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エンジニアとタスク管理の話

タスク管理を行う重要性は言わずともわかると思います。
僕は普段ソフトウェア開発の仕事を行っていますが、開発業務において締め切りは重要視されます。

リリースの日程が決まっているのでその日までに仕様決定、設計、開発、評価、バグ修正を一通り行わなければならないわけで、そのためにはいつまでに開発を終わらせるか、いつまでに評価を終わらせるか、それぞれ区切りをつけて業務を行なっています。
どこかの作業で遅れが生じると、最悪の場合リリースに間に合わなくなったり、日程を遅れさせなければならなかったり、、、
それはそれは大変です。
そうならないためにも、いつまでにどこまで完成させるかのマイルストーンを設定し、その日までに一区切りをつけて業務を行う必要があります。

しかし、長期的なスケジュール管理だけでは今日何をやればいいのか、どこまで終わらせればいいのかを把握しづらいので、タスク単位に落とし込んで、優先順位をつけて日々タスクをこなしていく必要があると考えています。

エンジニアに限った話ではなく、仕事をこなすうえでタスク管理は非常に重要です。

ということで、今回はタスク管理についての話です。

タスクに優先順位をつける

その日行うタスクでどれから手をつけるか。
僕の場合、タスクの優先順位の付け方は、「緊急度」と「重要度」に従って決めています。
タスクの緊急性を「緊急度」、重要性を「重要度」と定めて、2つの指標でタスクの優先順位を定めています。
緊急度が高くかつ重要度が高いタスクは最も優先順位が高く、そのようなタスクは早急に片付けなければなりません。
例えば、リリース前にバグが見つかった時(こんな時は大忙し。)は優先度を高くしてタスクをこなしています。
逆に締め切りまで余裕がある資料の作成などは優先度が低いタスクとして割り当てています。
毎朝タスクを整理し、優先度の高いタスクから手をつけるようにしています。
朝タスクを整理することで、その日に何をしなければいけないのか、その日一日をどう過ごせばいいのかが整理できます。
優先順位が似通ったタスクが並んでいるときは、僕の場合は午前中に頭を使うタスクをこなすようにしています。
午前中の方が脳が冴えていて、考え事をするのに最適であるからです。
逆にお昼ご飯直後や、定時後など、眠かったり疲れている時は脳を使わず手を動かすタスクに時間を割くようにしています。
人によって集中できる時間帯は異なると思うので、試行錯誤しながらタスクのスケジューリングを行なってみてください。

タスクを適切に管理するために

タスクを管理は脳内では行わず、TODOのツールを使ったり、メモしておいたりするのがオススメです。
「覚えておこう」とすると、何か割り込みの仕事が入ったり、他の作業をしている間にあっという間に忘れてしまいます。
基本的に記憶はあてになりません。
この次に何をすればいいんだっけ?と思い出している時間も勿体無いです。
僕はその日行うタスクは、机上のメモ帳にTODOリストとして書き出しています。
メモ帳に書き出しておくことで、PCの画面上で別の作業を行なっている最中でも瞬時に確認できるからです。
また、終えたタスクは横線で消すと達成感があるので仕事をした気分になりオススメです。

割り込みのタスク

一日の最初に立てた計画通り順調にタスクをこなすこともあれば、割り込みの仕事が入って計画が狂うこともあります。
ちょっとした仕事を頼まれたり、バグの報告を受けたり、緊急の打ち合わせが入ったり、なかなか計画通りには行きません。
数分程度で片付くようなものであれば、それまでこなしていたタスクを一旦止めて、割り込みのタスクを片付けなければいけない場合もあります。
そのような割り込みの仕事に対しても、他のタスクと同様に「緊急度」と「重要度」を考慮して優先度を決めています。
緊急度が高くて今すぐ行わなければならないタスクであれば、今行なっているタスクは一旦止めて、割り込みのタスクに専念しましょう。
逆に翌日に持ち越してもいいようなタスクであれば今日行う必要がないので翌日のタスクリストに入れます。

メール、チャットの対処

一日のうちで最も割り込みが多いのはメールやチャットなどのコミュニケーションツールです。
一日のうちで何通もメールは送られてきますし、チャットに関してはもっと頻度が多いです。
ただ、その多くは自分に向けられたものでないこともほとんど。
自分宛でないメッセージはすぐに確認する必要はありません
多少時間を置いてから確認しても怒られないでしょう。
ですので、僕の場合はメールに関しては通知を無効に、チャットの場合も自分にメンションがついていないメッセージに関しては通知を無効にしています。
メールとチャットを確認するタイミングはこなしていたタスクが終了したタイミングにしています。

以上、今回はタスク管理の話でした。
何か参考になるものがあれば試してみてください。



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