55. 「説明が伝わらない」を防ぐ方法

こんにちは。こうです。

今回は、「一番伝わる説明の順番」を元に、説明の仕方について書きます。

残念な説明をする人の特徴３つ

1.言いたいことがまとまっていない

２.説明の順番がバラバラ

３.相手の理解度に合わせられない

この３つをクリアできれば、わかりやすい説明になります。

1. 言いたいことがまとまっていない、2.説明の順番がバラバラ

例えば、会社を休むときの電話で

「〇〇です。昨夜から咳が出て、薬飲んだのですが、朝起きても体調が良くならなくて、朝食は食べられたのですが、いまいち調子が悪くて、病院行ってから会社行くか判断したいのですが」

これでは、結局何を伝えたいのかが、わかりにくいです。

この説明がわかりにくい原因は、

「出来事や頭で考えた順番そのままに説明している」からです。

言いたいことは「病院に行くから遅れます」ということですよね。

わかりやすく編集すると、

「〇〇です。本日出勤が遅れます。理由は、風邪を病院で診てもらうためです。昨日から朝にかけて体調が優れません。また受診後連絡します。」

これで伝えたい情報は十分に伝わります。

このように、言いたいことをまとめること、順番を工夫して説明することが大切です。

3. 相手の理解度に合わせる

ビジネスシーンでは、相手が理解していない言葉をついつい使ってしまうことがあります。

例えば「Tips」って知っていますか。

これは、「コツやヒント」のことです。

「Tips」を知らない人に「Tips教えてください」と言っても伝わりませんよね。

何か説明をするときは相手がわかりやすい言葉で説明すること。

基準は「小学生〜中学生が聞いてもわかるように」です。

相手の脳の中を考える

何か説明するときにはついつい

「自分が何を説明するか」

だけを考えがちですが

「相手の欲しい情報は何か」

を一緒に考えることが大切です。

難しいように感じますが、上の３つのポイントを抑えれば、わかりやすい説明に近づけます。

最後に

最後までご覧いただきありがとうございました。

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一番伝わる説明の順番

ではまたヽ(^^)