【Power Point講座】資料作成が格段に早くなる一橋大卒、現役コンサルタントが教えるショートカットキー術

0.ショートカットキーはQoLを高める

社会人ならば誰もが使ったことのあるPower Point。資料を作成する上では絶対に欠かせないツールです。

死ぬほど資料を作る日々の中で身につけた資料作成術の中でも、今回は、実践的なPower Pointのショートカットキーをご紹介します。

GoogleでPower Pointショートカットキーと検索しても一覧が表示されるだけで優先順位がわかんなかったり、使い道がわからないものを紹介しているサイトが多いですよね。

その点私は、みなさんが知っているであろう会社でコンサルをやっており、日々優秀な先輩達に揉まれながら、実践の中でショートカットテクニックを磨いてきました。ですので私が厳選したショートカットキーを覚えてもらえれば、きっと会社員の方も、学生さんも今までより格段に早く資料が作れるようになるはずです。右クリック押したり、メニューバーから選択する動作を減らしてストレスの少ない効率的な資料作成を目指しませんか？

1. どれだけわかる? Power Point ショートカットキー

まずは、下のショートカットキーのうちどれくらいわかりますか。

①Ctrl + C

②Ctrl + V

③Ctrl + S

④Ctrl + A

⑤Ctrl + Shift + V

⑥Ctrl + Shift + <(>)

⑦F4

⑧Shift + F5

①~④はPower Point使って仕事しているならば絶対に知っておかないといけないショートカットキーです。⑤〜⑧は知っている人も知らない人もいるショートカットキーかと思いますが、身につけておいて損はないものです。（もちろんこれ以外にも見つけておくとよいものはいっぱいあります。）

2.Power Pointショートカットキーを覚える理由

そもそもショートカットキーを覚える必要がなぜあるのか。理由は超簡単。その方が仕事が早くできるからです。

ショートカットキーで使える機能はもちろん、ショートカットを使わなくても右クリックやメニューバーから選択すれば同様の機能を利用できます。しかし、ショートカットキーを使うことでそのスピードが格段に上がります。その分生産性が高まるので大量の資料を作成する人間にとってはトータルで大幅な時間削減につながるのです。

まして、コンサルタントはクライアントから受けた話をその場で資料に反映したりすることも多いです。その場合、クライアントを待たせることなく、素早く資料を修正できたらかっこいいですよね。こいつできる！ってなりますよね。（その場で修正することで後で認識齟齬も出にくいのでおすすめです）

3.覚えるべきショートカットとその活用シーン

さぁ、ここから本題です。覚えておくと便利なショートカットキーを紹介していきます。

コピー＆ペーストみたいな簡単なものは当たり前体操すぎるので割愛します。（こんなん有料で紹介したら殺されると思います笑）

■文字を大きく（小さく）するショートカットキー

Ctrl + Shift + >(<)

サムネイルにも記載しているショートカット。使用シーンとしては、言わずもがなですが、テキスト、図形に記載している文字の大きさを変える時に使います。＞（＜）を押した分だけ文字サイズが1段階ずつ大きく（小さく）なります。

資料を作成している時に、いろいろ書いたりオブジェクト配置しているうちに文字が入らなくなったりしますよね。そんな時はこのショートカット！！

■書式のコピー/貼り付け

Ctrl + Shift + C / Ctrl + Shift + V

一般的なコピー＆ペーストのショートカット（Ctrl + C(V)）にShiftを加えたもの。書式のコピー、貼り付けができます。何をいっているかと云うと、例えば下のようなフォントも色も違う潤吉BOXが二つあります。左の潤吉BOXをクリックで選択してCtrl + Shift + Cを押します。

次に右の潤吉BOXを選択してCtrl + Shift + Vを押すと、、、フォントや図形の色を揃えることができました！！！

これは例えば、いろいろな人が作った資料をマージしたりする時に使えます。フォントや色が違っても逐一文字の種類をメニューバーから選択したり、色を変更したりする必要がないのです。

■前の動作を繰り返す

F4

これはめちゃくちゃシンプルですが、とても使えます。パワーポイントを使う時に資料の統一感をだすために文字の大きさ変えたり、フォントを変えたり、図形の枠線の色変えたりするのを複数ページにわたって行う時ないですか？

そんな時に便利なのがF4キー。これは前に行った動作を繰り返せるという機能です。例えば、色を赤から青に変えた場合、他の箇所の色も赤から青に変えたいと思った時、F4を押すだけでよいのです！

■グループ化/グループ化解除

Ctrl + G / Ctrl + Shift + G

スライド上のテキストボックスや図をまとめて選択して、Ctrl + G を押せばオブジェクトのグループ化ができます。 

使うシーンとしては、資料の書き込みが多くなって、配置しているオブジェクトをまとめて移動させたり、サイズ変更したいと思った時に使えます。

 グループ化を解除するにはCtrl + Shift + G を押します。

■オブジェクトのサイズ変更

Shift + ↑(↓、→、←)

Ctrl + Shift + ↑(↓、→、←)

オブジェクトのサイズ変更、マウスでやってないですか？うまくできないとイラつきますよね。もうそれとはおさらば！

Shift + ↑ キーで縦方向に大きく、Shift + ↓キーで縦方向に小さくできます。 

さらに、Ctrlキーを同時に押しながらこのショートカットキーを使うと、より細かく大きさを調整できます。これがめちゃくちゃ便利！！

■段落を揃える

Ctrl + E　真ん中揃え

Ctrl + L　左揃え

Ctrl + R　右揃え

文字を真ん中に寄せたり、左に寄せたりして、きれいに見せたい時ありますよね。

例えば、箇条書きにするなら左揃えにしたり、ヘッドメッセージを強調したい時は真ん中に揃えたりしますよね。そんな時に使ってください。

■検索、変換

Ctrl + F　検索

Ctrl + H　変換

あ、この文字全部直したい、他社さんの名前入っている資料の名前の部分だけ消しておきたい。こんな時ありますよね。上のショートカットで検索して、変換しちゃってください。自分で探す必要なんてないんです。

■現在の画面をスライドショーの全画面表示

Shift + F5

タイトルのまんまですがPower Pointの現在の画面を全画面表示できます。これはプレゼンの時とかにさらった使うと便利です。覚える優先度は高くないです。

スライドショー終了する時はESCキーです。これは知ってますよね

■おまけ

もうお腹いっぱいだと思いますが、おまけ。

Ctrl + B　太字

Ctrl + U　アンダーバー

Ctrl + I　斜め文字（これは使うシーンほぼない）

Ctrl + X　切り取り（これは常識）

Ctrl + Z　直前の動作を元に戻す（これも常識）

Ctrl + S　保存（これも常識）

いかがでしたか？

いくつぐらい知っていましたかね？

今知らないものがいっぱいあっても全然問題ないですが、覚えるためには意識的にショートカットを使う必要があります。最初は逆に効率が悪く感じるかもしれませんが、使い慣れれば驚くほど効率が上がります。辛抱強く使ってください。

できるコンサルタントの人は確実に上に書いたようなショートカットはさくっと使いこなします。これができるようになっても土俵に上がれるだけに過ぎないのです！

パワーポイントにはこれ以外にももっともっと色々なテクニックがあります。

一緒にパワーポイントの達人を目指しましょう！！！

潤吉