仕事が早くなる簡単タスク管理（年間編）

先週、先々週アップした「仕事が早くなる簡単タスク管理」「仕事が早くなる簡単タスク管理（週間編）」が好評だったので、今回は更にその発展形である年間のタスク管理を紹介したいと思います。

私は例年、年末に翌年4月～翌々年3月の予定を決めています。どのような視点で予定を決めるかというと、①人生でやりたいこと・成し遂げたいこと、②長い日数がかかるスケジュール、③移動の効率です。

まず「①人生でやりたいこと・成し遂げたいこと」ですが、私は上司の勧めで年末に今年の10大ニュースをまとめ、それに合わせて人生においてやりたいこと・成し遂げたいこと、来年の10大ニュースにランクインさせたいこと、来年の目標を設定しています。

10大ニュースは下記のように仕事・プライベート織り交ぜながら書き出します。

毎年更新していますが、一年間を振り返り、自分が昨年よりも成長できたかどうかが確認できます。なお10大ニュースは社内のメンバーやコンサル先企業の幹部メンバーなどとも共有することで、お互いどんな一年だったのか理解するようにしています。

次に来年10大ニュースにランクインさせたいこと、更には来年以降の人生で成し遂げたいことをまとめます。ここはあまり現実的に考えると大きな夢を描けないので妄想レベル(笑)で考えます。

そこから具体的に来年の目標と具体的なアクションを設定します。

このように年間の大きな方針を決定します。

また個人的に子供のイベントはフルで参加した方針なので、昨年の実績や学校で事務をしている妻のネットワークを駆使し、この時点で翌年以降の学校イベントを予測し、日程を空けるようにしています。

そうしたら次は「②長い日数がかかるスケジュール」を決めていきます。
具体的に言うと今年は家族で海外に行くということを目標にしていました。海外に行くとなるとパスポートやビザなど早い段階で予約をする必要もあり、直前に行こうと思ってもいけません。直前だと価格も高騰し、行きたい場所は予約で一杯、そして何より既に他の予定が入っておりスケジュールが取れないという事態に陥ります。

有名な７つの習慣でも言っているように、まずは大きな石（重要事項の予定）から入れないと、小さな石（それほど重要でない予定）で埋まり、大きな石を入れられなくなります。まずは人生において、大切にすべきことの予定を入れるようにします。

ちなみに今年家族で海外旅行に行くという目標を立てたのは理由があります。昨年娘の中学受験が終わり、長男・次男も小学校低学年のため当面受験はありません。娘は中高一貫の学校ということもあり、我が家では少なくても3年は受験がありません。
次の受験期を終えた時期には娘は家族旅行に付き合ってくれる保証はなく、長男・次男が部活をしている可能性があります。そのため、今年から3年は家族全員で長期の旅行に行ける人生最後のチャンスだと考えています。最近の海外旅行はインフレや円安の影響もあり衝撃的な価格でしたが、このタイミングを逃すと実行は難しいと思い、決済のクリックをしました。

最後に「③移動の効率」です。北海道から九州まで幅広いエリアで仕事をしており、移動の時間は極力少なくしたいと考えています。主体的に意思を持ってスケジュールを入れないと、一週間の中で関東→九州→関東→九州→関東という動きになりかねません。時間もお金も無駄になるし、何より入れられる仕事が減ってしまします。ここ数年はおかげさまで、沢山のお客さまにお声がけいただけるようになりました。少しでも依頼に対応するためにも、効率的な移動を心掛けています。

年末時点で来年の予定なんて分からないと思われるかもしれません。確かに予定が変更になったり、予想が外れることで当初のスケジュールが狂うこともあります。しかし、何も予定を立ていない状態と比較するとやりたいことができることが多いですし、早めに計画をたてておけば・・と後悔することもありません。時間を有効に使い、豊かな生活をするためにも早い段階で予定を決めておくことをおススメします。スケジュールを制するものは人生を制するのです。