【1分半で分かる文章の書き方】⑤今すぐ使えるメールの小技、10連発＜後半＞

　こんにちは。H＆Mと申します。

　いろいろなメールに使える小技、3コめから書いていきたいと思います。

　＞人名

　メールで人の名前を書くときは、●●様とするのがビジネスシーンでは一般的でしょう。ただ、「様」は定型感が強く、時によそよそしさを感じます。

　挑戦して欲しいのが、「さん」です。

　●●さん、となると口語的ニュアンスが加わるため、敬遠される方もいらっしゃるでしょうが、実は相手との距離を詰めるには有効です。

　一定の親密な関係を構築できている場合、できれば当初から「様」でなく「さん」とするやり方があります。有効なのは、メールの相手ではなく、共通の第三者（ccを入れている人を含む）との関係性を表すために、あえて第三者を「さん」にする技です（※もちろん、一定の関係が育まれていることが前提ですし、その場合は、別の呼称を「様」としない、つまり別の人名をを登場させないよう注意が必要ですが）。近しい関係と思わせる第三者を登場させることで、たとえ初見の相手とのメールのやり取りでも、ギュッと親近感をかもし出せます。

　＞書き出し

　冒頭の文章は、メールの”先頭バッター”です。

　「お世話になっております。●●社の●●です」との定型では、他者と差別化できません。私は「大変お世話になっております」とし、次に「◇◇をありがとうございます／ありがとうございました」とします。

　◇◇は、ご連絡、ご一報、ご返信、など、または先日の会食では、でも、とにかく何でも良いのですが、とにかく”大変”お世話になっている、と（そこまでお世話になっていなかったとしても）あえて強調し、次にすかさず感謝を盛り込みます（感謝すべきことがなければ、メールありがとうございます、とします）。これで当初から丁寧さを表現できます。

　　＞語尾

　「いたします」「申し上げます」「幸いです」「ございます」のほか、「有難く存じます」「光栄です」「（していただければ）大変うれしいです」などの語尾のレパートリーを抱えておき、1通のメール内にそれぞれの語尾が連続しないよう、かつ使用が3回を超えないようにします。これにより、丁寧さのうえに、読みやすさをプラスします。

　そのうえで、語尾のレパートリーの前に「大変」「非常に」「誠に」「心より」「本当に」などを適宜加えて、”気持ち”を込めていることを相手に伝えましょう。

　＞句読点

　以前の記事でも少し紹介しましたが、「大変」「非常に」「誠に」「心より」「本当に」などの次に「、」を打ってみてください。一拍置くことで、意味が強調されます。「誠に、ありがとうございます」は、「誠にありがとうございます」より、多少ですが気持ちを強めた表現となります。毎回ですと印象が薄れますが、ここぞというときに「、」を付けてみてください。

　＞記号

　驚かれるかもしれませんが、「！」はとても使える一手です。相手のキャラクターを理解したうえで、目上の方にはあくまで失礼にならない内容・文章のメールに限りますが、人名の「さん」と同様で、そこはかとなく気軽さを表現できます。

　特に、成功した案件後のメールのやり取りなどで、相手が好意的な態度を示してくれているときの締めの言葉で、「ありがとうございます！」は効果があります。

　＞連続性

　＞語尾　でも出ましたが、文章はたとえ短文でも、同じ表現を繰り返すと単調になり、読み手が飽きてしまいます。これは単語も同様です。「仕事」という単語が頻出するようなメールなら、「業務」「労働」「タスク」「ワーク」「職務」「役目」といった言葉に、文脈に応じて言い換え、同一単語の連続性を出さないようにします。ネットの「類義語辞典」は便利ですよ。

　＞確実性

　これはそのまま、推敲、です。固有名詞が間違っていないか、誤字はないか、に始まり、似通った表現が続いていないか、段落の構成は的確か、伝えたいことを漏らさず具体的に書いているか、相手に不快感を与えてしまうような文章がないか、最後に2～3度は読み返し、確認します。

　「文は人なり」。最も大事なのは、自分の意思をしっかり込められたか。自分自身として確実性のあるメール、とすることだと思います。

　＞末筆

　　以前の記事通りです。末筆に、改めて「ありがとうございました」と一言添えましょう。謝罪などマイナスの内容でなければ、御礼のメールでなく儀礼的なメールでも、最後に感謝を添えると、格段にほんわか、しますよ。

　以上、今回は少し長くなってしまいました。

　ここまでお読みいただき、誠に、ありがとうございました！