詳しく知りたい！～BIツール編②～

今回のテーマは前回に引き続き「BIツール」です。
BIツールは、有効的に活用できれば企業活動にとても良い影響を与えるものとなります。

今回はBIツールの弱点とそのBIツールの弱点を補う製品Canbus.の活用事例をご紹介いたします。

前回の振り返り

BIツールには下記のようなメリットがあります。

①データ分析の時間を短縮することができる
②属人化や不確定要素を取り除くことができる
③未来の見通しを立てることができる
④新たな発見をすることができる
⑤システムを横断したデータ分析をすることができる

【BIツールを利用するデメリット】

①費用面の不安

BIツールの利用にあたり、システム自体の費用や人件費などが必要になります。このあたりは専門家に相談するのが望ましいでしょう。

②即効性の効果は期待できない

BIツールの利用は、データの収集・分析・検証・実行と様々な工程を行った後に効果が現れ始めることが多いため、導入してから軌道に乗せるまでに時間がかかります。
また、専任の担当者を就けるのとそうでないのとでは、上記の工程を進行するのにかかる時間にも差が出てきます。
BIツールの運用にあたり、プロジェクトチームなどを作成して活用までの時間や上記工程の進行を、できる限り短縮すると良いでしょう。

③データ同士の連携をできるかが鍵

メリットに、システムを横断したデータ分析ができることをあげましたが、データ間で連携ができないと意味がありません。あらかじめ調べておくとよいでしょう。

3.BIツールを活用した事例

ではここで、実際にBIツールがどのように活用されているのか、事例を用いて説明します！
これは、BIツールの活用で働き方改革を実現した事例です。

S社では働き方改革を推進しており、社員の残業時間を減らしたいと考えていました。
しかし、ただやみくもに残業を減らせと指示するだけでは、一時的に改善することがあってもすぐに元の状態に戻ってしまうでしょう。
そこで、S社ではまず働き方改革の目的を明確化しました。
「残業時間を減らすことで、社員の業務負担のみならず、私生活の充実にも繋げる」です。
残業時間を減らすことが目的ではなく、減らしたことによる効果を目的としました。
次に、現状を把握するため、大量に貯まった勤怠データの分析を進めていきました。
分析を進めていくと、「社員の残業時間が多い気がする。」とぼんやりしていた課題が、「営業部門の、特定の時期が極めて残業時間が多い。」という明確な課題に変わりました。
さらに分析を進めていくと、営業部門の中でも特定のプロジェクトに参画している社員が会社が許容している基準を大幅に超えて残業していることに気が付きました。

その特定のプロジェクトでは、プロジェクト柄書類のやりとりが膨大で、不必要な社内の事務処理が大量発生していたのです。

これは、全社で収集していた勤怠データと、営業部門のみで運用していたプロジェクトごとの進捗確認ツール内のデータを照らし合わせた、”システムを横断した”データ分析により得られた情報でした。

ここでわかったことから、「営業部門の残業を減らす方策」として、社内の業務フローの効率化を図り、改善していきました。
その結果、従来と同数の書類のやりとりが発生しても、営業部門にかかる事務処理の負荷が大幅に削減されました。

4.さいごに

いかがでしたでしょうか。
BIツールは、有効的に活用できれば企業活動にとても良い影響を与えるものとなります。
しかし、目的が不明確であったり、きちんと準備せずに導入してしまうと、その効果は十分に得られないと思います。

なので、まずはどんなことを実現したいのかを明確にすることから始めましょう。

弊社では、専任の担当者によるサポート体制を整えています。
いっしょに実現に向けてお話しませんか？

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