【中小企業の経営者・総務・人事の方向け】 就業規則であそぼう5条 提出書類って単なる事務作業だと思っていませんか？ 最後まで読めます
おはようございます。lotterです。
記事をのぞいていただき、ありがとうございます！
厚生労働省のモデル就業規則をたたきに、就業規則の内容を解説しているこのシリーズ。
就業規則って正直、よくわからないまま使っていませんか？
それだと日常では役に立たないし、万が一トラブったときにもイチから確認して理解しなければなりません。
めんどくさいし、もったいないですよね？
何もないうちからちょっとずつ理解して、かつ、
就業規則ってこだわれるし、
こだわった方が労務管理に役立つ
ということことが伝わって欲しいなと思っています。
過去の記事はコチラから。
今回は、採用に関して相手からもらう書類についてです。
え？単なる事務だからこだわるところないでしょ？
そんなことないんです！採用は会社と従業員の最初の接点！思いは乗せておきましょう！
有料ですが最後まで読めますので、ぜひお付き合いください！
1.採用時の提出書類
厚生労働省のモデル就業規則です。
（採用時の提出書類）
第５条 労働者として採用された者は、採用された日から 週間以内に次の書類を提出しなければならない。
① 住民票記載事項証明書
② 自動車運転免許証の写し（ただし、自動車運転免許証を有する場合に限る。）
③ 資格証明書の写し（ただし、何らかの資格証明書を有する場合に限る。）
④ その他会社が指定するもの
２ 前項の定めにより提出した書類の記載事項に変更を生じたときは、速やかに書面で会社に変更事項を届け出なければならない。
こちらの条文には、「採用した後」に提出してもらう書類が書かれています。
いや、少ない！これだと事務手続きもできん！
そのくせに資格証明書とかは書いてある・・・
最初に出してもらう書類って結構大事で、ここがスムーズにいくなら、その後の労働関係もスムーズにいく的な感じがします（言い過ぎ？）。
しかも正社員採用ですからね、ある程度は書類を出してもらわなければなりません。これは仕方ない。
ということで対案です。
（採用時の提出書類）
第5条
選考試験に合格し、採用された者は、採用決定後速やかに、次の書類を提出しなければならない。ただし、選考時に提出済の書類および会社が提出不要と指示した書類についてはこの限りでない。
①誓約書および身元保証書
② 住民票記載事項証明書
③ 源泉徴収票（入社の年に給与所得のあった者に限る）
④ 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
⑤ 年金手帳（既に交付を受けている者に限る）
⑥ 雇用保険被保険者証（前職がある者に限る）
⑦通勤方法および現住所の略図
⑧ 健康診断書（３ヶ月以内のもの）
⑨個人番号カード等、マイナンバーの取得のため会社が必要と認める書類
⑩その他、会社が指定した書類
2 従業員は、前項の提出書類の記載内容に変更があった場合、速やかに会社に対して変更事項を届け出なければならない。
やっぱりこれぐらいは必要かなと。
特に、誓約書や身元保証書については入社時にきっちりと取得しておくことが重要です（書類の中身の解説は別の機会に）。
ちなみに、健康診断書をもらっておくと、入社時に実施することが義務付けられている健康診断を省略することができます（この詳しい解説もまたの機会に）。
2.採用選考時に提出してもらう書類（オプション）
さっきの書類は、採用後のものでした。
でも、求人に応募してもらったときにも履歴書とか出してもらいますよね？
まだ入社していない時点のことを就業規則に記載することには異論もあったりしますが、
選考と採用は連続している
ので、書いておく意味はあるのかなと思っています。就業規則上、そこがしっかり関連して書かれていると、入社した方も安心するのかなと。
なので、その場合の条文例も記載しておきます。置くならさっきの採用時の提出書類の前に。
（採用選考時の提出書類）
第○条
会社は、正社員採用を希望する者について、採用選考のため、次の書類の提出を求める。
①履歴書（写真付きのもの）
②新規学卒者については学業成績証明書および卒業(見込)証明書。
それ以外の者については職務経歴書
③その他、会社が指定する書類
2 会社は、前項に基づき提出を受けた書類については、選考試験終了後○か月以内に返却ないし消却する。ただし、採用に至った場合はこの限りでない。
履歴書について、
自筆に限る！字は人をあらわす！
という意見もありますが、一応、自筆であることは条件としていません。
最近だと、自筆で書くよりも、履歴書ぐらいPCでサクッと作れる方が重要な気もしています。どんな字を書くのか知りたいのであれば、面接時にアンケートを書いてもらうというのも1つの方法です（これは結構オススメ）。
また、履歴書などは個人情報に該当するため、
・「採用選考のため」と目的を記載
・返却または消却という処理方法を明記
しています。ただ、採用となれば当然返却も消却もしないので、その場合は除いています。この辺に選考と採用の連続性をもたせているということです。
いかがでしたでしょうか？
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