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焼きの甘いレンガは崩れる

みなさんこんにちは!チュウゴクシコクチーム代表の藤田です。
暑い日々が続いていますが、いかがお過ごしでしょうか?

今回は、前回までの投稿に引き続き、3つのファンクション(コミュニケーション・オペレーション・プロダクト)のうち、「オペレーションチーム」について詳しくお話してみようと思います!

コミュニケーションチーム・プロダクトチームの投稿をまだ読んでないよ!って方は是非ともこちらの投稿も合わせてご覧ください!

↓コミュニケーションチームの記事

↓プロダクトチームの記事

▶オペレーションチームの仕事とは?

僕たちオペレーションチームのお仕事は、「アナザー・ジャパンの安定的かつ効率的な店舗運営を行っていくために必要となる具体的な仕組みづくり」と表現できると思います。
具体的な仕事内容をチームの担当別に大きく分けると以下の通りです。

1)仕入れ担当
 契約書の作成・契約情報の管理・仕入れフローの設計・管理など

2)システム担当
 
レジシステムの構築・売上管理・在庫管理システムの構築など

3)店舗管理担当
 
シフトの作成・店舗スタッフのマニュアル作成など

この記事を読んでくださっている皆さんの多くにとっては、仕事先、アルバイト先において、既に誰かによって決められている項目が大半なのではないでしょうか?

そうした意味において、学生経営で、本当に自分達でお店を0から作っていくアナザー・ジャパンの1期生だったからこそ経験できた仕事だと思っています。僕たちセトラー全員にとってもこれらの仕事内容を詰めていくのは初めての経験でした。

正直に言って、オペレーションチームの仕事内容はめちゃくちゃ地味だと思います。
全体研修において、他のチームが「旅商品では、こんなことしてみたい!」「SNSでは、あんなこと発信できたらいいよね!」と、「したい」こと「やってみたい」ことを考えて、盛り上がって議論している片隅で、オペレーションチームは、「しなければならない」ことを粛々と整理して議論してきたのが印象的でした。(笑)

ファイルのデータを触ったり、システムの連携を進めたり、資料のフォーマットやマニュアルを作成したり...どれも本当に地味で地道な作業なんです!!

基本的に、オペレーションは、「守り」の仕事だと思います。
いかにして店舗運営上のミスを減らすか、無駄をなくしていくか。
避けたい事象を起こさないための仕組みづくりこそ、我々の担っているパートです。

▶シフトを作るってこんなに大変!?

僕は、店舗管理担当として、セトラー18人のシフト作成に携わってきました。

つい先日、シフトに関する作業フローやテンプレートの整備も完了し、シフトに関する業務が大方終わりを迎えました。

シフトを作っている途中に何度も感じたのが...

「シフト1つ考えるのに検討すること多すぎないか!?」です。

もちろん、何も頭を使わなければ、すぐにシフトを作ることもできます。
アナザー・ジャパンの営業時間は、10:00-20:00の予定なので、例えば、10:00-15:00と15:00-20:00に3人ずつが出勤するようにすれば、シフトは一応完成します。

しかし実際には、「経営者」として検討すべきことがたくさんあるはずです。

  • 店舗に来てくださるお客様の数に対して、適切な店舗スタッフの人員は何名なのか。
    ・それは時間帯や曜日によって変動しないのか。
    ・特別なイベントを開催する際には、何名の追加人員が必要なのか。

  • 開店準備にはどのくらいの工数がかかるのか。

  • 人件費は月にいくらかかることになるのか。

  • 労働時間や休憩時間など、労働基準法を遵守したシフトになっているか。

  • 全員が学生であるため、学業や部活動、就職活動で働けない時間はいつか。

  • 扶養を超える心配はないか。

  • 仕入れを行っているセトラーのシフトはどうするのか。

  • それぞれのスタッフの性格・接客やレジ対応への苦手意識はないか。

上記のような様々な検討項目がある中では、「何を担保するのか」という思考が極めて重要でした。

先ほど、「オペレーションは、『守り』の仕事だ」と書きました。
それは、僕が担当したシフト作成においても同様だと思います。

僕が避けなければならない事象として特に意識したのは、以下の3つです。

  • 開店時にスタッフが来ておらず、開店できないという開店事故を起こすこと。

  • レジのトラブルに対応できず、お会計ができない時間が続いてしまうこと。

  • お客様の数に対して十分なスタッフを確保できず、顧客体験を損ねてしまうこと。

こうした事象を防ぎ、担保すべきものが整う仕組みづくりを行ってきました。

▶「焼きの甘いレンガは崩れる」という話

全体研修の場で、中川政七商店の会長である淳さんからオペレーションチームに向けて、こう激励して頂きました。

「焼きの甘いレンガは崩れる。いかに良い商品を仕入れてもオペレーションがダメだと全てがダメになってしまう。」

確かに、開店事故が起きようものなら、お客様だけでなく、仕入れ先や他の関係者からの信頼を失うことに繋がってしまいます。他にも、十分なスタッフの配置ができずに顧客体験が損なわれ続けてしまえば、我々がこのプロジェクトで掲げた「新しい発見と懐かしさを届け、もうひとつの日本をつくる」というビジョンからもどんどん遠ざかってしまうでしょう。

お客様からすれば、オペレーションの仕事の多くは、総じて目に見えない部分の業務であり、いわば当然のこととして、無意識的に一定の水準が求められていることだと思います。もしかすると、他のファンクションチームから見てもそうなのかも知れません。

オペレーションの仕事は、地味で地道な作業であることに間違いはありません。
ある人にとっては、退屈でつまらない作業のように感じることもあると思います。
しかし、競争戦略から考えてきた「経営者」である僕たちにとっては、「しっかりと焼いたレンガを作っていく」この仕事がどれほど重要な役割であるかを知っています。
だからこそ、細かな作業でも手を抜くことはできないですし、より良いソリューションはないか常に模索し、改善を続けています。

8月初旬にアナザー・ジャパンが開業してからも、ビジョンの実現に向け、競争戦略上での違いを作り出すベースとして、オペレーション業務の改善に精進して参ります。

お忙しい中最後までご覧いただきありがとうございました。
何か一つでも皆さんにとっての発見や気付きがあれば幸いです。
多くの方にとっては普段意識しないであろうオペレーションの仕事が今回のテーマでした。「何を担保したいのか」競争戦略からオペレーションを考えることがビジョンの実現を支える柱となることに繋がると信じています。

いよいよ15日からは実際の店舗での開店準備作業が始まります!!
まだまだやらないといけない作業は山積みですが、どれも楽しみながら全力で取り組みます!引き続き温かいご支援のほど、どうぞよろしくお願いいたします!

今回のライター:Reon Fujita(チュウゴクシコク)

#アナザージャパン #プロジェクト #学生経営 #地方創生 #ファンクション #オペレーション #シフト #システム   


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