№279　非効率な時間

こんばんわ。白石です。note連続投稿*days279

仕事において非効率な時間・・・それは社内会議。

なぜ？そうなるのか？

大きな要因として、参加者が話したいことを話すからだと思っています。

・いつでも発言できる

・話を勝手に変える

・関係のない話をする

そんな雰囲気からそもそも意思決定とは関係ない質疑が出てくるみたいな感じです。

会議ですからね。ミーティングと会議の区別がついていない人が多いとこうなります。それが2時間も3時間も続くと非効率極まりないですよね。

んで、結局何が決まったの？みたいなことになります。

大事なのは進行役です。進行役が上記みたいなことを見過ごすともうカオス状態になります。

進行役は勝手に話せない、議論をズラさせない、関係ない話をさせないことを徹底しなければなりません。

私の感覚的には30分で終わることを90分ぐらいかけていることが多々あります。3倍ですから・・・

私が主催する会議やミーティングは長くて60分程度、原則30分で終わります。

何か話がしたいのであれば、コーヒーでも飲みながらしたら良いのです。もしくはディスカッションと題してざっくばらんに議論する場を設けたら良いでしょう。

一番厄介なパターンは・・・

上位役職者が関係のない話をするパターンです。よくあるあるです。

そこで「その話は関係ないので控えてください。」なんて普通では言えないですよね？！

なので会議は長くなるのです。よって、会議が長くなるのは役職者の責任が大きくその人達が少し意識を変えるだけでかなり効率的になると思います。

皆さんは大丈夫でしょうか？

関係のない話をしてませんか？自分が話したいことを話していませんか？

それはもしかしたら多くの方に迷惑をかけているかもしれません。

あなたがもし役職者であれば誰も言うってくれませんよ。あなたが気づかなければ、永遠と非効率な時間が続きます。

あと１つ、参加者は関係のある人だけにして、共有しておいてほしいからみたいな感じで参加を依頼するのは止めましょう。共有しておいてほしいのであれば議事録共有でOKでしょう。誰ばりを招集するのはNGです。

参加する会議の生産性を改めて見つめ直してみましょう。