ホントにやりたいことに時間を使う時間管理術。

時間管理について、４回に渡って書いてきました。
何となく「時間管理術」がどういうものなのか、
分かって来たのではないでしょうか。

そこで今回は、
時間管理術の最終回として、
「ホントにやりたいことに時間を使う時間管理術」について書いていきます。

さて。
あなたのGoogleカレンダーを見て下さい。
仕事の予定や、プライベートの予定、
家族の予定がすでに入力されていると思います。

その他の何も入力されていない部分、
そこが、あなたが自分のために使える時間です。

これから、
あなたがホントにやりたいことを
Googleカレンダーに落とし込んでいきます。

もしかしたら、
今まで入力した予定をキャンセルしたり、
時間を短くしなければ、
あなたのやりたいことができなくなるかもしれません。

それが、人生を幸せに過ごす時間管理術です。

実際に、
次のステップで行動計画を立てていきますが、
慣れない内は、正直、結構面倒です。

でも、これをやっておくと全然違います。
段取り８割って言いますが、まさにそれです。

今までの「何となく不安」や、「何となく忙しい」から脱出し、
充実した毎日が遅れるはずです。
頑張って取り組んでみて下さい。

１．やりたいことを細部化する

忙しい毎日を過ごすみなさんは、
頭の中にたくさんの「やりたいこと」があると思います。

・今日やること
・今週中にやらなきゃいけないこと
・今月中にはやるべきこと
・年内にはやりたいこと

まず、それを全部書き出してみてください。
パソコンやスマホのメモ帳でも、
手帳でも、何でもいいです。

大きいこと、小さいこと。
何でもいいです。

自分には、
どれだけのやりたいことがあるのか。

時間と同じで、目に見えていないことは、
書き出して、
可視化（目に見えるようにすること）が大事です。

この先のやるべきことの全量が見えていないから、
何となく不安だし、何となく忙しいんです。

全体の道順も、
何時間かかるかも分からない道を
目的地に向かって歩かされているようなものです。

そして、この作業も、
しっかり時間を決めてやってくださいね。笑

後から思い出したことや、
新しく加わったことは、
また別の機会に時間を作ってやってみてください。

２．それぞれに必要な時間を見積もる

やりたいことが書き出せたら、
それぞれどれくらい時間が必要かを見積もってみましょう。

例えば、「毎日noteを1記事書く」とした場合、
執筆にかかる時間は2時間ぐらいとしても、
テーマを考えたり、
構成を考えたり、
書いた後の記事を読み直して修正する時間も必要かもしれません。
執筆する時間も、2時間まとめて取った方がいいのか、
1時間を2回に分けた方がいいのか。

そうやって、「毎日noteを1記事書く」に必要な
作業量を見積もっていきます。

この作業時間を見積もる作業って、
かなり面倒だけど、重要です。
見積がブレれば、当然作業計画に影響が出ます

最初は結構ブレます。
「時間が足りない」方にブレることが多いと思います。

初めてやることで見積もりが難しい時は、
少しやってみて、「これだけやるのに〇時間かかったから、
全部やるには△時間かかるはず」と見積もってみるといいです。

最初はブレることを見込んで多めに時間を見積もったり、
そのブレを修正しながら計画を見直していく中で、
自分の作業スピードをつかんでいきましょう。

３．優先順位を考える

ここまで、
やりたいこと、やるべきことを
書き出してみて、どうでしょうか。

その多さに驚いた人はいても、
少ないと思った人はいないと思います。

これが全部頭の中に詰め込まれていたと思うと、
「そりゃあ、何となく忙しいわ…」と、
納得したかもしれません。

次のステップとしては、
書き出した行動に優先順位を付ける作業です。

優先順位の付け方を間違えると、
本当にやりたいことが実現できなくなります。

優先順位は、重要度の高低と緊急性で決まります。
重要度の高いものとは、
他人と約束していること、公に発表していることなどです。

これらを考慮すると、
すべてのやることは次の4つのいずれかに分類されます。

①重要が高くで緊急
②重要度は低いけど緊急
③重要度は高いけど緊急性は低い
④重要度も緊急性も低い

自分のやりたいことに、
上記の①～④の番号をつけてみましょう。

同じ「やること」でも、人によって優先順位は異なります。
「自分が人生において何を大切にするか」によって変わるからです。

優先順位は、予定を立てる順番になります。

番号がついたら、
優先度の高いものから予定に入れていきます。

大事なのは、自分の優先順位を勝手に変えないことです。

「①の作業は何となく大変で気が進まないから、
楽しそうな④の作業を先にやっちゃおうかな…。」

そんなことをやってしまうと、
いつまで経ってもやりたいことはできません。
自分との約束は守りましょう。

４．持ち時間を確認する

例えば、1ヶ月後に講演の依頼があったとします。

「講演資料を作成すること」をゴールにした場合、
1ヶ月はおよそ30日ですが、
原稿の完成が2日前だとすると、28日になります。

でも、その前に、依頼主に確認をしてもらう必要があれば、
資料の提出はもっと早くなります。

依頼主の確認が1回で終わらないなら、
依頼主の確認時間と自分の原稿修正時間も併せて
時間を確保する必要があります。

そうやって引き算していくと、
恐らく、自分が資料作成に使える持ち時間は
1～2週間ほどしかなくなると思います。

その1週間のあなたの予定はどうでしょう。
休暇や出張で作業できない日があるかもしれません。
自分自身が突然体調を崩すかもしれません。

作業時間を捻出するために、
既に入っている別の予定をキャンセルしたり、
別の日時に移動したりする必要があるかもしれません。

1ヶ月って、案外短いと分かると思います。

日程の調整ができるなら、
調整をお願いするアクションが発生します。

この事実に、
後から気づくともう軌道修正が難しくなります。
講演予定日の1週間前に「変更できますか？」と言われても、
ほぼ無理な相談でしょう。

自分で頑張れば何とかなる作業なら、自分が頑張ればいいのですが、
調整が必要な相手がいるなら、早くアクションを起こす必要があります。

だから、「やること」が発生したら、
一番最初に「やること」を細分化して、
「持ち時間」を確認して、
予定に無理がないかどうかを見極めることが大事です。

５．カレンダーで自分の時間を予約する

やることが見えて、
作業量が分かって、
優先順位もついていて、
持ち時間も把握できたら、
後は、Googleカレンダーに記入していくだけです。

Googleカレンダーの３０分１ブロックの集まりが、
あなたの人生の持ち時間です。

この３０分１ブロックの時間というパズルを合わせていきます。

私は、「自分で自分の時間を予約する」と習いました。

歯医者や美容院の予約など、
先にそこに何か予約が入っていると、
また電話したり、
別の日に予約を変更するのは面倒です。
だから、
その予定を避けて計画を立てますよね。

それです。

予定が入っていないと、
次から次へと発生する予定に、
どんどんあなたの時間が割り当てられてしまいます。

それでも、既に入っている予定を
移動しなければいけないかもしれません。
それが、あなたの人生に必要であれば、変更しましょう。

このセミナーに出ていたら、
大事なことがいつまでも進まないと気づくかもしれません。
参加が必須でないなら、出席しない、
もしくは、回数を減らす必要があるでしょう。

作業時間を捻出するために、
2時間かかっていた作業を1時間にするがあるかもしれません。

そうやって、自分の持ち時間を作り出し、組み合わせていきます。

そして、もうひとつ。
予定を組むときに忘れてはいけないのは、
バッファ（予備の時間）を入れることです。

予想外の出来事は必ず起きます。

予定をぎっしり詰め込んでいたら、
それに対処したり、
それによって遅れた作業をリカバリーする時間がなくなります。

私は、子どもの頃、
夏休みの予定をスキマなくぎっちり詰め込み過ぎて、
ちょっとでも狂うと計画続行が不可能になり、
イヤになって投げ出して、
後で泣きを見るパターンでした。
典型的な計画倒れです。泣

だから、
必ずバッファの時間は設けましょう。

その時間は何に使ってもいいので、
何もなければ、
作業を前倒しでどんどん進めることにも使えます。

時間のパズルが出来上がったら、
後はもう、何も考えず、その通りやるだけです。

ここまで来ると、
改めて私がGoogleカレンダーを神ツールと呼んだ理由が分かると思います。

カレンダーを常に持ち歩き、
「予定は、いつでも、どこでも見れるようにしておく」ことの重要性が分かると思います。

予定の移動が楽で、鉛筆も消しゴムも要らないことが、
どんなに便利で、効率的かも分かると思います。

「予定は、書いて、忘れる」と言った意味も分かると思います。

これは、「やりたいこと」がもっと長期間に及ぶ場合も考え方は同じです。

3年後の目標に対して、
今年はどこまで到達していればいいか、
そのために、
今月はどこまでやるのか、
そのために今週は何をやるのか、
そして、今日は何をやるのか。

予定を立てることは、
常にこの目標からの逆算思考です。

まずは、明日から始まる１週間の予定を
今からでもGoogleカレンダーを使って見直してみませんか？

来週は、気持ちよくスタートが切れるかもしれません。

さて。
５回に分けて書いた「時間管理術」については、
いったんこれでひと区切りとします。

ライティングとは無関係かもしれませんが、
幸せな人生を送るためには必須のスキルです。
人生の永遠の課題だと思っているので、
これからも時々思うことがあれば書いていきますね。

こちらの記事も、おすすめです。
ぜひ併せて読んでいただけると嬉しいです。

この記事が「参考になった！」「共感できた！」という方は、ぜひフォローとスキをお願いします♪
#022