【このワードに注意】 10秒でできる思考停止を回避するやり方
こんにちは、かろやかです。
暖かくなってきましたが、みなさんいかがおすごしでしょうか。私は花粉症の季節がようやく過ぎ去りそうで鼻呼吸のありがたさを実感しています。
さて、本日のノウハウですが、思考停止ワードについてです。
思考停止というと、ちょっとわかりづらいのですが、ここでは「これ以上深く考えなくなってしまう状態」という定義として使用させていただきます。
例えば、日常業務のふとした時に使われるメールのタイトルや、会議のアジェンダなどの「○○について」という表記がつけられます。
メールや会議の目的を伝える上で、非常にわかりやすい表現なのですが、こういったよくある表現を普段どのくらいの頻度で使っていますか？
簡易セルフチェック
メール / スライド / アジェンダのタイトル
・「○○について」を多用しがち
タスク / ネクストステップ
・「〜を確認する」を使いがち
・「〜を検討する」を使いがち
・「〜を調整する」を使いがち
全くこれらを否定する意図ではないのですが、特にタスクやネクストステップを残す時に、「確認する」「検討する」などを使う場合、どのような状態を表しているか、特定できていないことが多いです。
それをいったん「確認する」で丸めて表現してしまうのです。
私の失敗談
私がはじめてプロジェクトを管理した時の話です。
5人くらいが関わる小さめなプロジェクトだったのですが、その時にまだプロジェクトの範囲や具体的なアクション計画が固まっていなかったフェーズからスタートしました。
私は、メンバーが「こうやった方がいい」というアイデアをなるべく残そうとタスクとして落とし、次の進捗確認の場までに締め切りを設定するという管理を行いました。これによって抜け漏れがなくなり、効率的に進めるだろうと思っていたのです。
そのやり方は機能し、しっかりとタスクは残ってメンバーが見られる状態を作ることができました。
ただ、それから何週間もタスクはリストに積み重ねられて残ったままの状態でした。一向に処理されないリストを見ながら、毎週会議を重ねるごとに増えていくタスク…
管理している私も、宿題が振られているメンバーも困ったような、焦るようなもやもやとした状態がずっと続き、なんとそのままプロジェクトが終了してしまいました。
完了条件は何か
いやー非常にお恥ずかしいですが、ぐちゃぐちゃとなった失敗談でした。
これを回避する方法は「完了条件を明確にすること」です。
この「確認する」タスクが終わった状態とはどういう条件で表されるかを明らかにすることです。
よく「5W1Hなどで表せ」といわれますが、個人的にあまり好みではありません。
曖昧な5W1Hで書いて満足してしまうことが多いからです。
私が意識している条件は「自分を含めて周囲の人が想像できる状態」と表現しています。
無駄に5W1Hを網羅するよりも、一緒に仕事をする人がイメージできる状態を目指した方が実用的だと感じています。
必ずしも絶対的なファクトで表せずとも、周囲の理解度・納得度が得られるレベルでの表現で十分だと思っています。
（もちろん完全に個人的な見解ですので、みなさんにあったやり方をお使いください汗）
具体的ノウハウ
本題に戻らせていただくと、思考停止を回避するやり方とは
・タスクやタイトルを書くときに、10秒だけ時間をとって読み返す
・「自分を含めて周囲の人が想像できる完了条件」になっているか評価する
・曖昧だった場合、そのタスク担当の人に「イメージできる完了条件」を丁寧に確認する
これによって、思考停止状態はかなりの割合で回避できます。
本日の要点
・「○○について」「〜を確認する」というようなタスクは、具体的な状態を特定できていないことが多く、それ以上深く考えられない状態（思考停止）を招く
・タスクが処理されないまま積み残しのままとなる
・これを回避する方法は「完了条件を明確にすること」
・完了条件とは「自分を含めて周囲の人が想像できる状態」
最後に
最後まで読んでいただきありがとうございました。
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