【広報＆人事向け】絶対読みやすい文章が書ける７つの基本ルール
BtoB企業向けに、伴走型・人材育成型の広報部立ち上げ支援を行っているリープフロッグ合同会社 代表の松田純子と申します。長年のライティング経験を活かして各メディアで寄稿や連載を行っており、現在は書籍「小さな会社の広報大戦略」（日経BP）が発売中です。
今回の記事では、ライターではないけれど社（内）外向けに文章を書くお仕事がある広報や人事担当者向けに、簡単に実践できてすぐ効果が出る「読みやすい文章」を書くための７つの基本ルールをお伝えします。
①一文を短くする
一つの文章に言いたいことを詰め込むのを避け、長くなる場合は二文に分けましょう。一番簡単で、一番重要なルールです。
例）
②情報を伝えるために情報を削ぎ落す
丁寧に説明しようとして情報過多になることがよくあります。でも、本来情報は少ない方がよく伝わりますよね？ 情報を相手に伝えるための一番のコツは情報を削ぐことです。例えば①すでに読み手が理解していることはカットする、②同じ内容の繰り返しを避ける、③回りくどい表現をやめる、などの工夫をすることで読みやすくなります。
後述のルール⑦にしたがって、一度書いた後に読み直して削るとスムーズです。
例）
③読み手の理解度に合わせて内容をかみ砕く
自社の社員向けに新サービスの紹介を書く時と社員の家族（その分野の素人）向けに書く時では、使う言葉も説明の仕方も変わるのが自然です。読みやすい文章を書くためには、読み手の理解度に合わせて内容を考える必要があります。
基本的に読者が理解できない専門用語や社内用語の使用は避けましょう。どうしても使う必要がある場合には、専門的な説明を簡潔に行ったあとに「つまりそれはどういうことか」素人でもわかる説明を追記する、読み手が内容をイメージしやすい例を挙げるのがおススメです。
「読者が大学生の場合、中学生くらいでも理解できるように書く」と読者（大学生）がみんなスムーズに理解できる文章になります。読者に合わせて何をどこまでかみ砕くか考えましょう。
例）
④表記ルールを守る
「表記を統一する」、「文体を揃える」を徹底しましょう。
例）
⑤視覚的な読みやすさに配慮する
文章の読みやすさは、視覚的な要素も大きく関係します。改行をする、段落を分ける、段落に見出しをつける、ということをするだけでも格段に読みやすくなります。少なくともタイトル部分は太字にしましょう。これだけでもかなり違います！
最近は多くの人がタイパ（※）を意識しており、短時間でサクッと理解できる文章が好まれる傾向があります。視覚的な読みやすさがさらに重要になっています。
例）
（※）タイムパフォーマンス
時間対効果のこと
（↑ルール③）
⑥文章を声に出して読む
これは筆者が新人ライター時代に教わった方法でかなりおススメです。実は読みにくい文章を声に出して読むと、つっかえて上手く読めません。つっかえた部分が読みにくい箇所だとすぐに分かります。このような文章は多くの場合①②のルールに従って修正することで読みやすくなります。
ライターのなかには、書きながら常に頭の中で文章をぶつぶつつぶやいている人もいます。私です。
⑦日にちを置いて見直す（他人に読んでもらう）
ある有名なデザイナーは作品ができたら３日間寝かせて、客観的な視点で自分の作品を見直すそうです。企業で働く広報や人事の方は３日間も寝かせるヒマはありませんが、重要な文書の場合など少なくとも一晩は寝かせましょう。
一晩寝かせたあと①～⑥のルールに従って読み直すと効果的です。うんうん唸って一生懸命書いた文章ほど意外と読みにくいものです。新鮮な目線で読み直すと、どこが読みにくいか、どのように直せば良さそうか客観的にすぐ判断できます。
また、もし可能であれば隣りの席の人に読んでもらって、意図通りの内容が伝わっているかどうか確認するとさらに良いでしょう。
以上、読みやすい文章を書くために知っておきたい７つのルールについてお伝えしました。広報や人事、営業など、文章を書くのは苦手だけど文章を書く機会がたくさんある方はぜひこのルールを意識して書いてみてくださいね。
今回も最後までお読みいただきありがとうございました！ (๑˃̵ᴗ˂̵)و
このほか、文章の書き方の参考になる記事はこちらにあります。
ちなみに、松田の本業は以下の通りです。広報支援サービスのほか、寄稿、登壇などのお問い合わせもお待ちしております。
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