仕事が早くなる簡単タスク管理（とにかく捨てる）

今回は「仕事が早くなる簡単タスク管理」シリーズの８つめになります。

過去の内容は下記リンクを参照ください。

皆さん５Ｓという言葉はご存知でしょうか？
整理・整頓・清掃・清潔・躾のことです。ローマ字にした際の頭文字のSから５Ｓと呼ばれています。
私もこれまで多くの会社で業務改善のサポートをしてきましたが、最も基本的で更にすぐに効果が出るのは、５Ｓの中の“整理”です。

５Ｓで言う整理とは「要るものと要らないものを分けて要らないものを捨てること」です。

この捨てるという行為が本当に重要です。
物が多いと本当に無駄な時間が多くなるし、ミスも増えます。ごちゃごちゃしていると精神衛生的にも良くありません。
使う見込みがなければ新品でも容赦なく捨てるくらいの気持ちを持つべきです。多くの場合、いつか使うかもしれないと思って取っておいても使いません。余程特殊で高価な物でない限り、本当に必要になったらその際に買えば良いのです。その時に買うコスト以上に物が多いことで失うものが多いのです。物が多いと必要な時に見つからずに結局購入するということにもなりかねません。

なぜ私がそこまで物を捨てることにこだわるかというと私自身の物の管理能力が低いからです。物の置いた場所を把握することも、探すこともとても苦手です。かつては必要な物を見つけられずにイライラすることがとても多かったです。しかし、容赦なく捨てるようになってから物を見つけられないということが極端に減りました。不要なものが減ったおかげで生産性も向上しました。

ちなみに現在は以下のように物を管理して（捨てて）います。

まず仕事で使用した資料は後日必要になるかもしれないので２ヵ月程度はそのまま決めた資料置き場に貯めておきます。約２ヵ月経ったらまとめて捨てます。これまでの経験で２ヵ月以上前の紙の資料が必要になったことはありません。とても重要なものだけはスマホで写真を撮ってデータで保管しています。
会社案内などの資料を大切に保管している方が多いですが、後日活用することはほぼありません。ＨＰを見れば同じようなことが書いてあります。何となく捨てるのが申し訳ない感じがするかもしれませんが、そんな変な慈悲の心で無駄な時間を掛ける訳にはいかないので思い切って捨てましょう。

捨てにくいものと言えば、名刺です。名刺も受け取って半年程度経って使わなかったら捨てます。データでの管理もしていません。勿論、管理していた方が何かと便利かもしれませんが、その手間とその後の活用頻度を考えると私は何もせずに捨てるという選択をしました。いただく名刺が多いのでもはや昔のようなファイル収納をする余裕もなく、自分の管理能力では必要な時に見つける自信もありません。だから必要なものだけピックアップしてそれ以外は割り切って捨てます。
名刺の内容はちょこちょこ変わるし数年ぶりに会ったら改めて名刺交換するので、このやり方で10年間困ったことは一度もありません。名刺も捨てにくいという気持ちのせいで無駄な時間を掛けてしまう代表格です。

書籍は年に一度大量にリサイクルショップに売りに行きます。読まずに積読になっている本も読む予定が無ければ売ります。勿体ないような気がしますが、持っていることで失うものよりは勿体なくありません。

案内のような紙もスマホで写真だけ撮って捨てます。パーティやイベントの案内は場所と時間が分かれば問題ないことがほとんどです。スマホで写真を撮った方がいつでも確認できますし、原本を保管することで消費する精神的なエネルギーを節約できます。

読まないメルマガは即刻配信停止にしましょう。読まないメルマガの通知に反応する時間が勿体ないですし、必要なメールが埋もれてしまうリスクもあります。

また捨てることもそうですが、物を増やさないようにするために貰わないことも重要です。私はコンサル先の会議に出て渡された資料は失礼に値しない状況であれば、だいたいお返しします。機密情報が記載されているものを社外に持ち出すことも危険ですし、どうせその後に見ることはないので無駄に物を増やさないようにします。必要であればその場で写真を撮ってデータで保存します。
飲食店や小売店で渡されるポイントカードや集めるとお得になるクーポンなども貰わないようにしています。色んなお店に行く中で毎回ポイントカードを貰っていたら財布に収納できないし、管理能力の低い自分ではどうせ集めきれません。集めたら得することも多いのかもしれませんが、本当に大事なこと以外に頭を使いたくないのでそこで脳のＣＰＵを使わないようにしています。

このようにとにかく、“要らないものを捨てる”ことで物を減らすことが生産性を上げる重要なポイントです。