#142 仕事のやり方を仕分ける【後編】

前回は、多くの会社が頭を悩ませている
「属人化」について、リスクや属人化が起こる原因を
ご紹介しました。

今回は後編ということで、属人化のメリットと
標準化したほうが捗る仕事について
お伝えします。

前編を読まれていない方も是非ご覧ください。

もし、前編から読みたいという方は、

こちらからお読みくださいね。

１．属人化によるメリット

属人化にはマイナスイメージを持ちやすいですが、
もちろん、メリットも存在します。

(1) 個人がスキルアップする
仕事を属人化することで、担当社員の
知識・スキルレベルは上がります。

スペシャリストになることで、創意工夫を繰り返したり、
結果的に仕事の効率が上がったりします。

(2) 会社のブランド力向上につながる
個人の強みは会社の強みです。

上記のように個人がスキルアップすると、その腕を見込んで
「あの会社には○○さんがいるのでお任せしてみよう」
という繋がりが生まれます。

個人を通じて会社の信頼にもつながるんです。

このような、良い「属人化」もあります。

具体的には、販売職や営業職といった
その人自身のキャラクターによって
売り上げが左右される仕事。

専門性が高い仕事や、習得するまでに時間がかかる仕事、
高度な技術が必要なシステム開発や設計などもです。

もちろん、このような業務でも属人化のリスクが伴います。

むしろ「人」という不確定要素の高い存在に頼ることで、
リスクを抱え込んでいるともいえますね。

業務を引き継ぐ際は準備を早めるなどして、
十分な育成時間を確保したりするようにしましょう。

２．品質を維持できる「標準化」

特定の人だけが業務を行うことを属人化と呼ぶのに対して、
誰でも業務ができる状態を標準化と呼びます。

前部署では、一部の仕事を除いて
極力、業務を標準化する様言われていました。

なぜなら、それだけ業務の標準化にメリットがあるからです。

(1) 品質を維持できる
標準化で仕事を「見える化」できれば、
誰でも一定の成果を出せるようになります。

担当する社員によって品質に大きな差がなくなるため、
担当者以外が行っても、品質が維持できます。

(2) チーム全体のスキルの向上
業務標準化はスキルの向上にもつながります。

誰もが高品質の成果物や、効率のよいやり方に
触れることができ、業務に役立てらるからです。

標準化することで、結果としてチームや社内全体の
スキルが向上し、よりよいサービス提供につながります。

(3) 再現性の高さ
業務標準化は会社だけでなく
当事者にとってもメリットがあります。

例えば、急な病気で会社を休んでしまった時、
属人化業務があると「早く復帰しなければ」
「自分の仕事は進んでいるだろうか」と心配になり、
安心して休めなくなるかもしれません。

業務標準化が進んでいれば、担当者がいなくても
問題なく業務を進められるため、お互いに安心できます。

経営者側にとっても、限られた数の社員を有効活用できます。

また、業務を見える化すると、マニュアルなどを
複数の目で見ることができます。

複数の目があると、担当者一人では気づけなかった
改善点が見つかるというメリットもあります。

このように、業務に関するノウハウが
社内に蓄積されていくと、新入、中途社員、
他部署から移動してきた社員などに
業務内容を伝えやすいです。

また、担当者が抜けた途端に技術やスキルが
落ちる、再現性がなくなるという事態を防げます。

３．標準化の方法やコツ

業務の標準化が会社にもたらすメリットが大きいのは、
ご理解いただけたかと思います。

とはいえ、属人化をどのように解消すればいいか、
もう少し具体的にご紹介します。

(1) 「仕組み化」する
まずは、どの社員でも業務を遂行できるよう、
業務を「仕組み化」しましょう。

誰がやっても同じレベルの成果が出せる、
専門知識や技能がない社員も業務に
取り組める状態にすることが大切です。

例えば、業務にルールを作るとか、
excelの関数やマクロを使って、ボタンを押すだけで
仕事が完了できるようにしたいとか。

特別な能力を必要とする業務以外は仕組み化して、
誰でもできるようにしましょう。

誰でもできる≒再現性が高くなると、
その業務にあたる時間も短縮できます。

(2) マニュアルを作成する
仕組み化の中で、特にイメージしやすいのは
業務マニュアルを作る、ということです。

これがあるだけで、業務効率は大幅に変わります。

簡単に業務を行えるようになります。

担当者からすると当たり前のことをマニュアルに
するなんて面倒だなと思うかもしれません。

しかし、マニュアルを作成する過程で
業務プロセスが「見える化」されるので、
今後の業務改善にもつながりますよ。

時間の制約もあると思いますので、
最初から完璧なマニュアルを作る必要はありません。

まずは簡単な流れを書いたものを作成し、
徐々にブラッシュアップしましょう。

担当者が忙しい場合、少しずつ時間を取って
他の社員がヒアリングしながら作成するという
方法もあります。

４．まとめ

いかがですか。

今回のテーマは色々書きたくなってしまい、
前編・後編に分けてお届けしました。

企業にとって、「属人化」は大きな課題です。

メリットもデメリットも知った上で、
うまく活用しましょう。

あなたにとってお役立ちになれば嬉しいです。

今回はこれで終わりにします。

ではまた。

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