情報過多で迷いがち３つの情報整理術

2022年8月3日 20:53

私が15年間管理職を実践してきなたなかで、世の中には様々な情報があります。「いい情報をつかみ日々成長している人」と「悪いまた関係ない情報に惑わされ、なにも行動と実績が残せない人」との差があることに私は気付きました。

「なぜうまく業績を残せていないのか」
それは正しい情報を集約し正しく整理することが出来ていないからです。

今回の記事はこんな方に読んで頂きたいです。

もしかしてあなたも気付かないうちに

☑情報に惑わされて違う努力をしている
☑知りたい情報が正しく入ってこない
☑とりあえずネットサーフィンをしている
☑ただいい情報がないかなと探している
☑情報を整理したことがない

でもあなたが、情報過多で迷いがなくなる３つの情報整理術について知り、自分のスキルとして身についたなら

☑情報に振り回されることなく、うまく情報を活かせる
☑自分にとって価値ある情報とそれ以外を仕分けることができる。
☑情報に振り回されることがなくなる。
☑無駄な時間を掛けず情報がキャッチできる
☑必要な情報を整理できることにより効率よく学ぶことができる

情報過多から解放され、本当に効率よく知識を学び成長しなければと思っているあなた。
そして、本当にやりたい仕事のために頑張りたいと思っているあなたは
必ずこの先を読みすすめてください。

1.インプット

まず初めに、頭の体操をしましょう。

コップ（頭の容量）に必要でない水（現代の情報）を注ぎすぎると、どのような状態が起きるか想像してみましょう。

そうです。

「コップから水が溢れます。」

容量と情報に置き換え、あなたはそれでも無理やり情報を入れ続けますか。

さて、次に進みましょう。

①.ゴールの設定をする

インプットでは「目的に合致しているか」「仮説にあった情報か」
初めにやることは「ゴール設定」をすることです。

労力のムダを防ぐためには

「何のために（目的）」「どのレベルまで（目標）」を明確にしましょう。

たとえば、

「自分の知識を広げるためのインプット」
「プレゼン資料に必要な情報を入手するためのインプット」

内容もインプット方法も異なるため、明確にする必要があるのです。

②.捨てる情報を見極める

現代では、インターネットやSNSで様々な情報が出回っています。

ネットやSNSでの情報収集はダメではありませんが、

検索する時に複数のキーワードを組合せて検索することで、

ムダな情報が絞れることを知りましょう。

③.保存先を決めておきましょう

インプットした情報を整理をする必要があります。

「後でまとめて整理しよう」と考えている人は

目的・目標から少しずつ情報のズレが発生します。

カテゴリ別に事前準備をしておきましょう。

POINT：その他の分類はNG（必要ありません）
※なんでも保存しておけばという逃げに転じてしまいますので要注意。

2.整理

整理では「ただの意見か」「事実か」「感情か」
4ステップで整理する。

ここではさらに絞り込み整理を行う作業をします。

正しい情報なのかをチェックする。

「情報の準備」
「分類分け」
「配置」
「見極め」

ステップ1

インプットした情報を可能な限り一つのフォーマット（形式）にまとめメモにする。

ステップ2

同じテーマの情報や性質が似ている情報を分類にてまとめる。

POINT：ただ同類の情報をまとめるのではなく、その情報の項目名も同時に考えて設定してあげること。

ステップ3

カテゴリ、情報のモレやダブりがないかを確認して、関連性を考えながら情報の見える化をする。

見る化をすることにより、ムダな情報をシャットダウンをしましょう。

ステップ4

３つの観点で情報を見極める。

１.「事実」と「意見・感情」をはき違えてないか。

※あいまいな言葉は混乱が起きる可能性がありますので注意

2.「相対関係」と「因果関係」を混合していないか。

たとえば、「子供とスマホと運動神経とする」

「相対関係」
運動神経が悪い子供が、偶然スマホを長時間みている。

「因果関係」
スマホを長時間見ているから、子供の運動神経の低くなる。

上記内容だけだと判断がつきにくい。

※情報が理由や証拠に基づいていない場合は、本質を見誤ることになりますので注意が必要です。

3.「それはなぜ？」「だから何？」まで考えているか。

情報をそろえたら「それはなぜ？」「だから何？」という問いかけを行う。
※情報に価値を持たせるために問いかけてください。

3.アウトプット

アウトプットでは「相手が求めている情報か」「一番伝えたい情報か」
シンプルに「型」に当てはめて伝える。

代表的な型は「SDS法」と「PREP法」

「SDS法」要約・詳細・まとめで情報を整理する方法

シーン：相手に短時間で概要を伝えるのに便利

Summary（要約）
Detail（詳細）
Summary（まとめ）

「PREP法」結論・理由・事例・結論で情報を整理する方法

シーン：大量の情報でもシンプルかつ具体的に伝える

Point（結論）
Reason（理由）
Example（事例）
Point（結論）

SDS法・PREP法の型にはめ込みができれば、シンプルなストリーとなる。
また、余分な情報をそぎ落とすことができ、すっきり伝わるようになります。

情報をそぎ落とす

必要な情報を必要な場所へ、

シンプルかつ簡潔にアウトプットすることは、相手に対するマナーと思ってください。

なぜならば、時間は有限なのです。

また相手に時間を取らせてしまうことのないように、受けて側の気持ちを考え「いかにシンプルかつ簡潔に話すか」という意識を忘れないでください。

「相手に喜ばれるアウトプットは難しいと心得よう」

情報をシンプルにするための３ステップ

1.感情を横において、伝えるべき情報を箇条書きレベルで抜き出す。

2.モレとダブリをチェックする。

3.伝えたい情報に優先順位をつけて、中心軸を1つだけ設定する。

「伝える内容」は相手のニーズに置き換えて選ぶこと。そうすることで、相手のニーズを満たし、シンプルに伝えることができます。

情報に騙されるな

さまざまな情報に惑わされないようにするには、

「量の誘惑」と「新しさの誘惑」に注意しましょう。

「量の誘惑」について。
メリット
①知的欲求を満たされる。
②「高揚感や自信」を得られる
③際限なく情報を集めてしまう。

デメリット
結果：情報を集めても、すべての情報が成果につながることはない。

「新しさの誘惑」について。

メリット
①知的興奮を与えてくれる。
②常に新しい情報ばかりに目がいってしまう。

デメリット
結果：新しいからといって成果につながる重要な情報とは限らない。

自分自身のスタンス（ルール）を決めておくことが必要です。

例えば…
「今、関心があるテーマ」
「求めれれているゴール」
「構想中の仮説」
「自身の領域」

「最後に」

今すぐに「インプット」「整理」「アウトプット」を実行してください。
ムダなく情報を拾えることにより、情報過多から解放され正しい情報を必要な時に必要な分だけ入ってきます。

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それでは長くなりましたが最後まで読んでくださり感謝申し上げます。

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