絶対にミスをしない仕事の進め方のコツ

仕事をしていくなかで、誰しもちょっとしたミスをすることがあります。そして小さなミスでも、モチベーションや生産性への影響はあなどれません。
「ついうっかりで」で片づけるのではなく、ミスが生じた原因を考え、取り除くことが重要です。そこで、ミスをなくすための、仕事の進め方のコツを紹介します。　

コツ１　マルチタスクはやめる

複数の仕事を同時並行でやるマルチタスクは、効率化にはつながらず、ミスの原因となります。
複数の仕事を同時にやるということは、それぞれの仕事を細切れに、別々にやっているにすぎないため、仕事を切り替えるときにロスが生じ、1 つずつこなす場合よりも時間がかかることになるのです。
また、仕事を切り替えるときに集中が途切れることによって、ミスをしやすくなります。
効率的に、ミスなく仕事をこなすには、１つずつ順番に、集中して処理することが重要です。

コツ２　忘れてしまうことを先にやる

メールにファイルを添付して送ろうとしたのに、肝心のファイルの添付を忘れてしまった、ということはないでしょうか。
これは仕事の順序が原因のミスです。すなわち、ファイルの添付は忘れがちでも、メールの本文を書くのを忘れる人はほとんどいないのですから、メールを作成する際には、本文を書く前にファイルを添付する作業をすればよいということになります。
また、メールの返信を忘れてしまいがちであれば、返信を要するメールを開いてすぐに、返信オペレーションをすればよいということなのです。
ついつい忘れてしまう作業があるならば、それを先にやることを仕事のルーティンにすることで、うっかり忘れてしまうことを防ぐことができるのです。

コツ３　仕事の進捗を 3 つに分けて管理する

仕事の進捗状況を正確に把握できていないと、「中身は期限通りに作成したが、最後の承認を取り忘れた」「急ぎの仕事が入って、やりかけの仕事を保留したところ、忘れて期限を過ぎてしまった」といったミスが生じます。
そこで、仕事の進捗を「処理待ち」「処理中」「一時保留」の 3 つに分けて管理することが有効です。すべての仕事はこの 3 つの段階を経て「完了」となるので、自分が抱えている仕事がそれぞれどの状態にあるのかを常に把握することで、期限切れなどのミスを防ぐことができます。

コツ４　流れ作業は定期的に止める

人間にとって同じことを正確に繰り返すことは、必ずしも容易ではないために、似たような作業を続けているとミスをしやすくなります。そして同じ作業を続けている最中に起きたミスは、なかなか気づくことができません。
定例作業をミスなく効率的に進めていくには、一定の間隔で、仕事を一度止めることが有効です。それによって、無意識の状態から意識的な状態へと、自分の意識を引き戻すことができ、ミスを防ぐことにつながるからです。
さらに、一つの作業が終わった後にアラームを鳴らす、作業と作業の合間に音楽を流す、照明を明るくするなどの工夫をすると効果的です。

コツ５　仕事の順番に書類を並べる

その日のうちにやるべきことが決まっているのに、気分次第でやる順番がバラバラということはないでしょうか。これでは仕事のやり忘れなどのミスが起きかねません。
これには、一日の仕事にとりかかる前に、仕事の順番を考え、その順番通りに必要な書類を並べるだけでも効果があります。
やり忘れを防げるだけでなく、次にやるべき仕事が自然とインプットされ、切り替えの無駄も省けるからです。

コツ６　仕事の中断を防ぐ工夫をする

大小を問わなければ、どのような仕事も中断の連続といえます。仕事の中断は、一度手を止めることで、どこまで終わっているのかわからなくなり、やるべきプロセスを一つ飛ばしたり、同じことを２度やってしまうといった、ミスや無駄を生じさせます。
そこで、仕事の中断を防ぐ工夫をする必要が生じます。
例えば、「携帯電話をマナーモードにする」「メールを確認する時間を
決める」「周囲に、声をかけないで欲しい時間を宣言する」などです。
集中して仕事に取り組める時間を確保することが、仕事のミスをなくすことにつながるのです。

いかがでしたか？お役に立てば幸いです。
他の記事もご覧になってください。

【関連記事】