会議の時間を５０％以上短くした方法～学級打ち合わせを短くせよ！～

スピーチとスカートは短いほうが良いというのは博多華丸大吉さんの漫才の一部ですね。こんなスピーチをしたらコンプライアンス的に今はやばいでしょうが・・・この２つに加えて、会議もできれば短ければ良いなぁと思っているMr.チキンです。
学校での大きな打ち合わせといえば、職員会議・学級打ち合わせ・校務分掌会議です。Mr.チキンの学級は、学級打ち合わせ（以下：学打ち）に平均２時間４０分かかっていました。まだ途中経過ではありますが、現在は１時間15分程度まで減っています。50％以上減らしました。（まだまだ長いですが・・・）
その分子どもに向き合えるし、早く帰って自分の時間ももてる。減らした1時間以上で何ができるか考えるだけでワクワクしますね。
今回は、どのように会議の時間を５０％短くしたかを書きたいと思います。

学級主任が疲れ切っていた

特別支援学級の学級打ち合わせは週1回程度行います。この打ち合わせの中で、

• 全校に関わる事項の確認（避難訓練や全校朝会など）

• 学級運営に関わる事項の提案・検討（通知表の様式改訂など）

• 学級内でのイベント（行事や校外学習など）

• 次週の時間割の検討

• 学級児童の様子や指導事項に関する報告・相談

などを話し合います。時間割の検討に交流学級のことが入ってくると、更に負担度が増します。
私の学級では、毎週の会議資料作成を学級主任が担当していました。そして、学打ちの議事進行も学級主任が行っていました。他の業務も重なっていて、帰る時刻は誰よりも遅い。頑張っている学級主任は、誰から見ても疲弊しきっていました。能力の高い先生なので、できちゃうんですよね。（Mr.チキンは転勤後初年度なので、学級主任を外していただいていました。）

分析してみた

このままでは、会議の時間が長くて水曜日につらい気持ちで通勤することになるだけでなく、学級主任の体調面も心配だ！ということで、会議を短くすることが自分の中のミッションとなりました。さて、そうなるとまずは分析です。何に、どれくらい時間がかかっているのでしょうか。

• 全校に関わる事項の確認（避難訓練や全校朝会など）30分

• 学級運営に関わる事項の提案・検討（通知表の様式改訂など）30分

• 学級内でのイベント（行事や校外学習など）30分

• 次週の時間割の検討　20分

• 学級児童の様子や指導事項に関する報告・相談　50分

児童の様子を回覧メモにしてみた

まず注目すべきは50分もかかっていたこの項目です。

学級児童の様子や指導事項に関する報告・相談　50分

ここです。学級児童の様子を伝え合うということはとても大事です。子どものことを知らなくては授業ができません。特に特別支援学級の教員は障害特性や家庭との取り決めの情報をチームで共有する必要があります。ただ、50分が有効に使われているかというと、微妙でした。「〇〇が食べられるようになりました。」「〇〇について頑張っています。」とても大事な情報ですが、一度教室に足を運べば分かる情報や、メモを読めば分かるような情報が多く、会議の時間を使って話す情報は少ないことに気付きました。
そこで、子どもの名前を書いたリストを作成し、学級打ち合わせのレジュメに合わせて回覧をするようにしました。

回覧リスト

学打ちリーダーは、この中で緊急性の高いケースや担任からヘルプが出ているところに注力して学打ち内で話し合うようにしました。今回でいうとDさんのケースになります。他の子については、紙面回覧だけで情報共有が出来るので、話す対象の子は7分の1になります。大幅な時間削減になりました。

議事録をとるようにしてみた

次に、この学級の学打ちに議事録がないことに気付きました。
議事録作成が手間になるので、あえてやらないというビジネス書もありますが、学打ちで議事録が無いと

あれ？この話どこまで進めていたんだっけ？

が起きます。難しい形式ではなくて良いので、作ることにしました。そうしないと、前回の話し合いをもう一度するという無駄時間が生まれてしまいます。
学打ちのメンバーの中に一人、記録を作り、学打ちの時間内に作成してもらうことにしました。

学級主任の仕事をみんなでシェアしてみた

このような紙をラミネートして回すことにしました。一週間の準備の流れをマニュアル化したものです。これによって、学級主任の負担してきた仕事を減らせるのではないかと考えて作ったものです。書類作成や司会進行を他人に任せることで、

• 学級主任は判断・決定に注力できる。

• 他のメンバーが自分ごととして学級運営に参加することができる

という効果が出ました。つまり、色々な人が司会進行に携わることで、会議時間を短くしようという色々な人の知恵が加えられていくということです。

優秀な同僚たちは爪を隠していた

学打ちの議事進行や資料作成を当番制にすることに、不満が出るのではないかと思いましたが、そんなことはありませんでした。それどころか

学打ちのリーダーの前に記録の仕事があると、仕事が重複するので、順番を変えた方が良いのではないか

という建設的な意見が出てきたり

子どもの記録メモ、スキャンしてデータを共有ファイルに入れておきました！

という工夫する方がいたりと、びっくりするほど前向きにこの変更を捉えてくれていました。しかも、この意見を出したり、工夫をしたりしていた先生は、いつも「私なんて・・・」と自信の無い発言をする先生でした。でも、その先生は一人担任の学級を受け持っていた経験があったり、授業アイデアも子どもがキラキラと輝くアイデアを出してきたりと、すてきな才能のある先生だと感じていました。そういう方に仕事を任せるということはとても大事なのですね。

大切なのはチームで取り組んでいくこと

今回の会議時間を５０％以下にした方法をまとめると

• 代替できる情報はメモ共有で

• 議事録を作る

• 学級主任の仕事をみんなでシェアする

といった方法でした。
大切なのはチームで取り組んでいくことです。
Mr.チキンの次の目標は学打ちを45分以内に収めること。
そして、その内容をもっと子どもがワクワクする学級運営に関することにすることです。アイデアがありましたら、ぜひ教えて下さい！
では、またね～