#45 社内勉強会／「緊急度」「重要度」のマトリクスで、仕事のスピードをアップ

現在、部署内のメンバー向けに、１週間に1回の15分勉強会を行っています。メンバーは、入社2年目から新任管理職まで総勢50名強。テーマに応じて参加は自由。

本日(8/10)は、「緊急度」「重要度」のマトリクスを作って、仕事のスピードを上げて行こう！のお話をしました。参加者はお盆休み期間ということもあり、少なめの15名でした。ただ、工場から3名参加してくれました。

冒頭、「皆さんは仕事の段取りは得意なほうですか？」という投げかけから始めました。ほとんどの方は、不得意と答えてました。一人一人の業務遂行能力はあると思いますが、「もっとスピードアップさせたい、もっと改善できるはず」という気持ちは、強い印象でした。

周りを見渡しておりますと、仕事のスピードの遅い人には、共通する弱点があります。

仕事の優先順位をつけるのが苦手なことです。

たいていの社員は、処理しなければならない多くの仕事を抱えており、あれもやらなければならない、これもやらなければいけない！！　そしてどれが最優先かを見失ってしまう。。。こんな状況だと、あたふたして、あれもこれも雑に処理してしまうため、作業の効率は下がってしまいます。そして、結局全ての仕事が終わらすことができず、負のスパイラルに陥ってしまいます。

忙しい時ほど、どの仕事も最優先のように見えてしまうものですが、見極める方法を知れば、本当に優先順位が付けられる、というお話をしました。

私は、入社後営業職の配属となり、１０年間の営業経験を経て、本社マーケティング部門へ異動となりました。これまでは、仕事のベクトルの大半を得意先に向けていれば事足りたが、本社では、多くの社内外関係者と接点を持つこととなり、多数の業務を同時並行で進める必要があって、それぞれの業務が複雑に絡んでおり、どれから手をつけたら良いのか分からず途方に暮れることもありました。

当時の上司(今の社長ですが)に相談したことがありました。上司も、私と同じくらい(レベルは異なりますが)忙しく、昼食を取る時間がなく、朝から晩まで仕事に向き合ってました。二人とも、ビジネススクールに通っており、「この状態だと、スクールの予習復習ができない、もっと業務の効率化できないものか」二人で模索しておりました。

たどり着いたのが、「７つの習慣」という世界的に有名な本の著者であるスティーブン・R・コヴィー氏が提唱したタスク管理法でした。

やらなければならないことが多すぎて、何から手をつけたら良いのか迷う時は、下記の図のように、縦軸に「重要度」の高低、横軸に「緊急度」の高低を示したマトリクスを作り、抱えている仕事を落とし込んでいくことです。

忙しいと感じる時ほど、得てして、重要度の高低よりも、緊急度の高低に引っ張られてしまう傾向があります。

✔️やらなければならない仕事が多数ある時は、まずは、左上のA領域の「重要で緊急」に入っているものから処理していきます。

✔️すぐに成果を実感できないために、重要であると認識していても、先送りしてしまうのがBの領域。B領域の活動は問題の根本的な解決につながります。結果として、A領域への事前対処ともなる。

✔️重要度の低いC領域の活動のほとんどは対処がその場かぎりになります。

B領域に注力するコツは３点

①まずは、D領域をなるべく減らすこと。ただし、いきなりすべて排除してしまうとストレスが増える原因にもなるので、息抜き程度に残しておきます。

②次に、C領域のタスクが、本当に必要かどうかをチェック。人との繋がりに関わる案件が含まれるので、すべて排除することはできませんが、必要最低限の時間で済むよう心がけるのがポイント。

③そして、A領域にかける時間と労力の効率化。緊急かつ重要な領域なので多くの時間を割きがちですが、B領域のうちに、早めの完了させることで、A領域をタスクを軽減させることが可能です。

忙しい時ほど、公私に限らず、自分の人生にとって大切なことを見逃さないにしたいものです。定期的に、自分に「人生にとって大切なものは？」という問いを投げかけて、「自分マトリックス」を点検してみてください。