事務職と管理職とIT - #16 事務さんの手帳活用術

この記事は事務さんこそ使ってほしい手帳の活用について書いています。

1.卓上カレンダー

デスクワークされる方で卓上カレンダーを置いている方は多いでしょう。

事務さんによく見かけるのは、そのカレンダーにチョイチョイと予定を書き込んでいるところ。

予定管理は良いことなんですが、もうワンランク上げた仕事をするために手帳をおすすめしております。

事務さんで手帳を持っている方は意外に少ないんですよね。

プライベートで使っているけど仕事では使っていないという方もいらっしゃいました。

”できる”事務さんは手帳を常に持ち歩き、上司との話や打ち合わせに持参します。ふいに発生する仕事に打ち合わせ中でも受け答えができるようにです。

普通の事務さんは話の途中にパタパタと慌てて卓上カレンダーを取りにいきます。

卓上カレンダーの弱点は卓上でしか使えない事です。

それと狭いスペースには書くことが限られているという事です。

2.何を書くか

カレンダーと手帳の違いは余白・メモ欄がある事です。

カレンダーに書いている事(行事)プラス、やらなければならない事を書きましょう。

週単位、月単位で分けて、それぞれ、トビラページに書いてみてください。

最初は今週やらなければいけない事を書き込むことから始めると良いです。ポイントは今週中に終わらせるものではなくて「今週中に着手する」という事も挙げることです。

提出日・締め切りがあるものはその前日に「チェック」と書いてください。

自分が”やらなければ”と思っている事は「開始日」と「終了目標日」を決めてください。

指示されたこと、思い出したこと、気付いたことは、すぐに書き込んでください。

「○○さんにTEL」
「○○の計上」
「○○の作成」
など普段は付箋でモニタ周りに貼り付けるような事を書いておきます。