真夏の夜の夢であってほしい。本当にあった人事労務の怖い話で涼める？😖
お暑うございます。
7月中旬から長崎でワーケーション中の『HRBP』フリーランス・イケダ（@m_ike）です。
「長崎は今日も雨だった」という歌がありますが、こちらに来てから2週間を過ぎても1・2回しか雨が降らなくて、もう少し降ってくれたら涼しくなるのに……☔ と空を見上げる日々が続いています🥵
さて、久々の『HRBP』としてのnoteですが、イケダの四半世紀にわたる（こう書くだけで、時の流れに身体が震えます）人事労務経験のなかでも、ヒヤリ・ハットで終らずやらかしてしまった事が、一度や二度（三度や四度……）とあります。
だって人間だもの。
今回は、そんな本当にあった（やらかした）失敗談をお話しようと思います。
人事労務の方は「怖いよねぇ……。あるよねぇ」と感じていただけるか、「私は気を付けてるからないよ～😎」と思われるか、怖い思いをしないためには、どうしたら良かったのか？
などなど考えながらお読みいただけると、封印をしていた怖い話を披露する励みになります😊
あの時失敗した業務を、『mfloow（エムフロー）』を使ってタスク管理をしたら、こんな風にミスなく進められるかも！も是非チェックしてください✨
※プライバシーに配慮して実体験に手を加えています。
※涼しくなるような画像を差し込みましたので、本文内容とは関係ありません。
本当にあった人事労務の怖い話
失敗の中には、自分自身の対応が原因で起こるものと・それ以外の要因で起こるものがありますよね。
まずは、自分が原因の怖いお話から🕯️
①時給改定ゼロが一つ多かった😖
ある給与支給日のこと
アルバイト社員さんから「ちょっといいですか？」と声をかけられました。
「今月の給与がすごいことになっていて、100万近く振り込まれてるんですけど」と……😲
確認したところ、時給1000円のところを10000円で計算していたことが判明。この社員さんは時給変更があり、給与計算ソフトに新しい時給を登録する際に一桁多く入れてしまったのが原因でした。
「振込む前に経理で止めてくれよぉ」とも思いましたが、売上によって数十万の差が出る（営業）社員が頻繁に出る会社だったため、私の作成した給与データを信用していただき突破されてしまいました😢
ご本人に謝罪・説明し、差額を振込み（手数料は差し引いて）で返金していただきました。
📍その後の改善策
状況：一人ぼっち人事
前月の給与計算結果と差分チェックをする。
時給制の場合は完全一致にはならないものの、ここまでの大きな差は出ない。差がある場合はとことん要因を確認する。給与計算をしたら、すぐに確定させずに1日置く。
翌日、別人になった気持ちで改めて確認をする。
続いて、誰が間違えたのか分からない怖い話🕯️
②振込口座が違った😖
ある賞与支給日のこと
ある社員さんから「ちょっといいですか？」と声をかけられました。
「今回、私は賞与はないはずなのに振り込まれてて」と……😲
振込まれた金額を教えてもらい確認をしたところ、Aさんに振込むところをBさんに振込んでいたことが判明。
給与計算ソフトには給与と賞与の振込口座がそれぞれ登録できたのですが、Aさんの賞与口座になぜかBさんの口座情報が登録されていたのが原因でした。
この会社の賞与は、毎月の売上に対するインセンティブの一部を積み立てておく方式だったので、目標未達の場合は賞与の支給がありませんでした。初めてBさんに（誤って）支給があったため、誤登録が発覚しました。
ちょっと細かい話ですが、給与計算システムに給与口座を登録を行うとき、賞与口座へは「給与口座をコピーする」に✅をつけることで、同じ情報が登録されるようになっていました。
私の入社前から、Aさんの登録はされていたため、なぜ間違えた登録をしてしまったのかを確認することはできませんでした。
AさんBさんそれぞれに謝罪・説明し、正しいデータを用意して経理に速やかにAさんに振込みをしてもらい、Bさんはお金を下して現金で返金してくれました。現金を渡された経理担当者は、ちょっと困った顔をしていましたが、入金しに行ってくれました🏦
この失敗は、誤振込みをしてしまっただけでなく、本来知られてはいけないAさんの賞与額を、Bさんに知られてしまったという点も大きかったです🙇♀️
📍その後の改善策
状況・・・二人体制
入社時・銀行口座変更時の登録をWチェックする。
給与・賞与計算結果（口座情報含む）の読み合わせチェックをする。
大量の紙資料を持って2～3時間会議室で読み合わせをしたので、他の部屋に聞こえないように大きな会議室を使いました。
今考えると、送金用のFBデータを作成して経理に渡していたので、支給対象者の社員名と銀行口座名義に不一致がないか、前月からの差異はないかデータでチェックをすれば、もっと効率的だったかなと……🤔
十数年前のことなので、まだまだマンパワーで何とかしようと考えていたのが懐かしいです。
①②の失敗はともに、ご本人が教えてくれたので、速やかに正しい対応にし直すことができました。
もし、給与や賞与支給日に銀行口座を確認する習慣がない人だったら……。気づかずに、そのままだった可能性もあったので考えるだけで恐ろしいです😖
最後に、これは本当に気づけない、ひたすら謝るしかなかった怖い話🕯️
③資格取得手続きが完了してなかったことに15年後に気づく😖
ある日のこと
契約をしている社労士さんから「ちょっといいですか？」と声をかけられました。（本当はすごく慌てた様子で電話がありました。）
「Cさんの60歳到達時等賃金登録をしようとしたのですが、ハローワークで御社の被保険者にCさんはいないと言われました」と……😲
Cさんの資格取得確認通知書（事業主通知用）を探しましたがありません💦
代わりに、前職の雇用保険被保険者証が個人ファイルに保管されていて「前職の喪失待ち」と書かれた付箋が別の書類に貼られていました😱
ハローワークに改めて確認をしたところ、やはり資格取得手続きがされていませんでした。
ただ、給与ではきちんと雇用保険料の控除をしていて、労働保険の年度更新で納付もしていましたが、当時は資格取得は2年前までしか遡れないルールだったのです😭
平成22年10月1日から、雇用保険料が給与から天引きされていたことが明らかで ある場合は、2年を超えて遡って、雇用保険の加入手続きができるようになりました。
Cさんは入社から15年を経過していましたが、人事労務担当者は全員入れ替わっていて、社労士さんも数年前に新しくお願いした方だったので、Cさんの資格取得手続きが完了していないことを知る人はいない状況でした。
上司と相談のうえ、Cさんに謝罪・説明し、2年に遡って資格取得手続きをすることを了承していただき（そこまでしか遡れない）、入社から2年前までに給与で控除した雇用保険料相当額を返金する対応をしました。
📍その後の改善策
状況：グループで人事労務を担当＋社労士に依頼
前職喪失未処理が発生した場合は、従業員本人から前職企業に離職手続きを取るように連絡をしてもらう。
本人の了承があれば、人事労務担当から前職に連絡をする。それでもしてもらえない場合や、本人が前職に連絡をしたくない場合は、ハローワークから前職に連絡をしてもらう（大体これで手続きをしてくれる）。
未完了の手続きやイレギュラー対応について、部署内の共有ファイルに情報を残し定期的にチェックを行う。定例会議で状況確認を行うようにしました。
幸いなことに、Cさんは60歳以降も同条件で嘱託社員として在籍されましたので、給付金などに影響が出ることなく済みました。
他にも取得漏れがないか怖かったので、ハローワークから加入者の全データを出してもらって、他の社員は全員手続き済みを確認しました。
何十年たっても、思い出して冷や汗が出るような怖い話ばかりです💦
悪夢のような、本当に夢であったらと願ったこともありました😞
人事労務担当の皆さんは、どんな怖い話をお持ちでしょうか？
いつか、ロウソク持ち寄って百物語のように話してみたいですね🕯️
想像すると、なんだか涼しくなってきませんか👻
やらかしてしまったときは「自分は人事労務失格だ。この対応が終わったら責任取って辞めよう……。」と何度思ったことか。
また、自分の非（少しはあるかも）ではないけれど、現在の担当者として謝罪をしないとならないときの気持ちは、なんとも表現できません。
今は「長く働いていると、そういうこともあるよねぇ」と慣れました😉
いわゆるバックオフィス業務は、間違えずに期限までに終わらせるのは当たり前と思われている仕事です（私見です）
皆さんも毎月決まった日に給与が振り込まれることは当たり前だと思いますよね？💰
当たり前に行わなければならない業務だからこそ、ミスをしたときは、通常の何倍もの時間と労力を費やすことになります。
一番の業務効率は間違えないこと！？
毎月同じ業務を繰り返しているから大丈夫！
何年もキャリアを積んでるから大丈夫！！
それでも起きてしまうのがヒューマンエラーです👆
ミスをしたときにどうするか？
状況確認をする
‐ ミスが明らかな場合は先ず謝罪し、確認・対応の時間をもらう時間を置かずに上司に報告・相談し判断を仰ぐ
‐ 部署内での情報共有をする、報告書や始末書などは後からでもOK正しい処理を行う
‐ 自部署で完結しない場合は、関係各部署に事情説明し対応を依頼する
‐ 再承認が必要な処理の場合は特に注意が必要
‐ 本人の了承が必要な場合は、了承を得てから処理を開始する同じミスを繰り返さないように原因を確認し・改善策を考える
‐ 顛末や改善策を記載した報告書を作成し報告、承認をもらう部署内で改善策の情報共有とマニュアルへ反映を行う
その後は、ひたすら反省……。
そして、反省したら速やかに立ち直りましょう！😊
私は入浴剤を入れた湯船につかったり、車の中で大声で歌ったり、愛犬の匂いを嗅いだりして気持ちをリセットしています🐶
引きずってしまう方も多いと思いますが、とるべき対応をしたら、次に同じ業務が始まるまで封をしちゃいましょう。
次回のタイミングで、マニュアルを見返して同じミスをしなければ、それが成長だと私は思います！
ヒヤリ・ハットのときこそチャンス✨
ミスをすると、それをカバーするためにこんなにも労力を費やしメンタルも削られます😢
ミスまではいかなかったけど、ヒヤリとしたこと・ハッとしたことはありませんか？🤮そんなとき「あぁミスしなくてよかった。気づいてよかった。」で終わりにしていませんか？
なぜそうなったのか・どうすればスムーズに業務を進めることができるか、是非考えてみてください👆️
業務改善のチャンスです✨
謝罪の対応がありませんから、胸を張って改善提案しちゃいましょう。
ヒヤリ・ハットの要因を解明する
改善策を考える
改善提案をし、了承・賛同を得たらマニュアルを更新し実行する
一人人事でしたらマニュアル化したら即実行ですね！
ヒヤリ・ハットとは、重大な災害や事故に直結する一歩手前の出来事のことを指します。労働災害のリスクアセスメントで使われる言葉ですが、バックオフィス業務にも当てはめて考えることができますね。
とある会社で、涙目で残業しながら報告書を作成していたとき、担当役員の方から「ミスをしないことが一番の業務効率化だね」と言われたのが心に残っています。
このときくらいから意識が変わったように感じます🤔
ミスをミスで終わらせない、次に繋ぐ出来事にしよう。
恥ずかしいけど、ミスを自分だけのもので終わらせずに、共有し・改善策を考え・他者の助けを借り、いつかその業務を担当する誰かのために情報を残そう。
いつか、自分が去っても会社は続きます。その流れを止めないよう、より良い方法に変えていけるように、難しい方法ではなく、その時の最善の方法の情報を残すようになりました😊
今の課題を解決する・未来に課題を先送りしないために
イケダが荒行のような経験を積んだ時代とは異なり、今は便利なツール・システムがたくさんできましたね✨
今抱えている課題を解決する・未来に課題を先送りしないためにも、便利ツールの活用・バックオフィス業務のDX化は欠かせません👆
しかしながら、まだまだ業務管理にお困りの企業も多く、メタップスホールディングス社が行った「入社・退職時の手続き」に関する調査によりますと👀
進捗管理の方法
・エクセル・スプレッドシート・・・57.0％、
・紙ベース・・・45.5％、
・クラウドサービスやソフトウェアなどのツール・・・36.6％
よく起きがちなトラブルの上位
・入社・退職手続きの遅延・・・50.7％
・入社・退職手続きのタスク漏れ・・・46.7％
・社員情報の更新漏れ・・・44.8％
また、そもそも人手不足である、他部署との連携が上手くいかない、マニュアル化されてなく属人化している、進捗状況が把握できていないなどの課題を抱えている企業も見られました👀
イケダも開発に関わっている
従業員ライフサイクル一元管理ツール『mfloow（エムフロー）』
手続き業務で発生しがちな「タスク漏れによる遅延」「連携ミス」「業務の属人化」を防ぎ、シームレスな情報の共有と蓄積を実現し、タスク管理に伴うストレスからの解放を目指しています。
mfloowはタスク管理だけでなく、タスクの自動化や情報の蓄積と利活用を特徴としております。将来的には従業員ライフサイクルのタスク管理とデータ活用を1つのSaaSで包括的に支援できるサービスになることを目指しています。
mfloowどんなことができるの？
・全業務を可視化し、進捗状況のリアルタイム共有を実現
・「他部署への連絡」など細かい業務を自動化し従業員の工数を削減
・自社独自の業務フローを簡単にカスタマイズし、タスクの抜けもれを防止
私もmfloowを業務で使用していますが、入社・退職、産休・育休、扶養家族異動手続き、雇用形態変更など人に紐づく業務管理の他に、月次や年次の業務管理にも活用しています。
社会保険の算定基礎や月額変更届、人事評価や給与改定業務、36協定や裁量労働労使協定などの業務管理にも利用できています。
フローテンプレートを作っていると、タスク漏れの要因（ヒヤリ・ハット）を見つけたり、重複しているタスクや他の業務フローとの連携が必要だ！といった点にも気づけます。
法改正や制度変更などがあれば、都度フローテンプレートに反映していけば、最新のマニュアルとして活用できます✨
本当にあった怖い話①～③をmfloowで管理するとしたら？
失敗を繰り返さないようにmfloowで管理するとしたらこうするかな、を考えてみました🤔
本当にあった怖い話①（時給が違う）を解決
労働条件変更（時給改定）フローで労働条件変更通知の交付管理を行う。
月次給与計算フローに固定給変更プロセスを設定する。
‐ 労働条件通知書PDFをタスクに添付（またはリンクURLを記載）する。
- 給与計算ソフトへの時給反映・Wチェックのチェックリストを設定する。
- 給与計算結果の差分チェックタスクを設定する。
本当にあった怖い話②（口座が違う）を解決
入社フロー、口座変更フローで管理する。
- 口座情報のエビデンスを元に人事給与ソフトに登録（または従業員本人による登録）すると、Wチェックをタスクに設定する。月次給与計算フローで、入社者・口座変更者の確認タスクを設定する。
‐ FBデータ作成の場合は、前月との差分チェックを行うタスクを設定する。
本当にあった怖い話③（手続き未完了）を解決
入社フローで管理する。
‐ 雇用保険の資格取得手続きが完了していなければ、未完了タスクに対してアラートが届くので、対応モレが防げます。期限の再設定を行う。
‐ 期限を過ぎてしまうとアラートが毎日届いてしまうので、例えば『1週間後に再確認する』と決めたら、期限の再設定をすることで必要なタイミングでアラートが届くようにできます。担当者を追加する・コメント機能を活用する。
‐ 休暇などで自分で対応ができない場合や、残タスクを引継ぐ場合は、引継ぎ相手を担当者に追加し、メンション付きでコメントを残し、イレギュラー対応があることを伝えることができます。
もちろん、mfloowを使わなくても、管理をすることはできます。ただ、担当者の経験や記憶頼りだったり、情報が関係者にタイムリーに共有できていなかったりすると、ヒヤリ・ハットの芽は残りますし、進捗管理にも余分な時間を使うことが課題になるのではないかと思います。
こうやって改善フローを考えていたら「ミス無くせるよ」って、あの時の自分に教えてあげたくなりました📣
成長するmfloow（エムフロー）🌱
私自身も、これできるかな？こんな機能があったらいいなといった要望を開発チームに伝えていますが、お客さまの声を反映してパワーアップしていく様子は、要望を養分に育っていく🌱のようです。
どんどん追加される新しい機能を試すのは、mfloowの成長を実感する瞬間でもあります✨
導入されたお客さまの声を聞けるのも、とても嬉しく励みになります🥰
私の業務もmfloowで管理したら楽になる？
うちの会社でも使える？
どんな使い方ができるのか、もう少し聞きたい👂️
などなど、ちょっとでも気になりましたら、お気軽にお問い合わせください。
■サービスに関するお問い合わせ先 株式会社メタップスホールディングス
こちらのnoteにコメントをいただく形でも大丈夫です。連絡お待ちしています😊
さいごに🍉
イケダのnote史上、最多文字数となりましたが、ここまでお付き合いいただきありがとうございます🥰
長年封印していた怖い話を書くことができ、ちょっとスッキリしました。
凍りつくようなもっと怖い話もあるのですが、これは胸に秘めたままでいようと思います❤️🩹
さてパリオリンピックもますます盛り上がり、寝不足の日々が続きますが、元気にお過ごしください。
長崎は今日も快晴です🌞
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