ストレスゼロ！３０分で終わらせる円滑な会議の進め方
２０２３年もいよいよ後２週間‼️
今日から１週間後はクリスマス🎄ということもあり、この１週間は、筆者がかつて撮った海外でのクリスマスシーズンの写真を記載していきたいと思います。
バンクーバーのスタンレーパークという公園のイルミネーションです🎵
あと１週間、クリスマス気分を盛り上げていきましょー🎅✨
共育LIBRARYへようこそおいでくださいました✨
教育、人間、人生など、様々な「知恵」や「情報」が詰まった図書館のような、皆さんがくつろぎ、人生の「気付き」を得たり、知的好奇心を満たしたりできる居場所を目指しています😌
どうぞ、ごゆるりとお過ごしください。
共育LIBRARYりょーやん、元教師です。
さて、今週も「お品書き」を発表します～🎵
📘今週のLIBRARYのラインナップ📗
（2023.12.18～12.24）
【月曜日】
ストレスゼロ！３０分で終わらせる円滑な会議の進め方
【火曜日】
「〇〇先生と△△先生って絶対付き合ってるよね～」教員の恋愛事情について
【水曜日】
note４ヵ月目の振り返り
【木曜日】
きみたちは「３０代」をどう生きるか？残りの人生が決まる３０代の生き方（一部有料）
【金曜日】
発達凸凹就労ルート全体マップ
【土曜日】
子どもの魂に火をつける言葉／自分の心を奮い立たせる言葉１０選
【日曜日】
「日本の教育は一本道」に風穴を！２１世紀型教育×国際バカロレア教育
読みたい記事があれば、是非、LIBRARYにお越しくださいね✨
「なぜこんなに会議が多いのか･･･」
「会議が終わったら、あと１時間で終業時間じゃないか！」
そんなことを、教員時代に思ったり、経験したりしてきました。
同じような経験をなさったり、会議がもっと短くならないかということを感じている方も多くいるのではないでしょうか。
教員は、子どもを下校させてから会議が始まります。
そうなると、自然と会議開始時刻が１５時前後になるのです。
そこで１時間も会議をしてしまったらどうなるでしょうか。
会議終了が１６時過ぎ。
教員は休憩がありませんので、労働基準法に則ると、１６時に勤務を終えてよいのです。
つまり、自分の作業時間ゼロ。
自身の子どもの送り迎えがある人は、どこで仕事をする時間を生み出せばよいのでしょう。
そんな方々の仕事時間を生み出すことができる手段が、
「会議を短くする」
ということです。
全体の仕事の充実感を高めるために、
貴重なゆとりある時間を生み出すために、
どのようにすれば会議が短くなるのかを、経験を踏まえながらお伝えできればと思います。
楽しみながら、ご覧ください。
会議は原則３０分以内
「トヨタの会議は３０分」という書籍があります。
大企業は会議が長くなってしまいがちですが、トヨタ自動車は、非常に効率のよい、スタイリッシュな会議を行っている。
だからこそ、「世界のトヨタ」なのだということを主張している本です。
この本では以下のような会議の流儀が書かれています。
▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢
◆「上司と部下が２人で参加」は許されない
◆会議ではメモはしない
◆口２耳８
▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢
等々、です。
最後の「口２耳８」は聞くという姿勢が８割、話すのは２割で、一人あたり話し過ぎないということです。
筆者は、よく会議で拘束する時間をお金に換算して考えます。
時給が１５００円だった場合。
３０分の会議ならば、７５０円×人数です。
３０人の組織ならば、約２２０００円。
３０分会議を延長するだけで、これだけです。
それが年間続けばどうなるか。
月８回の会議があるとすれば、約２００万円分も無駄遣いをしていることになるのです。
だからこそ、会議を無駄に長くし過ぎない。
基本は３０分。
そして、３０分以内に終わらせるように、あらゆる工夫をしていくのです。
会議は準備が９割
筆者が転勤して勤めた２校目の学校は、働き方改革最前線と呼ばれる学校で、会議は３０分以内が厳守される学校でした。
筆者は、そこで会議を時間内に終わらせる技術を十二分に学びました。
あくまで、学校の職員会議での工夫ですが、他の組織に応用できる部分は大いにあると思います。
以下のような技術です。
▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢
❶会議終了時刻を明記する
❷会議資料は当日までに読み込む
❸変更点だけを報告
❹討議は資料＋αのものだけ
❺質疑応答は節目に行う
▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢▢
これだけで、相当に会議が円滑に進むようになります。
❶会議終了時刻を明記する
これは、絶対やった方がよいでしょう。
時刻を明記するということは、いわば約束です。
リーダーが約束を破ったのならば、リーダーの信頼は薄まります。
職員のリーダーとも呼べる教務が時間を明記することで、
「全員でその時間までに終わらせようね」
というメッセージを発していることになる。
自然と会議を早く終わらせるために協力するようになります。
❷会議資料は当日までに読み込む
全員が今日の議題の内容を理解している上で会議に臨むということです。
おそらくこれが最も重要です。
となると、逆算して、前日までに全ての資料が揃っている必要がある。
そのためには、１週間前には、ある程度会議資料の検討が終わっていなければいけません。
そのように逆算して、提案者に周知しておくのです。
❸変更点だけを報告
学校は、年間で行う行事の流れは、毎年ほとんど変わりません。
だからこそ、変更点だけをマーカーで分かりやすくしておき、その点だけ検討するのです。
「異動したばかりの人がついていけないから丁寧に」
という考えもありますが、
異動した人に合わせて全員がロスする時間と、
「私の為に申し訳ない」と、その人に負わせる心理的負担を考えると、
時間内に一旦会議を締めた方が良い。
理解し切れなければ、周囲の仲間が会議後にフォローアップすればよいのです。
❹討議は資料＋αのものだけ
全員が当日までに読み込んでいるのですから、書いてあることを質問すると無駄になります。
その場合は、
「その点は既に資料に書いてあるので、資料をご覧ください。」
で終わります。
それが前提にあるので、会議で出てくる意見は、
「この点はこのように改善した方がよいのでは？」
「この方法だとこんなリスクが生じるのでは？」
という建設的なものばかりになります。
非常に有意義な時間になるはずです。
❺質疑応答は節目に行う
職員会議では、提案項目が１０個以上あることがほとんどです。
１個の提案の度に質疑応答を求めていては、リズムが悪い。
ですので、２～３個のまとまりの節目で、質問がないかを問う。
ここに、司会者の進行力が現れます。
変更を提案する時はロジカルに
筆者は、自分が提案していない案件であっても、変更する必要があると考えた場合は、どんどん意見を言うようにしていました。
ただ、闇雲に意見を言っては会議の貴重な時間を奪うだけになります。
そこで、これまでの慣習を覆さなくてはならない理由を、当日までに準備しておくのです。ロジカルな視点で。
例えば、
働き方改革を意識し過ぎて、
「休み時間５分を１日３回設ける」
というスケジュールが設定されている時期が勤務校にはありました。
休み時間５分など、体育の授業で着替えをしていれば一瞬で終わってしまいます。
周囲の教員も、授業準備が追いつかず、きつそうでした。
そこで、この点を変更させるべく、様々な根拠を集めます。
この時に筆者が集めたのは、
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
◆着替えや体育の授業を準備をしていては、授業時間４５分が確保できない。
◆仮に毎回５分授業時間が削れるとするならば、１０時間分に相当する授業時間が年間で削れることになる。
◆そうなると、法律で定められている年間授業時数をこなすことができない。
◆「世界人権宣言第２４条」に記載されている「休憩」という定義を、この学校が満たしているとは思えない。
◆着替えは授業準備なのであって、休憩ではない。よって、子どもの休憩時間がゼロとなる。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
などの意見です。
この提案の改善点が出るとは思っていなかった場合、これだけの根拠を示されても、すぐに
「それらの点は、～の観点から見れば基準を満たしている」
とはなかなか言えない場合が多い。
そうなると、全体の場でこのような問題点を提起しているので、これをロジカルに納得させるような考えがなければ、この改善点を承諾するしかなくなります。
ポイントは、
ロジカルに意見を述べること
プラス
法律・世界基準の条例／条約をおさえておくこと
です。
ですので、筆者の職員机の下には、
「教育小六法」
という法律書をいつも忍ばせていました笑
そして、普段から疑問に思った点や、周囲が不満に思っている点をメモしておき、脳内にフックし、少しずつ情報を集めるようにしておくのです。
まとめ
人間関係を気にするあまり、会議で言うべきことを言わずに終わってしまうという話を聞きます。
これは、優先順位がごちゃまぜになっていると思うのです。
教師の場合は、最も大切なのは、職員間の人間関係ではなく、子どもや保護者に喜んでもらうということです。
学校全体のことを考えればよくなることであるはずなのに、職員間の人間関係を優先していては、下手をしたら、皆が不幸になってしまいます。
ただ、全体の場で言える人、言えない人は気質や特性によって分かれるでしょう。
その場合は、
意見が言える＋公平な視点をもっている人
に、普段から相談をしたり、
上司と１対１で話したり、
こまめに意見を伝えておくとよいと思います。
そのようにして、会議を円滑に進めつつも、有意義なものにしていく。
そうなれば、全員がハッピーになれる方向に舵を切ることができるはずです。
この記事で参考になるものがあれば、是非、少しずつでよいので、試したり、提案したりしてみてください。
この記事の内容が少しでも「よかった」「ためになった」と思われた方は、「スキ」や「フォロー」をしてくださるとうれしいです！
「コメント」も残してくださる有難いです！コメントを読んだ方々が、より教育についての知見が深めることができる図書館でありたいと思います。
いつもいつも、最後まで読んでくださり本当にありがとうございます！
明日の記事は
「〇〇先生と△△先生って絶対付き合ってるよね～」教員の恋愛事情について
です。
「教員の恋愛事情について」というかなり気楽なテーマを思うままに書いていきます。
是非、楽しみにしていてください🎵
皆さんの今日・明日がよき１日でありますように😊
２０２３年１２月１日から共同運営マガジンをスタートしました。
開始して間もないですが、早速たくさんの方々にご参加いただいています！
マガジンの仕様上、メンバーは限定１００名までとなっています。
共に手を取り合い、共に成長していきませんか？
ご参加希望の方は、気軽に上記の記事にコメントしてください🎵
📘今週のLIBRARYのラインナップ📗
（2023.12.18～12.24）
【月曜日】
ストレスゼロ！３０分で終わらせる円滑な会議の進め方
【火曜日】
「〇〇先生と△△先生って絶対付き合ってるよね～」教員の恋愛事情について
【水曜日】
note４ヵ月目の振り返り
【木曜日】
きみたちは「３０代」をどう生きるか？残りの人生が決まる３０代の生き方（一部有料）
【金曜日】
発達凸凹就労ルート全体マップ
【土曜日】
子どもの魂に火をつける言葉／自分の心を奮い立たせる言葉１０選
【日曜日】
「日本の教育は一本道」に風穴を！２１世紀型教育×国際バカロレア教育
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