在宅勤務とオフィス勤務を両立し、試行錯誤しながら日々稼働しています。
今回は、オフィス見学会や説明会・面接などでよくご質問をいただく「在宅勤務」の取り組みについてご紹介します。
※画像はスタッフ間にてオンラインで業務研修をしている光景です。
案外スムーズに移行できた在宅勤務体制
D2C宮崎オフィスでは、今年3月より完全在宅勤務に入りましたが、10月現在ではオフィス勤務と在宅勤務を併用しながら、効率的に業務稼働することができています。まだコロナ禍ですので、全員オフィスで揃って業務をすることはありませんが、徐々にできる範囲でコミュニケーションを取っています。
コロナ以前から主に台風の際の災害対応（BCP）を想定してリモートワーク体制の準備を進めていたため、社内インフラ的には既に整った環境で在宅勤務に入ることができました。
私たちは普段から業務は全員がデスクに縛られることが無い「ノートPC」で行っており、リモートワークにおけるセキュリティ対策もされています。またコミュニケーションに用いるオンライン会議も従来から宮崎オフィスー東京本社間では活発に利用していましたので、リモートワーク自体には想像していたよりもスムーズに入っていくことができました。
これは東京本社にいる弊社のファシリティ部門が、普段から将来性を見据えてインフラを整えてくれているところが功を奏したと言えると思います。
整えるべきは「自宅環境」と「コミュニケーションフロー」にあり。
ただしこの他にも、環境を整えるべきポイントがいくつかありました。
まずスタッフの「自宅のWi-fi環境」
いざ確認してみると全員の自宅にWi-fi環境があるわけではありませんでした。そこで各自自宅のインターネット環境を整えてもらったり、一時的に会社からWi-fiルータを貸し出したり、社用携帯でテザリング対応したりしながら、なんとか急な在宅勤務にも対応していきました。
また今現在は*、D2Cでは在宅勤務手当が毎月支給されていますので、D2C宮崎オフィスの従業員は全員、自宅にWi-Fi環境を整えて在宅勤務を行っています。（*2020年10月現在）
地味に効いてくる「Display」や「椅子・机」
このほか、会社からは「在宅支度金」として一時的に支援金が支給されましたので、自宅での勤務用にDisplayや椅子（座椅子含む）・机の購入に充てたスタッフが多くいました。
D2C宮崎オフィスでは、ノートPC×外付けDisplayの「デュアルDisplay」環境で効率的に業務を行っています。これは細かい管理表などを編集する機会が多く、ミスなく効率的に業務を行うためです。これに対応するために会社からDisplayを一時的にスタッフの自宅に貸与し、可能な限りオフィスと近い形で業務を行ってもらうことができました。
細かい作業はこのように外付けのDisplayで作業します。
椅子については、自宅の家具椅子でも短期間なら問題ありませんが、実際にオフィスに来て執務用の椅子に座ると、「ああ、なんという座り心地の良さでしょう」とちょっと感動してしまうほど。この点はオフィスに分がありますね。
コミュニケーション上の課題は「スピード感」「気軽さ」「最近どう？」
通常のオンライン会議は既にやり方・設定には慣れており特に問題なし。例えば自分の背景に自宅の生活感のあるお茶の間が映るのが嫌であれば、カメラはオフにしますし、たまにワンちゃんがカメラの前を横切ったり、同居しているお子さんや家族の声が聞こえてくることもありますが、それも含めて在宅勤務です。大きな問題はありません。
ですが心配だったのは、業務教育面です。
コロナ前までは席を並べてお互いのPCやDisplayを見せ合いながら操作手順や考え方などをFace toFaceで都度行えていました。近くにいますのでお互いの表情もすぐにわかりますし。
これがオンライン上になると、質問やちょっとしたアドバイスなどもChatやメールで行うためにテキストに起こしたり「今、電話（オンライン会議）できますか？」などワンクッションひと手間を入れてしまったりして、当然ながらスピード感や気軽さは鈍ります。
特にコロナ禍の最中に入社した新人スタッフも数名おり、そのスタッフは仲間との関係性がじっくりと作れないまま、一度も直接会うことなくそれぞれの自宅で業務や研修を受けることになりました。
また、既存のスタッフ同士も今までのように気軽に「最近どう？」と声をかけあえる場がなくなる状況でそれぞれ在宅勤務に入っていったので、不安もありました。
ただしこれもなんとか今ではChatツールやオンライン会議、日報などのツールを駆使したり、1日数度に分けて細かいブリーフィングをオンラインで行うなど運用と仕組みでフォローしつつ徐々に慣れていったことで、コロナ禍においても業務を一切止めることなく稼働することができています。
研修はドキュメントや動画などをシェアしながら行っています
慣れない環境ながらも、スタッフ同士で自主的に「人狼ナイト」などのオンラインイベントを開催したり、個別のチームでオンライン懇親会をするなど、今でも常に試行錯誤しながらチームの関係性をキープまたは向上し続けています。
まだこのオフィス勤務と在宅勤務の掛け合わせは当分続きますし、効率化などにおいて改善の余地はたくさんあると思いますが、また良い試みと事例があればここでご紹介したいと思います。
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