仕事の効率が上がるワンランク上のタスク管理

本日は私が実際に仕事を管理する方法を書きます。
この方法を知るまでは、ただひたすらToDoリストを書いてはペタペタしたり、ケータイやパソコンのメモに書き殴ってましたが、知ってからは仕事効率も上がり時間管理も出来るようになりました。

トップの画像は全く関係無いです(笑)
最近、東京の小金井公園に行った時の桜が綺麗だったので…

では早速、方法をお伝えしますが…

“マトリクス図を使ったタスク管理”です。

マトリクス図とは十文字が書かれた4マスに分かれてる図です。
(4マス以外でもあるみたいですが…)

このマトリクス図で“緊急度”と“重要性”を軸に4マスで管理してます。

分かりにくいと思うのでここに図を貼ります。

このように４つのマスでタスクを管理します。

処理する順番はA→B→C→Dの順です。

パターンAは
緊急でかつ重要な事が当てはまります。
自分にとっても重要なことなので、もちろん取り組む優先度は高いです。
例を上げるなら本日中に仕上げないといけない仕事や前から約束してる人に会うなどです。
パターンBから上がってくる事もあります。

パターンBは
緊急ではないが、重要である事が当てはまります。
これは、自分にとってもっとも価値を生む事が当てはまります。
パターンAが終わったら処理する仕事の位置付けです。
こちらの例は期日はまだだか終わらせないといけない仕事や夏休みの宿題、などです。

パターンCは
重要ではないが、緊急である事が当てはまります。
自分にとって価値を生むものではないが、やらなければならないことです。この領域にあてはまる事ばかり行っていると、あなたが本当に優先するべきパターンA、Bの仕事に割く時間を半減させてしまうというデメリットがあります。
例はLINEの返信や急な会う約束などです。

パターンDは
緊急でも重要でもない事が当てはまります。
パターンDに当てはまるかどうか判断する基準は、
その仕事が必要か重要かわからない事や、やれる時にやろうと思ってる事などです。

パターンDはなるべく削除したいタスクなので都度、必要なのか精査する事を勧めます。

ここからもうワンテンポ効率よくする方法を説明します。
同じパターンの中でも“時間がかかる事”を上にする事を勧めます。
理由は2つあります。
１つ目は時間管理。その事がどれ位で終わるのかを調べて把握する事で自然と目標を作れます。
もう1つは気持ちの問題ですが後半に早く終わる事だけの安心さです。

長々となりましたが本日の紹介した事は仕事ではもちろんプライベートなどでも役にたつと思うので是非使ってみてください。
私は掃除の時も使ったりしてます(笑)