忙しいときの考え方 - 事務職と管理職とIT #26

この記事は、いつも時間に追われ、仕事が寄って来る、仕事ができる方へのアドバイスです。

できる人にしか仕事は寄ってきませんので、自信をもってお仕事がんばりましょう。

①余裕を持つ

いつもどおりの表情で過ごせていますか？

忙しいと、無意識に「近寄るな」オーラが出てしまいます。それを自ら出している方もいらっしゃいますが、それは決して自身にとってプラスにはなりません。自分だけで抱え込んでいる証拠です。

一度気持ちをリセットさせましょう。

いくら一生懸命でも”不機嫌”と見られたら誰も頼ることも頼られることもなくなり、周りにも悪影響を及ぼします。

②早いのがいいとは限らない

焦っていませんか？

早く終わらせようと時間を重視し始めると、自分の仕事のクオリティが下がります。どんなに急いでいても、大事なのは中身です。中身を大切にすることが肝心ではないでしょうか。

やむを得ない理由での遅れ、顧客の事を考えての判断であれば時間は「相談」可能な場合もあります。

③優先順位の決め方

やらないことから決める。

責任感が強い方だと、優先順位を「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」と考えちゃいます。

そんなとき、まずは”今”やらなくても大丈夫な事を付箋紙に書き出してみます。それを目につくところに貼っておきます。

選択肢を減らしたところで、残りの仕事で

「重要度・緊急度」で順位をつけてみてはどうでしょうか。

①重要度「高」緊急度「高」
②重要度「低」緊急度「高」
③重要度「高」緊急度「低」
④重要度「低」緊急度「低」

そしたら、とにかく今一番大事で急ぐ事から手を付けて集中しましょう。

そして自分がやらなくてもいい事であれば、他の人にお願いしましょう。

④人の助けを借りるには自分が助ける

仕事は自分ひとりの力では進められません。

どんな役割・立場の人でも絶対的にそうなんです。

だから、大変な時に助けを求めなければなりませんが、助けを求める相手が自分の周りにいなければなりません。

もし、「社員はいるけど他の部署だし、手伝ってとは言いにくい」ことがあるのなら、自分から力になってあげてみてください。上司でも他部門でも、「難しそうな仕事だからどうせ自分には手伝えない」と決めつけずに

「大変そうですね。手伝えることないですか？」

と声をかけてみてください。

助けを求める側は、ファイリング作業一つでも手伝ってほしいと思っているのではないでしょうか。猫の手も借りたいほどに。

その気持ちが分かる、日頃忙しいあなたは、ぜひとも手が空いているときに周りの人の力になってください。そしたらいざというときあなたの助けになってくれるはずです。

⑤計画を立てる

忙しくなるということは、仕事が集中している状態だと思いますが、それはあらかじめ予測できなかったのでしょうか。

そういったときは予測（計画）を立てていない事があります。

PDCAの”P”が大事だとよく言われますが、計画を立てていたのに忙しいのにはそれなりの原因があります。

⑥問題を考える

忙しいのは永遠に続きません。

想定外の仕事が舞い込んだ時は仕方ありません。

それより毎日四六時中忙しいときは、根本的な問題がありますので、その問題と向き合う時間を作る必要があります。

自分ひとりの力では忙しさを解消できない場合もありますので、

仕事のやり方なのか、キャパシティなのか、体制なのか、難しいところですが、原因について一度、上司や同僚など周りの方と話し合うことも考えてみてください。

⑦全力で休む

美味しいものを食べてください。

いつもより長くお風呂に入ってください。湯船に浸かることが大切です。近くの銭湯なんかもリフレッシュにいいかもしれません。

そしてできる事なら、思い切って早寝して、思い切って早起きしてみてください。

朝に仕事をしてみて下さい。するとその日一日が少し軽くなります。

深夜の作業、残業はおすすめしません。

なるべく早く終わらせようと、勢いで残って仕事しがちですが、疲れて効率は悪いし、夜はネガティブ思考に陥りがちです。

まとめ

一人で奮闘せずに、朝方にシフトしたり、周りに助言をもらったり、違った角度から仕事を見つめる事ができれば、自らやり方を変え、現状も打破できるのではないでしょうか。

なかには、忙しさを楽しんでいる方もいらっしゃいます。

常に、仕事のやり方を工夫し新しい事へチャレンジしていける方は、忙しい中にも成果をあげ、やりがいを持っている方ではないでしょうか。

ただ、どんな方も忙しさにかまけて、自分をぞんざいに扱ったり、仕事の質を下げないように気を付けてください。

筆者自身もそうありたいと常に心がけています。

以上、最後まで読んでいただきましてありがとうございました。

次回もよろしくお願いします。