つらい資料作成を乗り切るためのモチベーションアップ術

こんにちは、まさしおです！

資料作成に関わるテクニック、特に、初心者の方がつまづきやすいポイントについて、情報発信しています。

本日は、つらい資料作成を乗り切るためのモチベーションアップ術を紹介します。

みなさん、資料作成ってつらいと感じていませんか？

正直、私もとてもつらいタスクだなってずっと思ってました。

何がつらいって、時間的制約がある中で、何から手を付けたらよいかがわからないプレッシャー。そして、一生懸命作った後のダメ出し、やり直し。いつになったら終わるのかわからない閉塞感。

こんなことを考えていました。

本記事では、このようなつらい状況を乗り切るためにどうしたらよいかを、私の経験を元にお伝えしていきたいと思います。

資料作成ってつらいなと思っている方に、是非読んでいただきたいです。

1.私が資料作成をつらいと感じていた理由

資料作成がつらいと感じる理由は、人それぞれだと思います。

私は以下のような理由から資料作成ってつらいなと感じていました。

・締め切りまでの時間が少ないが、何から手をつけてよいかわからない
・資料作成に時間がかかりすぎ、他のタスクができなくなる
・資料レビューの指摘を、どのように反映してよいかがわからない
・資料レビューの指摘が、人によって異なっているような気がする
・何度もやり直しさせられ、いつ終わるかわからないという閉塞感

一連の流れで考えると、以下のようなループをたどり、資料作成をつらいと感じていたと思います。

資料作成を依頼される➡わからないなりに一生懸命資料を作成➡ダメ出しされる➡どう反映してよいかわからないまま資料に反映➡またダメ出しされる➡結局どうすればよいかわからない➡いつまでたっても他のことができない

こんなループにハマってしまうとつらいですね（笑）

どうしてよいかわからなかったので、家にPCを持ち帰って、平日の夜、休日も家でも資料作りをするような生活を送っていました。

とにかく時間をかけて解決しようとしたんですね。でも、時間をかければ解決するわけでもなかったんです。

ダメなものはダメ、当時は人格すら否定されているのではと思っていました。

2.つらい状況を乗り切ることができるようなったきっかけ

当時の私は、とにかく時間で解決しようと、懸命に資料作成に取り組んでいました。

でもなかなか改善されませんでした。つまり上司の期待値に達していなかったということですね。

資料作成って、本当に難しいと思います。

数年が過ぎ、レビューアが言っていることって、表現は違うけどほとんど同じ言っているなと感じるようになってきたのです。

つまり、資料に期待されていることは、人によってそんなに変わらないんじゃないかと思うようになったんです。

ということは、資料に書く内容に、正解があるのではと思うようになってきました。

もちろん、学校の試験のようにバッチリ正解があるわけではないです。

ただ、資料の目的が存在している以上、書くべき内容もだいたい決まってくるのは、ある意味あたりまえなんです。

また、私が資料作成ができずに悩んでいた原因は、自分のオリジナリティをそこに表現しようとしていたからだと気付いたんです。

単純に資料の読み手が求めていることを書けばよかっただけだったんですね。

それに気づいてからは、資料作成で大きくはずすようなことは、少なくなってきました。

まあ、だいたいいいなじゃないとか、大筋いいけど、ここは直しておいて、とか。レビューアのコメントの質がかわってきたんです。

また、資料作成のスピードも格段に上がりました。手戻りが少なくなったというのも大きいですが、最初に作成する資料作成のスピードも上がりました。

何を書けばよいか迷わなくなったのが大きいと思います。

3.つらい資料作成を乗り切るためのモチベーションアップ術

以上の経験から、私が考えるつらい資料作成を乗り切るためのモチベーションアップ術とは、資料作成は「読み手の御用聞き」と割り切ることです。

自分の作品を作っているような感覚で資料を作っていると、ダメ出しされたときに、人格を否定されたように感じてしまいます。

時間をかけて作ったものは「かわいくなる」のが人情です。でも一切そんものは捨てた方が良いと断言します。

もともと、資料作成は、読み手に対して期待する行動を促すための手段にすぎません。

また、読み手に対して期待する行動を促すためには、読み手にとって必要な情報を提供する＝御用聞きとなるのは必然と言えます。

不思議と、このように割り切って資料作成に臨むと、全てがうまくいくようになります。

以下のような行動の変化が生まれる結果だと思います。

・資料を作成する前に、目的を読み手に確認する
・資料作成途中で、関係者にヒアリングしてみる
・プレゼンをしているときの意見は、自分を応援してくれているメッセージのように感じ、よいものは取り入れるようになる

このように資料作成を通じて関係者とコミュニケーションを取りながらすすめると、周りの方も協力的になり、良い循環が生まれてきます。おすすめです！

また、私は、この経験を通じて、資料作成における正解=資料の読み手が気にするポイントをまとめておいたほうがよいなと思ったんです。

なぜかと言うと、資料の読み手が気になることはほぼ一緒ですが、人によって、分解能が異なるからです。

分解能とは、物事をどのレベルまで細かく把握したり、考慮することができる能力があるかという意味です。分解能が高い人は、かなり細かいレベルのことまで気になり、質問してきます。

ですので、分解能が高い人に合わせて、資料作成における正解=資料の読み手が気にするポイントを作ることにしました。

それが以下記事でまとめているテンプレートを使った資料作成方法や想定問答集なのです。

よろしければ確認ください。

4.つらい資料作成を乗り切るためのモチベーションアップ術のまとめ

つらい資料作成を乗り切るためのモチベーションアップ術では、

1.私が資料作成をつらいと感じていた理由
2.つらい資料作成を乗り切ることができるようなったきっかけ
3.つらい資料作成を乗り切るためのモチベーションアップ術

の3点をお伝えしました。

本記事で述べたことは、資料作成は、自分が伝えたいことを伝えるのではなく、相手が知りたいことを伝える姿勢で資料を作りましょうということですね。

シンプルですが、非常に重要なことだと思います。これに気づけるかどうかで、資料作成の生産性が大きく変わってくると思いますよ。

あなたの資料作成の悩みが解決できれば幸いです。

最後まで、お読みいただき、ありがとうございました。

今後もがんばって、記事を執筆していきたいと思いますので、スキ・コメント・フォローなどいただけると嬉しいです。

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