議事録を早く終わらせる【仕事編】

今回は久しぶりの仕事編「議事録」についてです。
4つの時間でいう「時間を生み出す」部分です。


打合せをして議事録を書くことがある職種の人向けです。
取引先と打合せをしたり、社内で打合せをしたりすると議事録作成を担当することもあるかと思います。

どうやってすぐ完了させるか、私なりのポイントを書いてみました。
※前提としてある程度書類作成に慣れている場合を想定しています。


〈ポイント〉
①打合せ中に作成する。
②全参加者に配信して皆で形を整える。


打合せ中にパソコンを使える環境かどうかにもよりますが、web会議が定着してきた現在ではやりやすいと思います💡

打合せ中に作成

これができると非常に便利です。
よく議事録は当日中にと言われますが、そのためには準備や同時並行も必要です。

事前に議題を把握して記入することで、打合せ中は穴埋めをしていくことになります。答え合わせをするような感覚で大筋は完了です。

ただ意外と想定外の話もあったりするので、そこが議事録の難しいところかなと思います。

議事録を必要としないがメモは残しておきたい場合は、打合せと同時に完了なので効率的です。

参加者に配信

理想は、ルールとして打合せ中からクラウド上で参加者がメモ・議事録を共有できている状態だと思います。

そこまで上手くいかなくても、
参加者に議事録をメール配信して加筆・修正してもらい、みんなで作る意識があるとスムーズに完了します。

メール配信するときのポイントは、メールに議事録を添付するのではなく、リンクを貼るようにすることです。

他の書類でもそうですが、一人一人と審査⇄修正では非効率です。（組織の規模にもよると思いますが）

最後に
ある程度の文章が書けるようになっても、議事録は意外と負担だと思います。

議事録は会社や人によって考えが異なるかもしれません。最近はクラウドがあるので1人で書くというよりもみんなで作り上げる意識は良いことに感じます💡
（とは言ってもフラットな組織・関係でないと難しいですね）