有意義な会議にするための3つの準備。

普段、フリーランスのほかに会社員として、某地方企業でも働いています。

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リモートだろうとリアルだろうと、ゼロにはなりづらいものの一つが会議。

「会って」「議論」するから「会議」なんですけど、その当たり前といえば当たり前の事実を忘れてしまうと、

・とりあえず集まる

・とりあえず話す

・そして何も決まらないし進まない

という負のループがスタートして、無駄に時間ばかり拘束されたり、不毛なディスカッションでイライラして疲れたり、最悪なときは1日が不愉快になったりしますよね…。

「会議で発言しないのはいないのと同じ」

「とりあえず一言でも良いから発言しろ」

というのは、外資系企業やコンサル業界だと当たり前に言われることだと思いますが、空気を読むスキルが高くて同調圧力が強めな日本だと、そういう自己主張の強い人は義務教育の段階で叩かれてしまうのも事実（経験談）。

ただ、ビジネスシーンでその延長でいると、最も不利益を被るのは結局自分です。

なので、わたしとしては、せめて自分がメインでまわしている会議のときは有意義な時間にしたいなと思い、必ず何かしらの準備をしてから30分、1時間、2時間などを過ごすようにしています。

会議は準備が9割。

残り1割は、会議時間内に決めたり議論して次のステップに進むこと。

事前に準備をせずにとりあえず会議だけやっても、本当に本当に無意味なので、今すぐにその会議自体なくしたほうが良いのではと思います。

この記事では、わたしが実際に取り組んでいる会議前の準備事項を3つご紹介します。

なんか無駄多くて疲れるな…という方は、ぜひお読みくださいませ！

専業・複業フリーランスの方にとっても、有限な時間で単価を上げて仕事をするためには効率UPは必要だと思います。

はじめにお断りしておきますが、会議以外の雑談などで生まれるアイデアや、人との交流は、すごく大切だとわたしは考えています。

無駄から生まれる価値は別途肯定的なので、そこはどうか取り違えないでいただけると…！

準備の準備：会議の目的を定める

当たり前といえば当たり前ですが…これができてないと準備しようがないですね…

とりあえず惰性で続いてる朝礼とか、ただの情報共有の会議とか、ありませんか？

何事も目的をはっきりさせることが大切です。

会議はいろいろな種類がありますが、ざっくり分けると

・報告や連絡

・進捗や課題の確認

・テーマに対する議論と解決策の確定

上に挙げたほかに、経営者や役員なんかが社員に対して行う想いや方針の共有なんかもありますが…。

3種類は混ざって行われることもありますが、少なくともアジェンダ（議題）を分けないと混乱しますよね。

報告や連絡は特に人を長時間拘束する必要がないはずなので、できるだけ短時間で開催するのが良いですよね。こういうのはMAX10分くらいで収めたい。

進捗や課題の確認は、議論に発展しがちでもありますが、進捗課題確認の際は、議論の必要があることを洗い出すために使うべきです。

3つ目のテーマに対する議論と解決策の確定については、いちばん論点が発散しやすく、感情も絡みやすく、準備を含めファシリテーションをする役割がより重要になってきます。

1つ目から3つ目にいくにあたり、準備工数がかかるものです。

人が時間を決めて同じ場所に集まるというのは、それだけでコストだと思います。

今は、オンラインであれば、ZoomやTeamsなどで会議も簡単にできるようになりましたが、それが事態を悪化させているかもしれません。

あと、集まって何かしていると、「やったような気になる」病になることもあります。

会議を意味ある時間にしたいなら、目的を明確にしましょう！

会議準備は、議題の洗い出しから

どんなにタスクに忙殺されていたとしても、アジェンダ（議題）の洗い出しくらいはやるべきです。

何話そっか？

みたいな状況になるのを防ぐためです！

そんな低レベルな話あるか！と言われる方はどうぞ読み飛ばしてくださいw

意外とけっこうあるんだなというのが、コンサル業界を離れてからの実感です。

アジェンダを洗い出すことで、どこに進みたいのか、何をしたいのかがなんとなく見えてきますよね。

年次関わらずやるべきです。

新人でもやるべきです。

これは入社したての新人でも貢献できます、すぐに。

論点整理が地味にハードル

アジェンダは出せるけど、時間内に何も成果が得られない会議をしている場合は、論点整理が足りないです。

例えばですが、アジェンダを「自社のコンテンツ改善について」と仮定します。

この場合の論点はどれくらい出てくるでしょうか？

・現状からの課題感（必ずしも参加者全員共通認識があるわけではない）

・そもそも自社のコンテンツの範囲（極端にいえばなんでもコンテンツになりうる）

・改善したい点（これも人によって異なるかも）

・目指したいゴール（定まっていることも、いないこともある。解像度もまちまち）

論点を出したうえで、その場で議論して決めたいことを明確にすることまでが整理になります。

これらを事前に整理できれば、話したいことが明確になるので進めやすくなります。

ただ、議論する内容の抽象度が高くなればなるほど、認識合わせや議論に時間がかかるので、テーマによっては1回で終わらない可能性はあります。

スタッフ層なのか、経営層なのか、中間管理職層なのかで、見えている景色も違うし、言葉ひとつの捉え方も変わったり。

認識合わせは、やっぱり繰り返し話し合っていかないと難しいと思いますが、その認識のすり合わせをするためにも1回1回で論点整理をすることが大切だと考えています！

何がすり合っていないのかがわからないと、並行線が続くんですよねー…。

落としどころ案もあると、より良い

落としどころ案というのは、解決策案のラフみたいなものでもあります。

お客さんとの会議の場合は、提案にもなり得るものです。

たとえ解決策案に対する意見が割れるとしても、案があると解決策のたたき台の役割になるので、議論が進みやすいです。

箇条書きテキストメモでも、落書きみたいな概念図でも、ないよりあった方が効率がよくなります。

ちなみに、会議資料の準備については、お客さんとの会議の場合は資料も成果物の一つではあるので、社内向けよりも時間がかかることが多いかもしれません。

あんまりダサい資料作ると、思考整理やドキュメンテーションのスキルが低いことが伝わるので、先に資料目次を作るなり、効率よく自分なりのテンプレートを使うなり、会社の標準テンプレートがあればそれを使うなり、何らか工夫できたら良いですね！

資料作成の基本ポイントについては別記事「文章や資料を作成するときに必要な基礎スキルとは？」で書いているので、良かったらお読みください！

非効率・無駄な会議を減らして有意義に過ごせますように

とりあえず集まろう！みたいなものは、本当にやめたほうが良いですよね。

無意味なんで。

そういうのは家族や恋人、友達とやりたいものです。

社内であれば、親睦を深めるランチ的なものでも良いかと…

1日24時間のうち、無駄あるいは非効率な会議がなくなることで、1時間仕事の時間が確保できて早く帰れるかもしれません。

仕事が好きな人や、タスクがいつも多くて忙しい人は、他の仕事に時間を割くことができるようになります。

メリハリつけて楽しく働いていきたいですね！

わたしは会社でBtoBマーケティングに関わりつつ、フリーランスでリサーチライターと複業キャリアコンサルタントをやっています。

コンサルティング業界で鍛えたスキルや、今の働き方でお役に立てることがあれば、ぜひお問い合わせくださいませ…！

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音楽・生き方と働き方・札幌生活を中心にした雑記ブログはミュージシャンブログのほうで書いているので、良かったら読んでくださいね。もう一人のわたしもよろしくお願いします。