特に若手マネージャーに読んでほしい、忙しい時に意識しているタスク管理方法
こんにちは、ナンバーナインの後藤です。
昨日小林さんと飲んでいたら、「後藤さん、明後日（つまり今日からすると明日）の朝イチがnoteの締め切りなんで、よろしくです！」みたいな話が出てきました。
おっ、ヤバいぞ、完全に忘れてた。時間がないぞ。今日は朝から夜までミーティング9件、そして夜は飲みに行く予定。今日は5時に起きてこのnoteを書いています。。
この様に完全にタスクコントロールに失敗している後藤ですが、普段はもう少し効率的にプライオリティを付けて仕事をこなしています。
今回は私のプライオリティのつけ方フレームワークについてご紹介したいと思います。特にチームやプロジェクトをマネジメントする、マネージャーの皆様のご参考になればと思います。
特に気をつけたい「重要性」「緊急性」のフレームワークが拾えない視点
「仕事 プライオリティ つけ方」という検索をしてみると、「重要性」と「緊急性」を軸にしたマトリクスが良く出てきます。つまり、重要かつ緊急の仕事から取り組み、重要ではなく緊急でもないタスクを一番後回しにする、あるいはやらないことを決める。そんな感じでプライオリティを決めましょう、という考え方です。
この考え方は、一人で完結するタスクだけで仕事が成り立っている場合にはしっくり来る考え方だと思います。その一方で、チームで仕事に取り組む際には少し考慮するべき点があると思います。
例えば、チームメンバーそれぞれのタスクに対する重要性・緊急性の認識が統一できていない場合などです。異なるプライオリティ感を持ったメンバー間での仕事の受け渡しが起こる事で、プロジェクト全体目線からは最適な仕事の進め方にはならなくなります。
みんなが理解するまでとことんプロジェクトをオリエンし、細かくタスク共有と進捗管理を行う事で、これは防げるかもしれません。一方で、やり過ぎるとマイクロマネジメントの弊害で、メンバーの自主性が損なわれてしまう懸念もあります。
現実的にも、メンバーの経験・リテラシーが違う中で完璧に意識を共有できるまで管理し切るのは、まず無理です。そういう前提に立ったときに、私はチームメンバーに下記の様なマトリクスで自分の仕事を整理するようにしてもらっています。
タイムラインがあるか、自己完結するか
上記がそのマトリクスです。このマトリクスの中では、仕事の締切りが明確になっているかどうかと、仕事が自己完結するかどうかでプライオリティを考えます。それぞれの軸についてまず紹介します。
「緊急」「至急」は思考停止ワード
このマトリクスの中では、前出の重要性、緊急性のうち、緊急性の論点が「締切」の軸でカバーされていますが、少し意味合いが異なります。
緊急、至急という言葉は、仕事でも時々聞く事があります。サービスのトラブル対応など、本来そうでない状態から本来の状態に回復するためにやる仕事は確かに緊急、至急です。ただ、言葉として意味が強いので、この言葉がつかわれるべきタイミングは本当に重大事態のみで、かなり限定的であるべきです。
緊急、至急という言葉の実際の使われ方を見てみると、感情要素を多く含む言葉だと思います。例えば、ある上長が気になっているプロジェクトにおいて、早く仕事のアウトプットが見たいがために、5時間で終わる1週間後の期限の作業でも「至急」と部下に伝える人がいるかもしれません。
何よりも先に対応する事で、指示者にとっての緊急のプライオリティは守られたとしても、プロジェクトにとって最適のタイミングだったか、あるいは部下のタスクマネジメントとして最適化が図れたかについては、また別の論点です。
緊急、至急が頻発する良くない副作用として、仕事を受ける側が思考停止に陥り、至急と言われたタスクをトッププライオリティでこなし続けることで、そのチームの生産性が結果的に低下することはよく見る光景です。
複数のメンバーで進めるプロジェクトでは、緊急、至急という、定性的な表現の感覚値を客観視してすり合わせるよりも、期日という客観的なタイムラインを共有した方が、コミュニケーションコストが低く済みます。お互いが期日をベースに着手する順番を決めることが出来るからです。
タスクの期日を示すことで、期日に間に合う様仕事を効率化していく能動性がメンバーに生まれます。また、期日に違和感を持つメンバーが意見を出すきっかけを作ることが出来、プロジェクトマネジメントへの参加を促すことが出来ることから、メンバーのコミット度合いを上げることも出来ます。
仕事はチーム競技
このマトリクスの中では、仕事が一人で完結するものか、そうでないものかという視点をもう一つの軸に置いています。現代の仕事において一人で完結するプロジェクトはかなり稀ではないでしょうか。その一方で、Googleでの検索結果を見る限り、一人の視点で完結するプライオリティ決定方法が世の中では多数派である印象を受けています。なんででしょうね？
さておき、この軸の中では、一人で完結しない仕事を優先することを決めます。タイムラインの引き方が完璧で、かつチームメンバー誰もが状況を認識していればこの軸は必要ないものです。ただし、現実的にはそれぞれのメンバーが自らの仕事に手いっぱいな状況が多くあり、細かく全容を把握する事が難しい状況が多く発生します。
プロジェクトが計画通りに進まない理由の多くは、突き詰めると誰かがタスクを止めているときです。メンバーにとっての仕事の優先度が人に渡すものに置かれていて、ボールを回していく事が基本ルールになっていれば、ボールが出てこない事で個別メンバーのタスクのスタック度合いを把握する事が出来ます。
チームで進める仕事のプライオリティ
このフレームワークに従って、通常チームメンバーには上記のプライオリティでタスクを整理する様指示を出しています。基本的にはタイムラインが決まっていて、他のメンバーにも影響があるタスクを最優先し、時間軸がきまっていない、自己完結するタスクを一番後ろに回していくイメージです。
もちろん、例えばプライオリティ①にあるタスクの期限が1週間後で、タスク所要時間が3時間だったときに、プライオリティ②にあるタスクであっても期限が2日後で、5時間かかるタスクを優先させることはある話だと思います。
もう一つのポイントとして、重要性の判断は各プライオリティ内で考える様にしています。メンバーは気付いていなくても、リーダーの目線からは重要なタスクがあるのではないか、と考える人もいるかもしれません。けれども、重要なタスクであれば時間軸が決まっているはずなので、普通に考えると①に入っているはずです。
もし①に入ってはいないけど重要な業務があるとすれば、それは要件が定まっていないのでスケジュールが引けていなかったり、そもそも期日を明確にできていないなど、タスク設定上の課題があるかもしれません。こういう時には更にタスクを細分化して考えるなど、精査するようにしてもらっています。
こんな感じで普段はタスク管理をしています。頭の整理の参考になれば幸いです！
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