【海外駐在員に1番必要なスキル】出張者の送迎に役立つ3つのテクニック

2021年3月11日 22:04

　2011年3月11日、僕はタイのバンコクにいました。
東日本大震災は体験していません。しかし、日本
からの出張者の帰国対応にあたふたしていました。

　海外駐在員に1番必要なスキルは英語でも
マネジメント能力でもなく、出張者の送迎です。
出張者の送迎に役立つテクニックを3つ紹介します。

　この記事をオススメしたい人は

✅いま海外駐在している人
✅将来海外駐在したい人
✅はじめて海外出張に行くサラリーマン

です。

出張者の送迎に役立つテクニック3つ

　出張者の送迎に役立つ3つのテクニックは

✅スケジュール管理シート
✅コーポレートレート
✅ファストトラック

です。

　出張期間は1週間程度です。お客様や事務所、観光地など
様々な場所を案内する必要があります。

　出張者が不満にならないようにきめ細やかな
スケジュール管理が必要です。出張者が多い場合は
現地法人のメンバー総動員で対応する必要があります。

　駐在員が混乱しないよう出張スケジュールの
情報を見えるようにしたいですね。僕が作成したのは
スケジュール管理シートです。

　スケジュール管理シートは

✅出張者名
✅フライト(行きと帰り)
✅日ごとの行先
✅宿泊先
✅送迎者(配車)

など出張スケジュールを一覧表にして記載したものです。
僕はエクセルでフォーマットを作って、A3用紙に印刷し
ホワイトボードに貼って駐在員がスケジュールを
いつでも見えるようにしました。

　コーポレートレートとはホテル料金の会社割引です。
海外出張で泊まるホテルの料金が安く抑えられているのは
コーポレートレートが設定されているからです。

　しかしコーポレートレートはいつでもどこでも
使えるわけではありません。実は現法とホテルの
間で契約を結ぶ必要があるのです。

　新しいホテルを予約する場合は必ずコーポレートレートの
契約をホテルと結びましょう。また日本本社の出張者が直接
ホテルを予約するとコーポレートレートが適用されません。
ホテルの予約は必ず駐在員にお願いしましょう。

　海外の空港で1番おっくうなのは入国審査、出国審査に
待ち時間がかかることです。その待ち時間を短縮できる
優先レーンに案内するサービスがファストトラックです。

　社長や重役などVIPが出張に来る時はファストトラックを
利用しました。

　ファストトラックを申込むのは日本本社ではなく、
出張先の現地法人です。現地の旅行会社に電話か
メールで申し込みます。伝える情報は

✅出張者の名前(アルファベット)
✅フライト便名、日にち
✅カートを使うか否か

などです。

　タイのファストトラック料金は1人5,000円程度です。
ただし現地法人の経費負担になります。ご利用は
慎重に考慮してください。

✅海外駐在員に1番必要なスキルは出張者の送迎です。
✅出張者の送迎に役立つテクニックを3つ紹介しました。
✅スケジュールを把握する管理シート
✅ホテル料金を安くするコーポレートレート
✅空港の入出国手続きをラクにするファストトラック

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