【はじめてのエージェント説明会】実施までの全プロセスをまとめてみた
皆さんこんにちは 🙋🏻♀️ ポテンシャライトの阿部です。
ポテンシャライトでは、日頃からHRパートナーとして、採用企業さまそれぞれのニーズを伺いながら、多岐にわたるお仕事をご一緒させていただいております。
人事 / 採用担当の皆様からは、最近特に「エージェント企業(人材紹介企業)さまとのお付き合い」についてご相談をいただくケースが多いです。
もちろん、人事 / 採用担当としてエージェント各社さま向けの説明会に慣れている(もしくはエージェントご出身の方)も多いかと思います。
本noteでは、ベンチャー / スタートアップ向け企業様で「今週からどんどんエージェント各社さま開拓しておいて〜(by 経営陣)」などと「突拍子もなく採用活動のスタートダッシュを切らなければならない状況の方」を想定し、エージェントさま向けの説明会の実施方法を詳細にまとめてみました✨
では、早速はじめましょう!
1. エージェント説明会の重要性
早速ですが、いま、このタイミングで本noteをお読みいただいている方はおそらく「エージェント各社さまとの連携が重要」であることをすでに充分に理解されており、どのように「説明会を実践するか」が気になっているのではと想定しています。
筆者のnoteは前置きが長いことで話題になりつつあるので、今回は大幅なショートカットをして「本当に読んでいただきたい部分」をまとめようと思います。
なので…昨今の市場の変化については こちらのnote をぜひご覧ください!
また、本noteは こちらのnote の「超実践編」という位置付けで整理できればと思います。なぜ筆者が本noteでご紹介する手法をとっているのかの背景になりますので合わせてご覧ください。
いきなりポイントからまとめます。noteタイトルにもあるように「はじめてエージェント各社さま向けの説明会を実施される方」にはぜひ「開催における目的」「運営の障壁になりそうなポイント」と「その解消方法」を意識して読んでいただけたらと思います。
上記のように感じられる方もいらっしゃるのではないでしょうか。うまく課題にぶつからないように目的を達成するためにはどうすればいいのか…。もちろん採用企業さまによって様々な解決方法があると思いますが、ポテンシャライトがこれまでに公開しているノウハウを用いながら整理していきます。
2. エージェント説明会「集客」「ご案内」「当日までの流れ」
本項では、エージェント説明会を実施する「準備パート」として「集客 / ご案内(連絡) / 当日までの流れ(スケジュール)」についてまとめます。
2-1. エージェント各社さまの「集客」
まずはじめに、設計する必要があるのが「どのタイプのエージェント説明会を開催するか」です。エージェント説明会を実施するには、具体的に2種類の方法があります。
それぞれメリット / デメリットがあるかと思うので大まかにまとめると以下です。
直近、ポテンシャライトにて運営させていただくエージェント説明会は「① ”個別”エージェントさま向け」が多いです。理由としては、フロントのエージェントご担当者さま”以外にも”採用企業さまをc直接知っていただく機会提供をするためです。(ただ、一定の運営コストはかかるのでご状況に合わせてご選択ください。)
また「どのエージェントさまにお声がけしたらいいのか」については こちらのnote にまとめております。合わせてご覧ください。
2-2. エージェント説明会の「ご案内方法」
エージェント説明会の実施が決定し、どのエージェントさまにお声がけするかを設計した後は「実際のお声がけ」となります。具体的にどのような内容にするべきか留意点をまとめます。
それぞれ詳細を整理します。
2-3. エージェント説明会の「当日までの流れ」
実際にエージェント説明会が決定してから、実施当日までの流れを整理します。連絡から余裕を持って2週間ほど期間があると、開催(採用企業さま)側の準備も充分に進められるのではないでしょうか。
大枠のイメージとしては「参加概要のご案内」をしてから「個社のニーズに合わせて資料作成( or 既存の資料をアレンジ)」出来るとベストかなと思います。
3. エージェント説明会「資料作成」「当日・実施中の流れ」
次に、エージェント説明会の中でも「ちょっと重めタスク」である資料作成から当日 / 実施中の流れをまとめます。複数の人事 / 採用担当の方から「エージェントさま向けの説明資料どうしましょう…💦」といったお悩みを伺うことも多く、心理的・工数的負担が多い項目なのではないでしょうか。
3-1. エージェント説明会の「資料作成」
実際に当日お話しする説明内容から「どんなことを盛り込んだら良いのか」について整理します。基本的な内容と「追加でお伝えできるとより良い内容」をまとめました。
※ 挿入した画像2枚は こちらのnote に詳細をまとめています。
ポイントとしては「エージェントさま一人ひとりが目の前の求職者に会社 / ポジション紹介ができるか」どうかです。具体的なトークイメージを持っていただくことが出来るかが重要なポイントとなっています。
具体的なお話しする内容イメージは、ぜひ こちらのnote をご参照ください。実際の説明会の個別事例をご紹介しております。
また「どうやってスライドに落とし込むか」については、合わせて こちらのnote をご覧ください。ポテンシャライトで実際に活用しているプラクティスをまとめています。
当日「グッと引き込まれるプレゼンテーション」を実施するためには、当然ながら資料だけではなく「話し方」も重要です。こちらのnote にもポイントとなるコミュニケーション手法についてまとめております。ご参考になれば幸いです。
3-2. エージェント説明会の「当日・実施中の流れ」
いよいよエージェント説明会の当日を迎えました。当日、及び実施中の流れについて整理します。
それぞれ詳細なポイントを記載します。
4. エージェント説明会「実施後」「振り返り」「推薦までの流れ」
エージェント説明会を実施したあとは、誰もがほっと一息つきたくなるかと多います…!ですが、このタイミングでもう一踏ん張りできると、その後の求職者ご推薦に繋がるのでぜひ参考にしていただきたいです。
それぞれ詳細をまとめます。お礼メール1つでも工夫できるポイントはたくさんあります。
5. 最後に
いかがでしたでしょうか。本noteでは、具体的にエージェントさま向けの説明会をどのように実施したら良いかをまとめました。個社ごとの工夫ポイントなどは企業さまによって異なるかと思うので、ご担当者さまそれぞれのオリジナリティ溢れる説明会になると良いなと思っています。
今回ご紹介しきれなかった、エージェントさまを活用した採用については、ポテンシャライトも様々なnoteを公開しておりますので、それぞれのお悩みに合わせてぜひご覧ください!
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