タイムマネジメントはなぜ難しいのか？～従来のテクニックが通用しない3つの理由～

2023年1月13日 21:07

タイムマネジメントの難しさ

「タイムマネジメント」と聞いたときに、皆さんは何を連想するでしょうか？
「やるべきタスクを洗い出すこと」「優先順位を明確にすること」「一日のスケジュールをあらかじめ決めておくこと」などが一般的なアプローチとして挙げられるかと思います。

これらはタイムマネジメントの基本であります。
しかし、現在の私達を取り巻く環境は複雑であるため、意識していたとしても、なかなか簡単に生産性向上には繋がらないのではないでしょうか。

例えば、以下のような問題がよく生じます。

①突発的に発生する業務への対応

組織で働く以上、自分で管理している仕事だけではなく、他者（上司や部下、顧客）から仕事をお願いされることも往々にして存在します。
しかも、急に緊急度の高い業務への対応を迫られることもしばしば。

あらかじめ自分の時間の使い方を決めていたとしても、いざ1日が始まるとメールや電話などの連絡に対応しているうちに、気付いたら当初の計画が全く進まなかったということは皆さんも経験したことがあるのではないでしょうか？

②優先順位の変動

緊急性、重要性の観点から業務の優先順位をつける、というのは良く行われるアプローチですが、複雑性が増す現代社会においては、優先順位が明確になることはむしろ稀です。

外部環境の目まぐるしい変動により、業務の重要性や緊急性の順序が1日レベルで前後を繰り返すことも珍しくないと思います。
皆さんも、抱えている10個のタスクの優先順位を上から順に綺麗に並べろと言われたら、殆どの方が「そんなことできない」と感じるのではないでしょうか。

従来の枠組みとは、異なる観点で業務プロセスを設計することが重要になっています。

③集中力が続かない

私達人間はロボットではないので、決められた動きを確実に遂行できるわけではありません。
特に現代では、コミュニケーションツールの普及や、リモートワークの推進等で、私達が集中して業務に向かうことの障害となる要素が、昔と比べてかなり多いのではないでしょうか？

折角効果的な時間配分を設定したとしても、集中力が維持されない場合は、計画は絵に描いた餅になってしまうでしょう。

これらの事情により、タイムマネジメントの原則を頭で理解していたとしても、実際に有効な時間の使い方を継続させることは至難の技となります。
さらに、ここ20年ではIT化により単純な業務が代替され、残された高付加価値な業務が複雑化し続けている現状があります。

そうした環境下で、高い生産性を保ち、成果を出し続けるためには単純に1日の計画を立てるだけでは十分でなく、タイムマネジメントの考え方をアップデートし、より広範なアプローチを取ることことが必要になってくると私達は考えております。

次回以降の記事では、インフラ基盤としてのタイムマネジメントの重要性についてお話します。お楽しみに！

今日のまとめ

複雑化した現代社会においては、様々な原因により、タイムマネジメントの効果的実践は困難である。
単純に優先順位を考え、時間配分を整える従来の手法では、生産性の向上は難しい。タイムマネジメントの考え方をアップデートする必要がある。
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