとこれについては週イチで進捗を報告してくれる？特に期日までに納品できるかが気になっているから、影響が出そうなことがあればすぐに連絡が欲しいんだ。」みたいに言ってくれたら良くないですか？

言われたメンバーとしては、チームとして重要だと考えているポイントがわかるし、報告も最低限で済む。

もちろん、これが完璧であるわけはなくて、仕事の内容や人が変われば全部変わります。

大事なことはリーダーがメンバーに配慮すること。

チームの成功のために、必要な情報をいかにメンバーの負担にならずに把握するか。

どんな報告ポイントを設定するのかにセンスが問われるわけです。

めっちゃくちゃ難しいけど、他のメンバーよりも優秀だからリーダーのポジションにいるわけなので、チームのためには頑張らないといけないかなと。

試行錯誤の毎日。

頑張らねば。

今日も最後までお付き合いいただきありがとうございました！

ブランディングプロデューサー
Narashika
亀山友貴

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