【外資系うさぎの雑感】その４．仕事はじめの日なのでタスク管理をしっかりと
どうも、外資系うさぎのちょこさんです。
ちょこさんも今日からお仕事はじめなのですが、いきなりフルスロットルで働くと疲れてTo Be Continued...になってしまうので、今日は明日以降いい感じでお仕事するためのタスク整理を中心に行ってました。
年末年始に読んだ本に結構良いことが書いてあったので、今日はタスク管理について簡単にまとめてみます。
このシリーズ、基本的に全文無料でお届けしますが、もしいいねと思っていただけましたら、おやつのチョコレート代としてカンパをいただけるととても嬉しいです。
今回もエグゼクティブサマリスライドを作ったので忙しい方はここだけ見るのもOKです。
では、以下本編どうぞ。
あしたまにあ～なって番組、昔ありましたよね。
あったあったって方、歳がバレますよ。
さて、今日はこちらの本に書いてあったことを自分なりに噛み砕いて実践にうつしてみたのでその紹介です。
本読んで「あーそうだよねーわかるー」って思うだけだと意味がないので、本を読んだら一行くらいは読んでよかったというポイントを見出して、そのポイントを一回だけでいいので実践してみましょう。
読む→実践する→繰り返す、という具合に定着度は上がっていくので、一回やるだけでも違ってきます。
つまみ食いで要約
全部しっかり読んで全部しっかり要約するととても疲れるので、ちょこさんが読んで気に入ったポイントだけ紹介します。
本の読み方ってそれくらいでいいと思います。
気張っちゃ効けない。
この本には18のキーワードが出てくるのですが、うち太字にしたあたりだけかいつまんで紹介しますね。
この本のキーワード
０１．クローズド・リスト
０２．オープン・リスト
０３．チェック・リスト
０４．コミットメント
０５．本当の仕事
０６．忙しいだけの仕事
０７．バッファー・ゾーン
０８．マニャーナの法則
０９．タスク
１０．プロジェクト
１１・タスク・ダイアリー
１２．デイリー・タスク
１３．ファースト・タスク
１４．TO DOリスト
１５．WILL DOリスト
１６．ダッシュ法
１７．期限の効果
１８．ラベリング
マニャーナの法則
あしたまにあ～な、Wikipediaによると、"明日間に合うのは"という日本語と"Hasta mañana（アスタマニャーナ、また明日）"というスペイン語をかけた番組名とのことでした。
つまり、マニャーナの法則というのは"明日の法則"という意味です。
具体的には下記のような法則です。
ステップ１．
今日、新たに発生したタスクを集めておく
ステップ２．
仕事を類別する
ステップ３．
類別した方針にしたがって、翌日まとめて処理する
どういうことかというと、今日発生した、もしくは上司から振られたタスクをその場で対応するような場当たり的な仕事の進め方をやめ、そのタスクの緊急度、重要度などを考慮し明日対応しても問題ない仕事は原則、明日の対応とする、というものです。
もちろん、本当に今日やらないといけないことは今日やらないといけないのですが。
もしかしたらこの原則はスピードこそ命、といった人が多いコンサル業界的にはちょっと相容れないのかなと思いましたが、全ての仕事がスピードこそ命という固定観念を持ってはいけないのではないか、と考えるきっかけにもなったので、ちょこさんの心の中のスペイン人に感謝することにしました。
ちなみにちょこさんはカヴァとパエリアが大好きです。
TO DOリスト（オープン・リスト）とWILL DOリスト（クローズド・リスト）
TO DOリストはよくききますけど、WILL DOリストはあまり聞かない言葉なのではないでしょうか。
著者はこのように定義しています。
TO DOリスト
するつもりの仕事が全て網羅されたリスト。
オープン・リストの典型である。
仕事をしながら新たな仕事が追加できるため、際限なく拡大する可能性がある。
WILL DOリスト
すると決めた仕事のリスト。
その日（もしくは翌日）にするとコミットした仕事だけた記載されるクローズド・リストとなる。
1日に取り組む仕事に制限を設けることで、仕事量とコミットメントのバランスを取ることができる。
オープン・リスト
「ここまで！」という宣言を示すラインのない仕事のリスト。
いくらでも仕事の追加ができる。
クローズド・リスト
仕事は「ここまで！」と制限（クローズ）するラインが引かれたリスト。
一度クローズしたら、基本的にリストに新しい仕事の追加はできない。
ここで気づいたのですが、ちょこさんが今まで自分のタスク管理に使っていたのはTO DOリスト（リストにどんどん追加の仕事が入り込んでくる悪夢のようなリスト）でした。
そこで、TO DOリストとWILL DOリストを使い分けてみようと思った次第です。
どうやって使うの？
本書では、タスク・ダイアリーを活用してWILL DOリストを管理する、と説明されていました。
ちょっとややこしいので図解します。
基本は的な流れは下記です。
①タスクを振られたら、即座に取り掛からず、処理するタイミングを考えるために時間をとる
②発生したタスクが、今日やるべきか、明日やるか、明後日以降でもいいか、を見極める
※マニャーナの法則では、突然湧いて出たタスクは原則的に明日！って切り分けを推奨しています
③やるべきタイミングの日付のタスク・ダイアリー（WILL DOリスト）にやることを記載
あとは毎日、当日のWILL DOリストに記載のタスクを粛々とこなしていけばよいです。
そして、1日の終わりには、翌日のタスク・ダイアリー（WILL DOリスト）を整理しておけば、明日の自分が困ることもありません。
もしタスクに思ったより時間がかかって当日予定のタスクが全部終わらなかったら、まずはそのまま翌日のタスクに繰り越すことにします。
翌日も終わらなくて更に繰り越すことになったら、タスクの発生スピードが自分の処理能力を上回ってしまっているので、上司と相談してタスクの発生を見直すか、自分の処理能力を向上するか考えましょう。
今回のまとめ
年明けそうそう本気で仕事をしてしまうと疲れてしまうので、まずは翌日以降の計画をちゃんとたててから具体的なタスクに取り掛かろう、ってお話でした。
一見、降り掛かってきたタスクをその場でバッタバッタと捌いていくことこそが処理能力の極みと思えるのですが、タスクがポップしたらまずそいつをどうするかを考えることによって、トータルでタスクにかける時間を減らすのが大事、というコンセプトですね。
せっかく新しい年が始まったので、今年は牛歩戦術でタスクとじっくり向き合い、脱兎のごとくタスクを処理する、という働き方を目指してみてはいかがでしょうか。
それでは皆様、また明日からもお仕事頑張りましょう！
取り上げてほしいトピックなどありましたら是非コメントなどお寄せください。
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