仕事が早くなる簡単タスク管理（週間編）

先週アップした「仕事が早くなる簡単タスク管理」が好評だったので、今回はその発展形である一週間のタスク管理を紹介したいと思います。

２０代の頃は先週紹介したように、①一日のタスクを洗い出し、②優先順位を付け、③タスクの所要時間を明確にしてスケジュールを決めるというタスク管理をしていました。

しかし３０代になり、仕事のボリュームが増えてより計画的にタスク管理をしなければならなくなったこと、結婚をしてプライベートの時間も大切にしないといけないと感じたことから一日の仕事のタスク管理だけでなく、もう少し長期的な視野を持ちプライベートも充実するようなタスク管理をすることにしました。
そこで始めたのが一週間のタスク管理です。

上記が週間計画です。①タスクを洗い出し、②優先順位を付け、③タスクの所要時間を明確にしてスケジュールを決めると、という３つのポイントは変わりませんが、これまでと違い一週間という長期スパンで終業時間外や休日にやるべきことも決めるようになりました。このサンプルを作成したのは年末だったこともあり、ふるさと納税で何を貰うかの検討なども一週間前にはいつ、どのくらいの時間で終わらせるかを決めています。また移動時間で何の本を読むのかも細かく決めています。このスケジュールを朝夕の一日二回メンテナンスし、修正しながら実行します。

このように週間編に発展させるようになったメリットとして、終業時間外の生産性が格段にアップしました。具体的には①より納期に余裕を持ったタスク管理ができるようになった、②プライベートの行動が計画的になり、家族と過ごす時間の質が高まった、③業務時間外のインプット（勉強）時間を確保できるようになった、④運動する時間が増えて健康になった、という点です。
プライベートの時間も場当たり的では非効率になることが多いです。例えば当日の朝９時に遠方で面白いイベントがあったとしても、そこから準備していては間に合いません。行けたとしてもスタートが遅いと渋滞に巻き込まれ、イベント会場も行列ができているので無駄な待ち時間が増えてしまいます。
私は無駄な時間を使うのが大嫌いなので、プライベートで遊びに行くときは早朝に出掛け必ず開場時間前に現地に到着するようにします。ランチも早めに取り混雑を回避します。海水浴も少し寒いですが７時台に初めて、混雑する１０時前には大体終わらせてランチの場所に行く準備をします。
業務時間外は決めておかないとダラダラと何もしない時間が増えてしまうので、そのような時間には勉強や運動をします。新幹線で移動する際も、計画的に何の本を読むか決めておかないとついついYouTubeやマンガを読んで終わってしまいますし、休日の夕方なども何をしていたか思い出せないような時間を多く過ごしてしまいます。そんな時にもやることを明確にしておけば、前回の内容にあったように弱い自分を後押しして頑張れます。

ここまで書くと、息苦しい・・と思われるかもしれませんし、一週間後の予定なんて変わるだろうと思われるかもしれません。実際疲労が蓄積して、もうこれ以上頑張りたくない！という気持ちになることもありますし、別な予定が入ることもあります。その時はその都度判断して柔軟に変更します。
たとえ途中で予定通りいかなくても一つだけ間違いないのは、何も計画を立てずに過ごした一週間よりは良い一週間になっているということです。自分がベストだと思う一週間をイメージして、それを計画に落とし込むという作業を毎週繰り返すことが豊かな人生を送る上でとても大切なことだと思います。仕事だけの人生ではなくプライベートも充実させるために仕事以外の時間もしっかり計画を立てる習慣も身に付けましょう。