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〔4〕やることがあり過ぎる...脳が疲れない仕事術:忙し過ぎるCOOへ:
社長からの緊急指令、
厄介な問い合わせ、
重要なプロジェクトの期限…
別々に降りかかってくれば、
大したことはないのに、
なぜか決まって同時に降りかかってくるから
もう大変…
結果、
マルチタスクを余儀なくされてしまう…
COO(最高執行責任者)にとっては
日常茶飯事の出来事で、
慣れてしまっているかもしれませんが、
実際にマルチタスクは精神的な疲労を増大させ、
作業効率を低下させる原因になります。
『そんなことは言われなくても
わかってますよ!
何回もマルチタスクから逃れようとしましたが、
無理なんですよ!
次から次へとタスクが降ってくるんですから!!』
という管理職の方も多いと思います。
そこで今日は、
仕事の効率を上げるために使える、
《一括処理(バッチ処理)の原則》
をテーマにしていきます。
マルチタスクにならざるを得ない
COO(最高執行責任者)
社長の右腕ポジション/ナンバー2の方々はもちろん、
中間管理職やWebディレクター等、
複数の人と同時にやり取りが発生する方に
オススメのお話です。
マルチタスクの罠
![](https://assets.st-note.com/img/1700629739288-oSVhoVDNNK.png?width=800)
多くのビジネスパーソンは、
マルチタスクが仕事の効率を高めると信じています。
しかし、これは誤解です…
現代の研究結果では、
人間の脳は一度に複数のタスクを効果的に処理することは
出来ないことがわかっています。
タスク間での頻繁な切り替えにより、
集中力が低下し、生産性が著しく落ちてしまいます。
もし、
「俺の脳は優秀だから複数のタスクをこなせる!
マルチタスクが出来るから問題無い!」
と思っているのであれば、
その優秀な脳をマルチタスクから解放してあげて、
シングルタスクに費やしてあげたら、
今以上にクリエイティブな成果を上げることが
カンタンに出来るという事です!
マルチタスクの最大の問題点は、
タスクの切り替えに伴う「注意の残響効果」です。
新しいタスクに移る際、
前のタスクに関する情報が脳内に残り、
新しいタスクへの集中を妨げます。
一つのタスクに集中するよりも
作業時間が必然的に長くなり、
ミスも起こりやすくなります。
短期間で多くのタスクを切り替えることは、
脳にとっては大きな負担となり、
焦りや不安感を引き起こし、
精神的なストレスも増加させます。
一括処理の効果
![](https://assets.st-note.com/img/1700630053975-mPtvvNPdUl.png?width=800)
【一括処理】とは、
同種または類似のタスクをまとめて処理する方法です。
タスク間の切り替え回数が減少するため、
注意の残響効果が低減され、集中力が持続します。
これにより、
タスクの完了速度が上がり、
全体的な生産性が向上します。
例えば、
メールのチェックや会議の設定、報告書の作成など、
類似のタスクを一定の時間内に集中して行うことで、
その他の時間帯は他の重要な業務に専念出来ます。
このようにタスクをカテゴリー別に分けて
一括処理することで、
仕事の流れがスムーズになり、
作業を中断する事が減ったり、
中途半端に色々なタスクに手をつけて
どれも完成しないという現象が減ります。
心理的な安心感を得られます!
一つのタスクに集中することで、
他の未処理のタスクに対する心配や焦りが減り、
よりリラックスして業務に取り組むことが出来るので
ストレスレベルも下がりパフォーマンスが上がります。
さらに、
一括処理はタスクの優先順位を明確にしやすくなるため、
重要な業務に集中する時間を効果的に確保することができます。
単に作業時間を短縮するだけではなく、
仕事の質を向上させ、
ストレスを軽減するという、
多面的な利点をもたらす仕事術なので、
覚えておいて損はないでしょう。
次のセクションでは、
一括処理を実践するための
具体的な方法についてお伝えしていきます。
一括処理の実践方法
![](https://assets.st-note.com/img/1700630235539-XZGNUxOFQ8.png?width=800)
1. タスクの特定と分類:
一括処理の効果を最大化するためには、
まず手がけるべきタスクを明確に特定し、
類似または関連するタスクをグループ化することが重要です。
Excelでもノートでも裏紙でもいいので、
とにかく思いついたタスクを書き出しましょう。
その後、
タスクの中で、
類似/関連するもの同士をグループ化していきます。
例えば
グループ1:確認と返事関係(電話/メール/書類等)
グループ2:思考仕事
グループ3:雑用仕事
グループ4:集中して取り掛かる仕事
みたいな形です。
自分自身がわかりやすい言葉、
やりやすいグループ分けで構いません。
仮にタスクの中で、
・メールボックスの確認
・稟議書の確認
・返信、折り返し等の雑務処理
があったら、
パソコンの前で行う作業として
(確認と返事を行う作業)として
一つのグループにまとめる。
みたいなイメージです。
2. スケジューリング:
グループごとで
作業にかかる時間を想定しながら、
一括処理のスケジュールを作成します。
これにより、
特定のタスクに集中して取り組むことが可能になり、
作業の効率が大幅に向上します。
例えば、
毎日の朝一時間をメール処理、
週に一度の午後を報告書作成に充てるなど
グループの種類に応じて時間を割り当てる。
みたいなイメージです。
業種・業態等によって変わるので
自分のやりやすいように設定してOKです。
ポイントは
細かいタスクをバラバラに取り掛かるのではなく、
似たようなタスクは1回で終わらせる為のスケジューリング
を意識することです。
3. 邪魔させない環境管理:
一括処理を行っている最中に
頻繁に話かけられたり、
連絡が来る等の邪魔が入ると、
集中力が低下し、
明らかに作業効率が落ちますよね。
そのため、
一括処理中はスマホの通知をオフにしたり、
パソコンに表示される様々なポップアップを
出ないように設定する。
チャット等の連絡ツール通知音をオフにする。
一時的に電話を留守番モードに設定するなど、
積極的に邪魔されない工夫が必要です。
どうしても管理職という立場上、
難しいと思いますが、
出来る限りやるようにしましょう。
どうしても無理だ!
というポジションの方は、
緊急で対応しなくてもいい内容で話かけられたり、
余計な電話が来た場合は、
一時的に対応を保留する!と決めてしまう。
※例:「あとで対応する」の一点張り等。
とにかく邪魔を最小限にして、
予定している一括処理に集中出来る環境を作りましょう。
4. 集中力の維持:
長時間の作業には疲労が伴いますよね…
集中力を維持するためには、
短い休憩を取り入れることが効果的です。
例えば、
25分間作業した後に
5分間の休憩を取る
《ポモドーロ・テクニック》などが役立ちます。
これにより、
定期的かつ強制的に脳を休息させます。
タスクとタスクの間にリフレッシュ出来るので、
作業効率がグンと伸びます!
※5分休憩がついつい長引いて
1時間のうち半分以上が休憩時間だった!
みたいな事にならないように、
休憩中にスマホを見るのはオススメしません。
軽い気持ちでTikTokなんて見始めたら、
5分で仕事に戻るなんてことは
徳の高いお坊さんにしか出来ません笑
5. 達成感を味わいながらタスクを処理していく。
Excelや付箋などを活用して、
効率的にタスクを管理/処理していきましょう。
例えば、
Excelに各タスクの予定日時と内容を記入し、
進行状況を追跡することで、
作業の進捗を視覚的に確認できます。
付箋を使ってタスクを可視化する方法も
効果的です。
タスクを書き出して処理をしている
という方は多いと思いますが、
《タスクを処理したら達成感を味わう!》
という工程を取り入れていない方がいるので
紹介します。
これは超オススメです!!
↓↓タスクを“倒した感”を味わう方法↓↓
◇Excel /Numbers等でタスク管理している人向け:
タスクの横にセルを一個追加。
チェックボックスを入れて、
タスクが完了するごとにチェック入れる。
◇付箋でタスク管理している人向け:
朝イチにタスクを付箋に書き出したら、
パソコンやデスクにベタベタと貼りまくって、
いかにもやる事がたくさんある!
というのを可視化しましょう。
一つのタスクを完了するたびに
付箋を勢いよく剥がしていく!
少しずつパソコン周りや
デスク周りが綺麗になっていくので達成感があります。
これには
副産物的なメリットもあります。
それは、
パソコンにたくさん付箋が貼ってあると、
誰の目からでも明らかに「忙しそう」に見えるので、
余計な仕事をブロックする事にも繋がります笑
ちなみに
中間管理職や現場のリーダークラスの方は、
経営陣/役員などのお偉いさんが
現場の見回りにきた際のアピールにもなります。
※処世術が好きな方は、
ぜひ付箋タスク管理を取り入れてみて下さい。
◇手帳や紙にタスクを書いている人向け:
1日が終わった時に
もっとも達成感が味わえる方法がこれです。
手帳や紙に書き出してあるタスクをこなしたら、
上から赤ペンで線をひいて消していく。
消す瞬間に達成感が得られます。
マルチタスクのジレンマを乗り越える
![](https://assets.st-note.com/img/1700630727141-hiqCw9xRZa.png?width=800)
忙しすぎる日々に追われる中で
一括処理のスキルは、
ストレスを大幅に軽減し、
効率と生産性を高める強力な武器になります。
実際に、
私がこの技を知ったのは、
20代半ば頃だった思いますが、
明らかに作業効率が上がり
今でも実践している仕事術です。
まとめて処理しようとすると
イヤな仕事も組みこまれてテンションが下がるのでは?
と思う方もいるかもしれませんが、
逆に勢いでサクっと作業してしまえるので
案外、大丈夫です!
どうしても
COO /社長の右腕と呼ばれるナンバー2ポジションをはじめ、
管理職やリーダーというのは、
マルチタスクになってしまうものですが、
一括処理を意識しながら作業の優先順位を考えるだけでも
大幅な効率アップになります!
闇雲に目の前のタスクから手をつけていると、
体力がいくらあっても足りません…
ここまで読んでいる方は、
地頭が良いはずなので、
一括処理を実践していく中で、
自分流の最適な方法が見つかっていくでしょう!
継続と改善していくことが大切なので、
試行錯誤を繰り返しながら、
共に生産性の高い働き方をしていきましょう!
今日のnoteがCOOや経営者、リーダー達が
職務を果たすために少しでもお役に立てたら幸いです。
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経営、マネジメントに関する知見や、
実践的なノウハウをまとめています。
ぜひご自身の経験と結びつけてご活用ください。
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「最近、どうも社員にナメられている気がする…」
という社長やCOO /ナンバー2の経営陣達には
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会社が立ち上がるのはCEOの力ですが、
その後、会社が伸びるかどうかはCOO次第です!
みんなの為に人柱になってあげて下さい。
職場の平和のために〜犠牲になるのがCOO /ナンバー2の役目です笑
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