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1年中Webから申込を受け付けたい！【生協加入の事例】

ビジネスデザイン研究所

今回の事例について
・X大学生協（生協加入の受付担当）では、毎年留学生の入学時期（9月ごろ）に何千人もの加入申込者の対応をしていた。
・紙の申し込み用紙を使用していたため、登録や確認作業に手間がかかっていた。
・利便性の向上のためにシステムの導入を行い、申し込みからサービス利用開始までスムーズにした。
成功事例と改善ポイントを紹介します。

生協加入の申込受付の課題

■春に入学した新入生以外の生協加入申し込みの状況

X大学生協では生協加入の申し込みをWebでできるタイミングが、入学準備〜入学までの時期（1〜４月ごろ）だけ。その時期を過ぎると、生協加入の申し込みは学内カウンターに行き、紙の申込書で行う必要がありました。

そのため、留学生が入学する9月ごろは、店頭で紙を使った申し込みしか対応していません。留学生は人数も少ないのでは？と思うかもしれませんが、X大学生協には毎年数千人の留学生が入学してきます。

■ 数千人の留学生の加入申込を学内カウンターで対応

留学生が入学する時期は、数千人を窓口で対応しなければなりませんでした。申込者の情報は組合員管理システムへスタッフが登録。紙を見ながらシステムに情報を打ち込んでいました。申込書にミスがあれば、その都度申込者へ連絡して確認をしていました。

■ 加入金の支払い確認も一苦労

支払方法も現金か銀行振込がメインで、クレジットカードは対応しておりません。現金支払いであれば学内カウンターの営業時間での対応。銀行振込の場合は、入金チェックが必要でした。銀行振込では、振り込み手数料が発生することを知らないまま購入金額が入金されてしまい、再督促が発生するケースもあります。加入者は場合によっては、申し込みからサービス利用までに数日かかることもありました。

大学生協は、組合員により満足いくサービスを提供するためにも改善が必要だと考えました。

実際の取り組み事例

■Web申し込みの利便性向上と業務効率化

X大学生協では24時間いつでも加入できるWebシステムを導入しました。システムを利用すれば、学内カウンターにいけない時や家ですぐに申し込みたい時に加入できるようになります。今までは新入生限定でしたが、在学生や留学生、教職員などでもいつでも加入できるようになりました。

■ 申し込みから利用開始までの期間短縮

Webシステムでクレジットカード決済にも対応することで、振込ミスもなくなり現金の管理も不要になりました。オンラインで申し込みから決済までできるため、登録作業もスムーズで時間がかかりません。そのため、学生はすぐに組合員価格での組合員サービスを利用できるようになりました。

■ 成功の要因は？

一気に人数が増える春の入学シーズン限定で生協加入Webシステムを導入していましたが、それ以外の期間に申し込みする人も少なくありません。
Webですべてを完結させることで、利用者の利便性を上げるとともに、申し込み管理が簡単になり登録作業の効率化ができました。申込者自身がフォームに入力した情報が元になることで、情報入力のミスなどのヒューマンエラーが減り、入力時間短縮にも繋がっています。

＜事例のポイント＞
・生協加入Webシステムの利便性向上で、いつでも申し込みから利用開始までがスムーズになったこと。
・申し込み情報をWebシステムから一括ダウンロードできるため、入力ミスによるヒューマンエラーが減少したこと。

これらの取り組みを通じて、大学生協は組合員の利便性が向上しただけでなく、申込者がどれだけ増えてもミスが発生しにくい仕組みを構築できました。

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