【即実践】本当に誰でも簡単にできる！「伝わる」説明の極意

こんばんは、だぴてぃです。

職業柄、わかりやすい説明をすることには普段から気をつけており、対面なら言葉の使い方、資料ならデザイン、環境なら視覚への訴え方など、様々なことを試しています。

わかりやすい説明ができると何が起きるかというと【行動までの時間が短くなる】ことです。つまりは、判断に時間がかからないのでアクションが起こしやすくなるんですね。

これが出来ると仕事は楽しくなります。
ちょっと工夫をするだけでチームの生産性がグンと上がったり、説明した相手が思ったとおりに動いてくれるようになります。

でも、説明って難しいんですよね。
いろんな本を読んでも、書いていることは様々です。

・端的に表現
・カラーに気をつける
・短く
・インパクトを与える
・イメージできるように
・結果から伝える

など「そんなことはわかってるんだよ！」と言いたくなるようなことしか書いていません。

結局は自分で工夫して、トライアンドエラーで研ぎ澄ませていくしかないんですよね。

なので今日は僕が試行錯誤して実践して効果のあった例だけ示そうと思います。
業種や業態、チーム構成、メンバー特性によっても全然変わってくるのが説明の難しいところです。

使えるものはパクって試して、結果を判断して、カスタマイズしていくことで説明は研ぎ澄まされていきます。

では見ていきましょう！

🔆3ワードプレゼン

その名の通り、3つの言葉でモノゴトを説明します。

たとえばiPadを知人に説明するなら、こんな感じです。

iPadってどこでも持ち歩けるからノートPCより便利なんだよね。しかも起動が速いし、すぐ作業できる。Apple Pencilを使えば手書きでメモもできるし、Magic Keyboardっていう専用のキーボード付ければPC並みに作業もできる。ほぼできないことはないってくらい便利でオールマイティなんだよね。

これを3ワードプレゼンで言い換えるとこうなります。

✅軽い！
✅速い！
✅万能！

文章にすると長くなってしまいますが、単語にするとたった6文字で表現できます。こうすることで受け取り側に強烈なインパクトを残すことができるようになります。これだと詳細はわからなくても「iPadって便利なんだな〜」って印象にはなりますよね。

会議などでは冒頭に「今日のテーマはこの3つです。」と提示しておけば、自然と印象に残りやすくなります。ダラダラと思っていることを順番に話すより、断然効果的です。

🔆例え話

これも良く使われる手法ですが、ちょっとコツが必要です。

例え話は「相手のことがわかっていないと成立しない」という点に注意です。
ポケモン世代じゃない人にリザードンみたいと言っても仕方ないし、
サッカーに明るくない人にオフサイドなんて言ったところで頭に『？？？』を咲かせるだけです。

なのでまずは相手の趣味だったり、世代を知ることが大切。

どうしても例えたい場合は、万人が知っていることを使う手もあります。
例えばサザエさんやドラえもんなど全世代共通のアニメだったり。また流行り物でもいいかもしれませんね。

相手の属性（どんなタイプなのか）がわかれば、例え話は強烈な武器になります。

🔆結果から話す

結論から話すことで、話の展開を予想させてしまい、相手の集中を引き込むことができます。

難しい話ほど結果から話した方が効果的です。
込み入った話はつい前置きが長い話をしがちですが、結果から言ってしまって、その後に根拠でも遅くはありません。

話のわかりにくい人の特徴のひとつに「何言っているかわからない」というものがあります。これは「結局何が言いたいの？」と思われてしまっているからで、その印象とは前置きが長かったりすることが多いです。

手っ取り早く何かを伝えたいなら、先に結果を言ってしまいましょう。

🔆フローチャート

これも有名な説明方法ですよね。
ただ、やりがちなのが「ステップが多い」というもの。

前に他部署から示された資料で10ステップくらいあって、とてもわかりにくかったことを覚えています。

フローチャートは多くても5ステップくらいが妥当だと思います。
これ以上長いと「複雑な手順なんだな…」という印象を与えてしまい、相手に先入観を持たれてしまいます。

本来は簡単に説明できることでも「簡略化しない」だけで、こんなにも複雑に見えてしまうものです。

細かいところは省いて、全体の流れを示すのがフローチャートです。
詳細は別紙や注釈で対応してしまいましょう。

🔆リピート大作戦

相手が知らない情報を伝えるときには、どんなに工夫を凝らしてもなかなか伝わらないものです。

ここまでご紹介したフローチャート然り、例え話然り、相手が100％集中して聞いてくれてこそです。普通の人間は1度聞いただけでは全てを理解できるものではありませんよね。

そこで一通り説明した後に繰り返して伝えます。
普通のことのように聞こえますが、ここでもやりがちなこととして「同じことを繰り返してしまう」ことです。

同じことを繰り返してしまうデメリットは
・一度聞いた内容だから、ちゃんと聞かなくても大丈夫
・印象に残らない
・くどい
などがあり、受け手がスルーしてしまう可能性が高いんです。

そこで対策としてできることはこれです。

繰り返す際には、表現を変える

ブログを書かれる方にはよく知れたテクニックである『PREP法』という話を展開する際のフレームワークがあります。

これは文章を4つの要素に分けたものの頭文字を取ったもので、それぞれ以下のようになります。

P：Point（結論）
R：Reason（理由）
E：Example（具体例）
P：Point（結論）

最初と最後にP（結論）が来ているのですが、わかりやすい表現をされている方というのは、言っていることは同じでも表現が違うんです。

例えばこんな感じ。

例）iPhoneは誰でも使える便利なツールである。アプリも充実しているし、直感的に操作できるので設定も迷うことがない。先日祖父にiPhoneを何も言わないで渡したところ、野球のニュースを見ていた。特別な説明を要さないのに望むものが手に入るのがiPhoneのすごいところ。

この例題だと、最初と最後で「iPhoneは便利である」と言っているのですが、表現が違いますよね。最初は端的に示した言葉で表現、最後は少しキャッチーですよね。

このように単純に繰り返すより、表現を変えて伝えてあげる方が、受け手に対してより強い印象を残すことができます。

🔆まとめ

特別なことは何ひとつしていないことに気づかれましたか？

そうなんです。あくまで基本が大事で、こういうものに必殺技はなく、コツコツ積み上げることが大事なんです。

いかに相手のことを考えて、想像して、工夫できるかというのが、プレゼンや伝えることの極意だと思います。

今日ご紹介した方法以外にも、伝え方のテクニックや考え方はたくさんあります。ご自身にあったものを伸ばしていき、使えるものを増やしていくことで、わかりやすい説明ができるようになります。

今日は「簡単にできる伝え方」について書いてみました。

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ではまた明日の投稿でお会いしましょう。
だぴてぃでした！

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