仕事が早くなる簡単タスク管理

経営コンサルタントとして年間100泊の出張をしながら、プライベートでは家族と海外旅行もし、週末も毎週のように子供と遊び出掛けています。一般的にハードだと言われる職種ですが、仕事で徹夜したことは過去5年間で一度もなく、過去10年間でも1～2回しかしたことがありません。
最近では書籍の執筆も行いパーソナルトレーニングにも通っています。色んなことをしていながらも睡眠時間も人並みに確保し、社内外の納期もほぼ遅れることもありません。
以前ある人から“普通の人の2倍以上のペースで生きていますね”と言われるほど様々なことをしている気がします。手前味噌ですが、一つ一つのタスクをスピーディーにこなしていると思います。最近ではもう少し応用した方法を採用していますが、かつて実施していた簡単なタスク管理を紹介したいと思います。

どのようなタスク管理かというとまずは、毎朝現在抱えているタスクを全て書き出します。
タスク①：社内の旅費精算
タスク②：顧問先X社向けの資料の作成
タスク③：上司へのクレームの報告
タスク④：顧問先Y社の研修事前課題送付
タスク⑤：人間ドックの予約
タスク⑥：営業アポメール送付
タスク⑦：メルマガ原稿作成
タスク⑧：顧問先X社の財務分析
タスク⑨：新規案件の提案書作成
タスク⑩：セミナーのリハーサル
タスク⑪：今月の勤怠入力
のような形です。このように日々自分のタスクを書き出すことで抱えているタスクが漏れることを防ぎます。

次にこの全てのタスクが今の自分の実力でどれくらいの時間が掛かるか書き出していきます。
タスク①：社内の旅費精算　0.5時間
タスク②：顧問先X社向けの資料の作成　2時間
タスク③：上司へのクレームの報告　0.5時間
タスク④：顧問先Y社の研修事前課題送付　1時間
タスク⑤：人間ドックの予約　1時間
タスク⑥：営業アポメール送付　1時間
タスク⑦：メルマガ原稿作成　2時間
タスク⑧：顧問先X社の財務分析　3時間
タスク⑨：新規案件の提案書作成　3時間
タスク⑩：セミナーのリハーサル　2時間
タスク⑪：今月の勤怠入力　0.5時間
このように時間を書き出すことで、自分の抱えているタスクに必要な総時間をざっくり把握することができます。タスクを大量に抱えていると、終わらなかったらどうしようという漠然とした不安に襲われます。しかし大量のタスクを抱えていたとしても今週は毎日4時間残業すれば何とか終わるなということが分かると、大変であることは分かっても精神的にはとても楽になります。トンネルに入った時に出口が見えないと不安ですが、凄く遠くても出口が見えると安心するのと同じ心理ですね。

全てのタスクと必要な総時間を把握できたら、一日のスケジュールに落とし込んでいきます。この時に心掛けるのは重要度と納期です。早く実施した方が良いものや納期が近いものは優先的にスケジュールに入れ込みます。また朝の脳がフレッシュな時間に考えないといけないものを優先的に入れ、夕方は出張の手配など疲れていてもパフォーマンスに影響が出ないものを入れるようにします。

完了したタスクは消し込み、翌日再度そこに新しいタスクを付け加えます。

このように特にどうということはないタスク管理ですが、普通のTodoリストでの管理と比べて３つの点で優れています。
まずは嫌なことを後回しにしないことです。例えば「上司へのクレームの報告」というタスクはあまり楽しい仕事ではありません。Todoリストで一つずつやることを選んでいくスタイルだとどうしても後回しにしたくなります。しかし朝の冷静な段階でスケジュールを決めていると意外と客観的に自分のタスクを見ることができ、本来あるべき優先順位を付けることができます。実際にいざ報告という段階になると嫌な気持ちになりますが、そういうスケジュールになっているという事実があると逃げそうになる自分を後押ししてくれるものです。
２つ目は一つ一つのタスクの時間を意識するようになることです。当然、実際取り掛かってみると予定通りの時間にタスクが終わらないことがあります。しかし、大事なのはちょっと押し気味だなと自覚することです。予定より遅いと自覚することで仕事のスピードが早くなります。
3つ目は自分の実力を把握できることです。今の自分の実力で、どのタスクにどれくらいの時間が必要なのかを毎日仮説検証することで、その精度が上がり、自分のタイムマネジメント能力が高まります。

とても簡単なタスク管理なのですが、この手法を若い頃から使い時間を意識することで、時間に対する感覚が磨かれました。仕事に追われている感覚がある方は是非試してみてください。