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年末調整 楽勝のお知らせ~SmartHR~
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年末調整 楽勝のお知らせ~SmartHR~

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こんにちは!CLOUD STATIONです。
今回はクラウド年末調整 楽勝!の「SmartHR」をご紹介いたします^^
当社TECO Designへも最近特にご相談が増えております!

①SmartHRっていったら年末調整が有名だよね

従業員には年末調整の依頼が届いた場合の、従業員がスマホで操作する目線で動画を作成しております。

ログインをし、トップページの赤丸●がついている「年末調整の手続き」を選択⇒オンラインアンケートを回答していく(必要書類を手元にご準備)
1ページごとに保存されるので、途中で止めてもまた途中からスタートできます。

<所要時間の目安>ばりはや
生命保険等:加入なし、税法上の扶養家族:なし【所要時間1~3分】
生命保険等:加入あり、税法上の扶養家族:なし【所要時間5~15分】
生命保険等:加入あり、税法上の扶養家族:あり、住宅ローン:あり【所要時間10~20分】


比較してもわかりやすいのでぜひこちらの動画もご覧ください

ただし給与計算(税額計算)機能はありませんので注意!

②オプション機能が便利です

各種労務手続き、給与明細のオンライン配布(給与データは他のシステムから取り込む)、年末調整(情報収集のみ)ができます。

管理者から「就労条件に関する内容を含む書類」の確認依頼が届いた場合の確認から合意までの流れを説明します。

「人事文書に関する依頼が届きました」と従業員にメールが届きます。
⇒ログインすると、「書類の受取方法を選択してください」と表示されますので、「電子通知で受け取る」か「書面通知で受け取る」か選択。
※ここでは「電子通知で受け取る」場合で進めます。

書類画像の内容を確認後、署名をし、☑電子通知で受け取ることに同意をしますを選択し、合意をクリックすると、会社と従業員の間で書類合意手続きが完了します。

書類合意後は、書類詳細画面下にある「印刷」「ダウンロード」より、いつでも印刷やダウンロードが可能です。

オプション機能のところに「文書配布」というところがあります。
そこを開いていくと、書類テンプレート一覧が表示されます。「機密・個人情報に関する制約」と「雇用契約書」の2つのテンプレートは、文書配布機能をインストールした時点で、すぐに書類テンプレート一覧画面から使用できます。

・カスタム従業員項目
便利な機能:作成した書類テンプレートにSmartHRの従業員項目を挿入できるのがとても便利です!!

テンプレート変数とは、テンプレート内に埋め込んだ、代入可能な数値や文字列の事です。テンプレート変数を利用する地、テンプレートから書類を作成する際に自動的に依頼日、署名日、SmartHRに登録されているデータを呼び出し書類に反映します。

・カスタム従業員項目の権限設定
[従業員情報]画面にあらかじめ用意されている項目(システム標準従業員項目)以外に、必要な情報を管理するための項目(カスタム従業員項目)を追加できます。(初期設定では管理者のみが閲覧・更新できる状態です)。

・従業員への文書配布方法
共通設定>SmartHRオプション機能>文書配布>「従業員への文書配布をはじめる」をクリックし、何を送付するか選択、
メールのテンプレートを選択、
誰に送るのかを選択 ⇒これで文書配布が完了します。

③あと給与明細もラクラクWEB化できるのよね

SmartHRで給与明細配布してみました。
デフォルトとしてWEB給与明細配布機能があります。
SmartHRには給与計算機能はありませんので、データを取り込むことによって、WEB給与明細を見ることができます。
※利用人数「30名まで」はトライアル期間終了後も、無料でご利用頂けます

管理者としてログイン>給与明細>給与明細項目は「こちら」から編集できます、の「こちら」をクリックします。

給与明細項目>支給が表示されます。
この表示順は並び替えが可能です。
任意の項目名、その項目に対する各種設定を選択し[登録する/更新する]をクリックします。
給与明細の項目設定で、「通勤手当として扱う」にチェックを入れると、退職の手続きにて作成される「雇用保険被保険者離職証明書」の「賃金額」に反映されます。
⇒SmartHRは社会保険・雇用保険の手続きをカンタンにしてくれます!

さて、それでは「給与明細項目」に戻り、
給与明細に掲載が必要な項目(受け皿)を設定します。。
あとでデータ取り込みした際に反映させたい情報のことです。

給与明細一覧の[+追加する]から給与・賞与情報を取り込みます。
データの取り込み方法はCSVファイルまたはマネーフォワードクラウド給与とAPI連携にて可能です。

CSVファイル作成の場合のCSVファイルの作り方は動画をご参照ください。

出来上がった給与明細は、従業員それぞれにメールで連絡されるので、
メールに記載されているURLをクリックし、確認が可能です。

※給与明細をWEBで配布する際には従業員の同意が必要ですが、
SmartHRではその同意の取得が可能です。

freee人事労務と連携するときの注意

SmartHRにfreee人事労務を連携したいというご要望が多いです。
「SmartHRを使用しているので、freeeの登録は最小限にしたい」

連携でできること 

年末調整は?扶養情報は?⇒連携できなーい(´;ω;`)
必須の4項目をインポートの必要がある
しかしながら全従業員同一となってしまう⇒後ほど変更の必要

給与計算を行うことが明らかである場合は、SmartHRからの連携ではなく、
freee人事労務で従業員追加を行うことを強くお勧めします。

年末調整 freee→SmartHRへ還付追徴結果を送れない

詳しくは動画をご覧ください!

おまけ

これ社内のみんなでやってみたんですが、私は全然ダメでした(;´・ω・)

というわけで、今回は年末調整 楽勝の「SmartHR」のご紹介でしたー!
何かございましたらTECO Designにぜひご相談くださいね。

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