外国人上司の秘書は、漫画やドラマの綺麗めお姉さんじゃなかった

素敵な企画を見つけたので、参加させていただきます。み・カミーノさんの、「＃こんな仕事です」です。

記事の中にでてきた秋谷りんこさんの『ナースの卯月に視えるもの』を私も拝読しましたが、実際に働いた経験がある方が書いているからこその視点のリアルさがとても印象的でした。そして企画主催者であるみ・カミーノさんの特許翻訳という仕事も知る人ぞ知る！というとても専門性の高いお仕事だと思います。

こうしてことあるごとに、自分が知っている仕事って本当にこれっぽっちなんだなあと思わされるんですよね。だからぜひ、この企画に自分も参加してみたい！ということで、今日は現在の業務である日系企業での外国人上司のアシスタント業務（秘書みたいなもの）について書いてみようと思います。

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そもそも就活を始めたばかりのときには、企業の中の仕事も営業と人事、経理、法務、エンジニアくらいしか職種のイメージがありませんでした（なんとも世間知らずだったのですが・・・）。さすがの私も社会人になり、会社組織の中で働いたり、フリーランスで働く方々ともライターのお仕事で関わりが増えたりしています。

今では、就活時には知らなかった「調達部門」で仕事をしています。少し前までは部門内の法務部門にいたのですが、この春からは秘書業務をすることになりました。

外国人の上司というのが社長や役員ではない本部長クラスの方なので、私には会社の中で「秘書」という肩書きがあるわけではありません。自分の部門の中でその役割を持っていて、日々いろんな業務のお手伝いをしているという感じです。突然の職務転換を言い渡されてから約半年を振り返り、お仕事の紹介をしてみたいと思います。

仕事内容

まずはお仕事の基本の内容です。

・打合せの同席
・打合せ時の通訳
・出先への案内
・打合せの設定依頼
・毎日のスケジュール確認
・本部員と部長の意思疎通の手伝い
・情報共有可否の判断
・病院の予約
・週末の予定の予約

秘書とはいっても、同じ上司にもう一人スケジュール専任の調整役がいるので、私は自分でスケジュールを設定することはほとんどありません。だから、そばについて色々と雑用から何からに奔走する人というのがイメージしやすい形かなと思います。

毎日のスケジュール

8:15 出社
8:30~9:00 毎日のスケジュール確認打合せ
9:00~11:30 部門との打合せに出席、必要であれば通訳
11:30~12:00 スケジュール担当の秘書さんと相談の電話
12:00~13:00 ランチ
13:00~14:00 社外の打合せに対応
14:00~17:00 部門との打合せに出席、必要であれば通訳
17:45~ スケジュール担当の秘書さんと電話
18:00 事務仕事がなければ退勤

こんな感じ。打合せが朝から晩まで入っている時はトイレ休憩で精一杯ですが、打ち合わせが詰まっていない日には空き時間に作業をします。例えば私は本部の人材教育の仕事・契約業務も兼務しているので、資料作成や契約書のレビューなどは空き時間にやらなくてはいけません。実際に秘書業務メインの日（出社日）と他の業務メインの日（在宅勤務日）でメリハリをつけるようにしています。

事務仕事が多い日には残業もするのですが、私はネイティブスピーカーではないので英語を使うと頭がパンパンになってしまい、夜から契約書を読むというのも生産性がとんでもなく悪くなることが判明（まあ、考えれば当たり前なんですけど）。そう言う日は7時台から初めて、夜はサクッと終わらせたいと思っています。

外国人上司ならではのこと？

日本人の偉い人のお付きの人ってすごいお堅いイメージがあるじゃないですか。（私はありました。スーツで、メガネで、いつもスケジュールと睨めっこしている、ちょっと神経質そうな人の絵が浮かびます。）でも、海外の方だから、私が今金髪で働いていても全く意に介しません。外部取引先で日本人にお会いすることも少ないので、自由にさせてもらっています。

単身赴任ってほとんどない価値観なのかなと思うのですが（少なくとも上司はそんなふうに言っている）、とにかく家族で過ごすはずの週末の時間なんかを埋めるのが大変そうです。上司のスマホの待ち受け奥さんとのツーショットだし、ここまで家族ラブ！を全面的に出すのは欧米色が強いな〜となんとなく思います。

意見をはっきり言うことも重宝されています。というか、私はYESマンになれるタイプではないため、クビにされることもないしな〜と思いながら違うと思ったことは違うと言っています。私と上司の性格的なところもありますが、私は日本人相手で日本語で話していたら、こんなに自分の意見をいえていたのかな〜（言えなかっただろうな〜）と思うのでした。

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こんな感じで、今の仕事を振り返ってみました。秘書というより雑用係なところがあるので、自分では行かないスポーツのチケットの取り方なんてものにも詳しくなっていくのでした。

もっと英語力を上げなきゃと思うので、オンライン英会話も再開することにしました。今度は法務としての仕事も振り返って紹介してみようかな。素敵な企画をありがとうございました！