【#157】管理職の本気度が試されるリソース管理 〜1人1人に向き合えるか〜

こんにちは。Xで非常に共感できるポストが流れてきました。

ミスが起こるたび、「業務量が多すぎる」という根本的な問題を棚上げして、ダブル/トリプルチェックばかり増やして疲弊してそれでまた重大ミスが起こって…の繰り返し。
上は何一つ調整せず「細心の注意を払え」「業務を効率化しろ」の一つ覚えで現場に丸投げ。おかげで環境は年々悪くなる一方だよ。

うちの会社でもよくある話で、確認が不足していた系のミスがあると、再発防止策で「複数人でチェックする」というのが必ず出てきます。

ちなみに口頭伝承文化で業務をやっている場合は、漏れなく「業務フローを作る」というのもセットで対策にあがります。

もちろんそのミスだけにフォーカスすると対策としては妥当であろうと思いますが、光が当たらないのが「なぜ担当が複数人の確認を怠ったのか」というところ。

担当者が怠慢で進めたのなら致し方なしですが、明らかに担当は一生懸命やっていて大変な中でミスが出たという状況であれば問題の捉え方を変えなければならないと思います。

○本質的な原因

シチュエーション次第で具体は色々考えられると思います。例えば、ミスを起こしたチームの中で仕事の偏りがあったとか、逆に担当者が立てていた業務完了までの工程に甘さがあったから焦ってやらざるをえなかったとか、1人で抱え込んでしまっていたとか。

ただ、個人的にこういうケースが多いのではないか？と思うのが、1部署の管理職によるリソースの調整不足ではないかと感じます。

一部の特定な業界を除き、市場原理が働く会社で新しい試みをしないなんてことはないわけで、新しいことをやろうとすると当然ですが仕事が増えていく。

単純に新しいことが1つ増えたら1つやめなければならないというわけではなく、効率化や残業など一時的な負荷で仕組み化すること、習熟度が高まることで吸収できる可能性は充分ありますが、こういう事が何度も起こるとどんどん塵も積もれば山となるわけで、キャパオーバーになる、という状態に発展するのではないかなと思います。

こういうケース、結構あるんじゃないでしょうか？

○適正な仕事量とは

1人1人伸びしろも考慮しながらの仕事の分配は難しい課題だと思います。

ただ、だからと言って善意のある部下に依存するのは間違っていて、ここでこそ1on1等を通じてしっかり部下の状況を把握しながら仕事の配分をきちんとコントロールできるか？という事が試される、管理職のやる気が試されるところなんじゃないかなぁと思います。

残念ながらこの辺はアラートを上げてもキャッチしてくれない上司というのは一定数いる気がしますが、部下からすると一緒に考えてくれるだけでも、なんとかしようとするアクションを見せてくれるだけでも、部下がモチベーションを保てるというケースもあるので、働いてる人たちの雰囲気や状況に細かく意識を向けるというのは必須だろうと思います。

自分はまだ部署を持っていないですが、チームの統括として6人のメンバーの仕事のマネジメントをしているので、この辺りは一人一人のキャラクターとモチベーションの源泉が何か等、常に意識しながら状態によって仕事量を多少なりコントロールする意識で取り組んでいます。

管理職ともなると上からの圧力というのもチームリーダーとは雲泥の差だと思いますが、働く人がやる気を保って前向きに業務を捉えられる環境の整備には、しっかりと向き合っていきたいなぁと思います。

それでは！