内視鏡技師の実際と取り組み #2
前回のインタビューでは消化器内視鏡技師という認定資格や北海道消化器内視鏡技師会の活動内容について教えていただきました。今回は同技師会の活動の中心である研究会や講習会において、iryoo.comをご採用いただいた経緯、良かった点や課題についてご紹介いただきます。
採用の経緯
–––– iryoo.comをご採用いただいた経緯について教えてください。
新型コロナウイルスの影響により、集合型の研究会・講習会の開催を見合わさざるを得なくなりました。一方でいつまでも延期する事は避けたいので、オンラインで開催することを検討しました。最初は自分達でZoomを使い、だましだまし試みようとしましたが、残念ながら上手くいきませんでした。色んなトラブルが発生し、対応する事が難しく、自力での開催に限界を感じていました。これは北海道に限らず、他の技師会でも同様であったようです。
そこで、オンライン開催を支援してもらえる業者選定を始めました。最初は北海道内で探し、6～7社に声を掛けたのですが、なかなか良い業者が見つかりませんでした。そんな時、他地区の技師会の幹部の一人からメネルジアさんの事を教えてもらい、ホームページで内容を確認させてもらいました。「わざわざ東京の会社に頼むのもなぁ」と思いつつも、早速連絡し、オンラインでお打合せをさせてもらった事が最初の接点でした。後でお聞きしたところによると、最初に紹介してくれた幹部自身はメネルジアさんとは直接の接点はなく、知り合いの学会運営会社の方から評判を聞いたそうです。
利用した感想
–––– 最初のきっかけは口コミだったんですね。ご面談の結果、当社やiryoo.comをどのようにご評価いただのでしょうか？
第一印象で「色々と相談に乗ってもらえそうな会社」だと思いました。ひと口にオンライン開催と言っても、多様な方法がある事を説明してもらいました。また、北海道－東京間で遠隔でオペレーションしてもらい、ライブを配信できる事も初めて教わりました。自力でのオペレーションに苦労してきたことが一気に解消されそうな感触を受けました。何度か打合せを重ねる事で、当技師会の悩みを聞いてもらう、要望に応えてもらえそうな期待が高まりました。
そして、何よりも採用の決め手となったのは日本消化器内視鏡技師会の要件を満たした証明書のオンライン発行を実現してもらった事です。現地開催の研究会を出席すると「出席証明書」が発行されます。また、「機器取扱講習会」を受講すると「受講証明書」が発行されます。何れも会場で手渡ししていました。
一方、オンラインで開催する場合、証明書発行条件を満たすために厳格なチェックが日本消化器内視鏡学会および日本消化器内視鏡技師会から求められます。例えば、一定時間毎にキーワードを表示し、終了後にキーワードを回答してもらう要件があります。Zoomで開催する場合、ウェビナー終了後に速やかに何らかの手段で確認テストを参加者に出題します。そして、全問正解者の本人確認とZoom視聴履歴のチェックを行い、最初から最後まで視聴された事を確認できると証明書発行要件を満たします。次に該当者に対して、氏名入りの証明書を郵送する、もしくはPDFファイルをメールする作業が生じます。この一連の作業が非常に煩雑にならざるを得ません。我々技師会の役員は全員医療従事者が兼務しており、人数も限られます。ITに長けている訳でもありません。果たして間違いなく正確にチェックできるのか？ 証明書を正しく本人に届けらるのか？ これを一気に解決してくれたのがiryoo.comです。
–––– 初回から混乱なく、すんなりご利用いただけましたか？
貴社の関係者にフルサポートしていただきましたので、開催側としては初回から大きな混乱はありませんでした。ライブ配信と共に来場者数を制限した上で現地開催も実施しましたが、当技師会の役員は従来通り現地会場での役割に専念できました。
一方、参加者側はオンラインでの受講に不慣れな人が多いため、初回においては参加登録やライブの視聴方法に関する問い合わせが少なくはありませんでした。そういえば、受講証明書をPDFで発行してもらっていますが、「ファイルのダウンロード先がわからない」、「PDFファイルの印刷方法を教えて欲しい」というような質問も結構ありましたね(笑)。当技師会の場合、女性を中心にスマートフォンで視聴する方が多く、「スマホでPDFファイルをダウンロードし、印刷する」経験が初めての方が大半と思われますので、当時は致し方なかったかと思っています。但し、回数を重ねる度に皆さん使い方に慣れてもらえたようで、問い合わせ件数はめっきり減っています。毎回iryoo.comを使い、同じ方法で参加登録からライブやオンデマンド配信を実施してきた効果が表れていると思います。
–––– 医系学会の学術集会や研究会の場合、大会長を中心に運営事務局やシステムを選定されるため、毎回システムが異なり、使い勝手が変わって不便というようなお声をお聞きします。貴技師会の場合はiryoo.comを継続利用いただく事で、参加者の皆さまの使い勝手の向上にも寄与できているようですね。他に良かった点はありますか？
映像が圧倒的に綺麗ですね。これは単に画質が良いというだけでなく、登壇者のアップ映像から発表スライドへの切り替え、カメラワークによるステージ全体への撮影画面への切り替え等、とてもスムーズでプロの仕事であると感じています。また、開催内容に応じた機材の選定やスタッフの人数の調整等、毎回最適な構成で提案いただけるので、コスト面も抑えていただいています。例えば、パネルディスカッションのように登壇者が多い場合はカメラワークを行ってもらい、登壇者が限定される場合は固定カメラのみにしてもらっています。
そして、映像以上に音声がクリアですね。自前のZoomウェビナーでありがちな発表者の声の聞き取りづらさは皆無で、非常に聞き取りやすいです。音声は映像以上に誤魔化しが利かない事があるので、本当に助かっています。映像・音声共に他会での苦労を頻繁に見聞きしましので、尚更ですね。
–––– 当社スタッフのオペレーションについて高くご評価いただき、ありがとうございます。iryoo.comのシステム面は如何でしょうか？
ライブのアーカイブ配信機能は有難いですね。万が一ライブを見逃しても、会期後速やかにオンデマンド配信で受講できるメリットは大きいです。医療従事者の場合、緊急対応のため、当日の参加やリアルタイムでの視聴が不可になるケースが少なからず発生しますので。また、オンデマンド配信においても証明書を発行できる点も有難いです。
そして、何と言っても、受講後すぐに証明書を発行できる点が最大の魅力であると思います。更新申請期限前に単位が足りない場合、本当に困ります。そのため、北海道外からの参加も増えています。一例をあげますと、2022年1月の機器取扱講習会（実践編）では北海道外からのオンライン参加者が非常に多かったです。1～2月に講習会を開催する支部はほとんどないので、単位が欲しい全国の消化器内視鏡技師が駆け込みで申し込まれたものと分析しています。この時も証明書を即日発行できた事で非常に助かった参加者が多かったようです。後日郵送ですと、「いつ手元に到着するのか？」とやきもきし、問い合わせも増えますので。
今後の課題
–––– お褒めの言葉を頂戴し、うれしい限りです。反対にiryoo.comの課題や改善要望についてお聞かせください。
トラブルが発生した事がほとんどないので、あまり気にしていませんでした(笑)。毎回終了後、役員で反省会を行っていますが、メネルジアさんに対するクレームの類は聞いたことがないですね。まあ、利用料については安いに越した事はないものの、当技師会の収支を踏まえ、赤字にはならないように適切なスタッフ人数や機材を選定いだだく等、充分配慮してもらっていると思います。
他方、参加者側からは「会期終了後も証明書を発行させて欲しい」という要望があがっています。単位を取得してから申請までに期間が空く事があるため、証明書の保管場所は忘れることがあるようです。中には発行自体を忘れたケースもあるようですが、要件を満たした研究会・講習会の証明書はいつでもダウンロードできれば有難いのは間違いないです。
–––– 確かにいつでも発行できれば便利ですね。課題として社内で共有させていただきます。
さて、2年以上にわたりiryoo.comをご活用いただき、重ねて御礼申し上げます。2023年度もよろしくお願いします。ところで、当社の新会員管理システム『Menergia』についてもご関心をお寄せいただいているそうですね。次回は貴技師会の会員管理について現在の課題やお考えを教えてください。
実は当技師会の会員管理は非常に苦労しております。そのため、メネルジアさんの新システムには大いに期待しています。次回もよろしくお願いします。
北海道消化器内視鏡技師会について
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