日常的にやってしまっているかもしれない「シャドーIT」…。本当に大丈夫？＜後編＞

前回の前編に引き続き、本日は後編を。前編と合わせて読むという方はこちらからどうぞ！

「自分のスマホで業務データを管理している。」、「メールでは面倒くさいので一般向けチャットサービスで同僚と連絡をする。」、「残業を家でやりたいので私用のクラウドやメールに業務ファイルを移動する、」

――会社員として働いている人なら多かれ少なかれ、このような場面に直面したことがあることでしょう。しかし、この行動は悪意の有無に関わらず、「シャドーIT」と呼ばれる行為に分類されてしまう・・・というお話しですね。今回はシャドーITの本当の原因、そして解決策を紹介しましょう！

シャドーITの本当の原因は会社自体!?

前編で紹介した「シャドーIT」。悪意がない場合でも会社に大損害を与えてしまう可能性があり、企業としては何としても防ぎたいですね。このシャドーITの本当の原因と何なのでしょう。私たちはあえて、「会社」自体に原因があるかもと指摘してみたいと思います。

連合系のシンクタンク、「連合総研」が2017年に調査した「勤労者と仕事の暮らしについてのアンケート調査」によると、勤務時間以外の時間や休日に行った業務・作業に ついて、＜ある＞と回答した割合は、「メール・電話・ ＳＮＳの対応」が 46.8％、「呼び出しを受けて出勤」 が 28.5％、「持ち帰り残業」が 30.9％でした。　正社員だけに絞ると54.5％がメール等での対応を行い、40.4％が持ち帰り残業をしていることがわかりました。

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このコロナ禍によって、テレワークがスタンダードになりつつある企業も多いことでしょう。そうでなくとも、部分的なテレワーク導入や、あらゆる物事のオンラインへの切り替えが進む中では、以前にも増して、社外でのメール対応、携帯電話での通話やSNSのやり取りが非常に増えていると思います。

シャドーITの解決策ービジネスチャットの可能性

では、シャドーITを解決するためにはどうしたら良いのでしょう。データ等を管理するクラウドシステムに個人向けのサービスを使用しているような場合には、全社的に法人向けのクラウドサービスを導入する事が解決策の1つとして考えられます。法人向けサービスは多段階認証などセキュリティ面でも安心。また、私用スマホでの個人向けチャットサービスの業務連絡利用（前編で紹介）を解決するためには、法人向けのビジネスチャットをお勧めします。

現代の労働人口の中には「スマホ世代」も多く、日々の連絡はもはやチャットなしには考えられない状況でしょう。ビジネスチャットのメリットはその「使いやすさ」にあります。普段から慣れ親しんでいるチャットという環境、プロジェクトやチームごとに作ることができるグループ機能、画像を送ったり、既読を確認したりすることも可能です。タイムリーな連絡が可能になり、全社的な効率アップが見込めることでしょう。

まとめ

急速に進むIT、DXですが、ことセキュリティ面が追いついていない場面も多いと考えられます。しかし、そこを疎かにすることで、会社にとって大きな損害を生む可能性も大いにあります。是非とも、進むDXと並行してシャドーITに代表されるセキュリティ対策にもしっかり取り組んで、本当の意味でのDX、働き方改革を実現したいと願います！