【チーム紹介】社内外の架け橋へ「総務・広報チーム」
こんにちは！総務・広報チームのワタナベです。
2023年4月から始めているチーム紹介。
11回目の今回はコーポレート部門の総務・広報チームです。
総務・広報チームの主な業務内容
経営陣、社員、社外関係者それぞれへの価値提供を行うことで経営に貢献することがミッションです。
業務は、総務・広報・労務・給与・各種手続きと多岐にわたります。
総務・広報チームの特徴
総務・広報チームの業務では下記が求められ、日々意識しながら仕事を行っています。
➀専門性
・労働基準法、労働契約法、男女雇用機会均等法、最高裁判例、労働安全衛生法などの知識
・給与・手続き、労務、総務の各知識・スキル
・会社で誰も対応しない／したことのない、社会的に初めて経験する事態に対処するスキル
②業務実行力
・多岐にわたるタスクを俯瞰して管理し、行動を計画・遂行する力
・社員からの申請情報、法律で定められた内容に基づき、「ミスなく・漏れなく・速く」給与計算や各種手続きを行う力
③情報収集、発信
・毎年変わる年末調整の申告方法、働き方改革関連の法改正、社会的なコロナ対応の動きなど、目まぐるしく変わる既存業務に関わる情報収集
（既存概念の焼き直しや誤った情報も多いためリテラシーも必要）
・執務室の様子や社内コミュニケーションツールを注視し、広報で使用できそうなネタの収集
・集めた情報を正確に、わかりやすく、適切なタイミングで社内外へ発信
ほかにも・・・
上記以外にも、身近なところでは会社の消耗品の在庫が切れる前に注文するといった、「当たり前」を途切れさせない先回りの気づきが求められます。
また、日々、社内の皆さまから寄せられる様々な依頼・相談に対応するフットワークの軽さ、状況を詳細に聞き出したり意図をくみ取るコミュニケーション力も重要です。時には、異なる階層・部署・事業所の間に入って調整役も行います。そこで聞いた困りごとなどは、必要に応じ会社の仕組みで改善していくよう、制度や規程の新設改訂等の参考情報として活かすように努めています。
その他、観葉植物に大量発生したコバエを駆除したり・・・
窓についてしまった鳥のフンを除去したり・・・
仕事を選ばずに行うことも求められます(笑)
総務・広報チームの一大イベント
当チームの一大イベント、それは「全社総会」！
半期に一度、前期の振り返りと今後の方針説明を行う「全社総会」を開催しています。3月は「リアル開催」、9月は「オンライン開催」で、2～3か月ほど前から準備を始めます。
当社は3月が期初です。その期初に行うリアル開催の全社総会は、札幌・東京・福岡各オフィスの役員・社員80名程が一堂に会する、年に一度の大切な場。総会後は懇親パーティも行います。
総務として社内コミュニケーションを活性化し一体感を感じられるようなイベントを企画・実施したり、広報としてその様子を発信したりしています。
次回、2024年3月に実施予定の全社総会は、当社として「初の試み」での開催となります･･･！詳細は総会終了後にnoteに掲載しますので、お楽しみに！
さいごに
総務・広報チームは札幌と東京にメンバーがいます。
オフィスの状況、それぞれの業務の進捗、法改正など社会的変化による今後のチームとしての対応等について、毎日密に連絡を取り合いながら仕事を進めています。
多岐にわたるタスク、急遽発生するタスクの実行で立て込んでいる時も、社内外の状況を見渡すアンテナは常に張っていたいと思います。
「社内の階層間・部署間・事業所間をつなぐ役割」
「フュージョンと社外をつなぐ役割」
を意識し、バックオフィス部門として、会社全体と当社に関わる皆さまに貢献できることは何かを模索し続けたいと思います！
▼フュージョン社長 佐々木卓也が書くnote記事をまとめています。
いただいた原稿を元に、こちらのnote投稿も当チームで行っています。会社の代表のメッセージを発信する大切なお仕事です。業務を行っていると、いち早くメッセージが読めるというメリットもあります(笑)
▼フュージョンという会社のことや働き方・制度、仕事内容などを紹介しています。
他チームの紹介記事も掲載中ですので、ぜひ見てみてくださいね。