「仕事をスムーズに回す」ために心掛けている事
私は定時で帰宅したい。
仕事にも勢力的に取り組みたい。
そのためには、「仕事の質を高める事が必要」であり、「いかにして質の良い仕事を効率良く提供するか」は私の永遠のテーマである。
これまでに効果が見られた取り組みを紹介する。
■二階級上の人の考えを理解する
サクッと資料を作成し、すんなり了承される事は、順調に効率的に仕事を進めるのにとても有効だ。
そのために、非常に効果的なのは、「少なくとも二階級上の人の考えを理解する事」である。担当であれば、係長ではなく課長、課長であれば、次長ではなく部長の考えという事になる。
【私】これを意識するようになると、仕事が進みやすくなったと実感。
【メンバー】意識できていないメンバーに意識するようにお伝えすると、徐々に報告資料類のレベルが向上しており、私の負担も軽減。
■しっかり伝える
「認識に違いがあった」というトラブルはよく起こる。
そして、「言った!vs 聞いてない!喧嘩」が始まる。
「伝え方」はとても大事である。
「会議で言った」「メールに書いた」「資料に記載した」で伝わっているかというと、そうではない。なので、「言った!vs 聞いてない!喧嘩」の主因は大体「伝わってなかった事」にある。
重要な事は、複数の手段で伝え、かつ伝わっている事の確認も必要と認識している。主には以下のように実施している。
・文章化して記録に残す。
・強調してお話(電話、対面、会議)して伝える。
・フォローする。(伝わっているかの確認)
相互認識違いによる時間や費用、労力のロスを極力低減するには、日々の「しっかり伝える事」の積み重ねが重要と思う。
■時短に繋がるスキルの習得は貪欲に
基本的には仕事時間は、できるだけクリエイティブな事に時間を割くべきなのだが、テクニカルな面で手こずり、想定以上に時間がかかる事はよくある。
例えば、私が良く利用するエクセルやパワーポイント、アウトルックの利用に対し、ショートカットを覚えるのはもちろんの事、
図表の描き方、関数利用方法、印刷を想定した時の配置、メール振り分けやスケジュール管理等に対して、効率的な方法を習得すれば、随分と楽になる事は多々ある。
手こずった時は、迷わず最適な解決策を探してみる。いずれのソフトも時々バージョンアップするので、そのタイミングで攻略本等を購入すれば、新バージョンを効果的に利用できる方法が見つかる事もある。
■整理・整頓と共有化
「自分しかできない」仕事はかっこいい事かもしれないが、「自分」の家族や自身の私傷病などが生じた時でも、休みにくい&休んだ時に多大なるご迷惑をかける事となる。
そのため、そのような状況になっても問題ないよう、整理・整頓を心掛け、上司およびメンバーに共有しておく。
整理・整頓をしておけば、自分にとっても理解しやすく、記憶を呼び起こし、探す時間の短縮化が可能である。
そのような習慣を特に意識して実行し始めたのは、長女妊娠中からであるが、復職後の熱発による急な休みも、安心して取得する事ができた一因である。
■親切である事、感謝を伝える事
できる上司は親切である事が多い。
そのため、指示が明確で一緒に仕事しやすいと感じる。
関係者には、「気持ちよく仕事してもらう」が重要で、そのためには、方針などを明確に伝える事はもちろんの事、「親切である事」を意識し、「感謝を伝える」事が効果的である。
上司、関係者、メンバー誰に対しても、日々心よりの感謝を伝え、親切に接すると、いざという時に動いてもらいやすい。
それは結果的に効率的な働き方に繋がる。
■相手の時間を奪わない配慮をする
時間はとても貴重だ。
できるだけ残業せずに早く帰りたいので、時間を奪われたと感じるのは、結構イヤである。
なので、相手の時間も奪わない配慮を心掛けている。それは前述した「親切である事」でもある。
例えば、まとまりのない長文メールを読みたい人はあまりいない。
毎日膨大な数のメールに目を通している人も多く、長文を目にするだけで読み飛ばされてしまう可能性もある。読み飛ばされてしまうと、前述のように「伝わらない」という事になる。
そのため、基本的にメールの文章は、概ね3行以内を目指し、短文で明確に伝わるように工夫する。そこに感謝と親切を意識する。
また、何度も同じような会議を開いたり、確認事項が多数生じる事となる事も、自分の時間が奪われるだけでなく、「相手の時間も奪う」事に繋がり、うんざりされてしまう。そして、仕事の進捗も滞りがちとなる。
「頻繁にコンタクトする事が重要」といった事象もあるので、ケースバイケースであるが、それでも、時間を奪われたと思われるのではなく、「いい時間を過ごせた!」と思ってもらいたい。
■相手を不安にさせない
時々、上司が「○○件について教えてくれ」と言ってくる事がある。
「あぁ、適切なタイミングで伝えられてなかった」と反省する。
上司がそのように言ってくるのは、大方「どのように進捗しているかよくわからず不安」だからである。
種々の報告資料もしかり、「こんな懸念もあるけど大丈夫?」という不安を持たれると、すんなり理解されないし、進捗が滞る原因となりうる。
メンバーに対しても、「△△会議にでて、○○分で報告してほしい」の一言では不安を与えてしまう。会議体や出席者、主聴講者とその性格など、雰囲気が伝わる情報も一緒に提供し、「不安に思う点はないか」と確認する。理解してもらえると、その後の進捗が早い。
■まとめ
仕事をスムーズに回すために心がけている事をまとめてみた。
仕事は一人で完結する事はまずなく、周囲から上手に助けてもらう事で、互いの力不足を補い大きな仕事を成し遂げていくので、基本的には他者との関わり合いのスキルが必要と思われる。
もちろん、経験値や技術的な知見、考える力なども必要と思うので、まだまだ意識していく事も多いかもしれない。
これからも永遠の課題として取り組んでいく。