情報は共有されることで「資産」になり、共有されないと「負債」になる 【資産編】

情報共有を甘く見てはいけません。情報共有には２つの側面があります。
情報は共有されて「資産」になり、共有されないと「負債」になります。
その理由と、情報共有の考え方を深掘りして書いていきます。まずは資産編から。

▼情報は共有されて「資産」になる
情報が共有され「資産」になると、組織の場合にはモノやサービスの提供価値の向上や、強い組織化につながります。自分自身の場合には、自分が早く成長します。
情報共有について、組織の場合と自分自身との場合にわけて解説します。

１.組織での情報共有

組織での情報共有の効果として①モノやサービスの提供価値の向上と②強い組織化があります。それぞれについて一緒に見ていきましょう。

①モノやサービスの提供価値の向上
情報共有する内容を、営業での顧客情報を例にして書きます。営業での顧客情報は自分だけのものにせず、上司、先輩、後輩など多くの人と共有することが重要です。多くの人の目や耳を通ることで、情報の価値が上がるからです。

情報が上司や先輩に伝わることで、アドバイスを受けることができます。場合によっては、他の営業所から追加の情報の提供を受けるチャンスに発展するかもしれません。そういったことが何度も繰り返されると顧客情報は充実し、情報の価値が上がっていきます。

情報の価値が上がり続けると、やがて情報が「資産」となります。「資産」化すれば顧客への提案やサービスが高いレベルとなります。モノを提供する場合にも、「資産」化した情報を基に新製品を作るなどモノ自体が高いレベルになります。

では、情報共有はいつ行うべきか考えてみます。

「上司の忙しくないタイミングにしよう」などと考えずに、できるだけ早くすることが重要です。上司が部下へアドバイスする時間や、共有された情報を活かしてマネジメントなど行うには時間が必要だからです。上司が前日に情報を知ったとして、上司にできることは限られてしまいます。

早く情報共有することが「資産」化の第一歩です。

②強い組織化
情報共有する内容を、クレーム情報を例にして書きます。クレームがあった場合でも情報共有は重要です。クレームは資産の種があるからです。クレームには顧客からの意見・要望面が隠されていることが多くあり、それらを把握することで様々な改善ができます。把握した情報や改善した内容を共有していくことで「資産」化できます。資産を多く作っていく組織は強いです。

強い組織の例として、蓄積されたクレーム情報を徹底的に分析している企業があります。クレーム情報を集めると一定のパターンがあることがわかります。パターンごとに適切な対応ができる仕組みを作れば簡単にクレームは防げます。例えばチャットボットです。必ずしも人が直接対応しなくてよいのです。効率化と再発防止の意味でも情報共有は重要です。

ただ、クレームはよくないものと認識されてしまいがちです。クレームが起きて、当事者となった人は大ごとにしたくないと思うからです。しかし、クレームは大ごとにして多くの人を巻き込み情報共有していくことが重要です。クレームの解決方法が最善の方法となる可能性が高まり、解決スピードも早くなるからです。

それができるようになるかは社長次第です。社員がクレームをすぐに報告し、責任のなすりつけ合いをしないためには、社長の明言や仕組みが必要です。

社長は、「クレームは全て社長の責任である」と明言しましょう。そうすれば社員のクレーム報告のハードルが下がります。そして、クレームを報告しないと評価が下がるなど、ペナルティがある仕組みも効果的な手法です。「なぜ、報告しなかった」と、クレームを報告するのが当然という社風になるからです。

クレームも情報共有することで「資産」化でき、強い組織化につながるのです。

２.自分自身の情報共有

　自分自身の情報共有とは、自分の情報を見直し、過去の自分と現在の自分との間で情報共有することです。言いかえると「振り返り」を行うことです。

「振り返り」とは、「うまくいったこと」、「うまくいかなかったこと」、「それらを改善するにはどうすればよいか」、メモやノートに書いていくものです。

書くことが重要です。頭の整理ができ、整理された情報が見える化され、見直しができるからです。書き続けた情報は蓄積されていき、その情報自体が「資産」化していくと同時に、書いた情報を見直したときの気づきなども「資産」となります。

その「資産」は自分の成長とも言えます。そして、振り返りを毎日行うことで自分自身の情報共有がこまめにでき、日々前進しようと行動する習慣が身に付くので、自分を早く成長させてくれます。

振り返りの効果やチームで行う場合は次に書いています。

僕も毎日振り返りをして成長できていますので、ぜひ一緒にやっていきましょう。

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以上のように、組織で情報共有をしっかりと行い、情報を「資産」化できる会社は大きく発展していくこととなります。自分自身の場合には、自分が早く成長します。今後、情報共有の効果を意識して、組織やチームなど、そして自分自身と情報共有していきましょう。

情報のもう１つの側面【負債編】は次の記事です。

ではまた！