#237 チーム時短奮闘記３　数字で現在地を知る重要性

いかがお過ごしでしょうか。林でございます。

今年度より始めた新たなチャレンジ「チーム時短奮闘記」の中間報告です。

現在、直属社員としては４名の配下メンバーのマネジメント業務を担当しています。
自分のチームを持ってから感じていることは、いわゆる管理職と呼ばれる役割がメンバーの人生に知らず知らずのうちに与えている影響は小さくなく、大袈裟に聞こえるかもしれませんが、自分のメンバーの人生に対して責任を持っている感覚がとても大切だということです。

仕事で拘束する時間が長ければ、その分そのメンバーが自分で興味があることを探索したり、家族や友人と過ごす時間が減ってしまいます。
また、日々家と職場を往復するだけの仕事の仕方が当たり前になれば、自ずと仕事を通じた成長の幅は限られてきてしまう、という考えを持っています。

そのため、もちろんチームとして会社から求められている成果を出すことは大切なんだけど、できればそれをできるだけ短い時間で、無駄な仕事は極力排除しながら実現したい。
そういう思いでチームメンバーの協力を得ながら進めているのが、「チーム時短」の取り組みです。

今回は、４〜６月の時短の結果が見えたタイミングで、昨日チームメンバーと振り返りの場を持ったので、現況をご報告したいと思います。

これまでの経緯は、こちらにまとめてますので、バックナンバーからご覧になりたい方は、こちらからアクセスできます！

第一四半期の短期目標に対する総括

まず、今年度はじめに始めたことは、小さな成功体験を味わうための４〜６月の短期目標を立てるところからでした。
そこで決まったのは「月45時間超えの時間外労働を3ヶ月間行わない」という目標です。

昨年度は、今のプロジェクト経験が長めで業務にも詳しいAさん、昨年夏に中途入社で仲間入りしたBさん、新入社員のCさんの3名で構成されているチームで、Aさんの業務負荷が著しく高かったのが課題でした。
Bさん、Cさんも、はじめは参画したばかりということで労働時間も短かったですが、年度後半にはそれなりに増えてきた傾向がありました。

そこで、まずは何よりも、安定して時間外労働が長くなる月を作らずにやろう、ということで「月45時間超えの時間外労働を3ヶ月間行わない」という目標を立てたのです。
労働時間の評価は年度ごとの評価ですが、１年スパンだとどうしても長いので、日々の労働時間を短くしよう！という意識が向きにくいですよね。だから、３ヶ月おきくらいで目標定めてやっていくくらいがちょうど良いと考えたのです。

今年度は、今年新たに参画した新入社員Dさんも加えての実績評価になりますが、結果としてはBさんが１回だけ月45時間を超えてしまったものの、他の3名は月45時間超えを発生させずに第一四半期を乗り越えることができました！

業務としては繁忙期が続いていたので、なかなかチャレンジングな目標ではありましたが、概ね達成できたのは良かったです。１回だけ超えてしまったBさんも、業務自体が忙しくて超えたというよりも、5月に社内資格取得のための準備が大変だったことが主な原因で、資格準備を終えた6月には落ち着いた傾向となり、一過性のものという評価をしています。

順調に進んでいると思っていたものの・・・

短期目標は概ね達成できたので一安心でしたが、ちょっと気になっていたので、昨年度の自分のチームメンバーの月ごとの実績労働時間のデータを取ってきて、今年度のものと比較してみました。

すると、4〜6月の3ヶ月累計で約30時間近い削減が実現できているものの、人によっては昨年度よりも上がってしまった月がありました。
もちろん、業務の繁忙状況が昨年とは違っている面もあるのですが、盲点だったので、早めに気付けて良かったです。

また、プロジェクト全体としての目標は、年間労働時間が1,999時間以下となっています。
これは、単純に12ヶ月で割ると、一ヶ月あたり166.5時間。一ヶ月の営業日が20営業日あるとすると、1日あたり8.32時間となります。
私が勤務する職場の標準労働時間は7.5時間となるため、1日あたりに換算すると、1日の残業時間は50分程度に収める必要があります。（もちろん、年休や夏期・年末年始休暇もあるので、目安です）

この年間目標に対して、昨年度のチームメンバーの平均は2,050時間程度となっていたので、昨年度よりも年間トータルで50時間程度削減が必要なのですが、今のペースでいくとその達成が怪しいことが見えてきました。

そこで、7〜9月の第二四半期の目標として「月45時間超えしない」の継続はもちろんですが、「月30時間超えもしない」とさらに時間を短縮することにしました。
机上で目標時間を短くするだけで目標達成できるはずはなく、それをどう実現するかが重要なところですが、これがなかなか難しい。
毎日の時間の過ごし方の見直し、業務プロセス簡略化、個人の能力アップ（誰かに聞かなくても自分で進められる仕事のポーションを増やす）、業務量自体の削減などのアプローチになるかと思いますが、どうにも特効薬は見当たらないので、ちょっとずつ地道に取り組んでいくしかないかなと思ってます。

実際に、4〜6月で働く時間に対する個々人の意識がちょっと変わったことで時間短縮が実現できた部分もあるので、粘り強く取り組んでいくしかないなと。

こちらで紹介した考え方ではないですが、毎日1％でも良くなった場合、次の日は1%良くなった状態でさらに1%良くなるということですから、複利の効果が働きます。
「1.01の365乗＝37.78」ということで、１日ずつの変化だけ見ていても何も起こっていないように見えますが、１年後には37倍の差となって表れているはず、という原理を信じて、小さな仕事の仕方から工夫を重ねていくしかないと考えています。

やはり重要だと感じているティーチング

そういう意味で、今は地道に必要だと思っているのが、「ティーチング」です。

私のチームの特徴としては、なんといっても今のプロジェクトの経験年数の短さです。
昨年夏に中途で入社してきた方と、先月配属された新入社員の二人は、今のプロジェクト１年生、昨年度から着任した私と昨年配属された２年目社員は、今のプロジェクト２年生ということになりますから、トータル５人いるメンバーのうち、４人が１年生、もしくは２年生ということになります。

やはり、自分一人では分からないことが多いから、いかに個人個人の知識量と能力を上げて「聞かなくてもできる仕事の範囲」を増やしていけるか。
今の業務は、私にとっても初めての業務でしたが、昨年１年間を通じて何となく分かってきたこともあるので、とにかく１年目と２年目社員の２人に集中して継承していくしかないと思っています。

それには、１年目、２年目社員にお願いする仕事をまずはとにかく自分と一緒に丁寧にやってみせて、「仕事の進め方とセットで教えていく」しかないなと。
私より経験が長いメンバーもよく教えてくれる人ばかりなので、お互いに教え合う雰囲気を更に醸成していくしかないかと考えています。

そう考えると、経験の浅いメンバーを中心に何とか業務を回せているということで、個々人の能力値が上がっていくことによる時短効果も一定期待できますね。

いずれにせよ、長年「労働時間が長め」の働き方が定着していた組織を変革することは簡単ではないので、諦めずに、楽しみながら試行錯誤していきたいと思います！

それでは、今日もよい１日をお過ごしください。
ここまでお読みいただき、ありがとうございました！