仕組みを変える

映画『RRR』が良すぎて二度も観てしまいました。「そこそこ良い映画」はたくさんありますが、「めちゃくちゃ良かった！やばい映画！」はほとんどありません。

さて、「仕組みを変える」という話をします。

＜仕組みを変える＞

"作業速度を努力で10％上げるのは大変だが、仕組みを変えれば効率を50％上げるのはそれほど難しくない"

という言葉を昔どこかで聞いたような気がします。

例えば、あなたが今、書類を作成する作業に取り組んでいるとします。すでに慣れた作業をしていると、10％のスピードアップは難しいものです。しかし、作業のプロセスを見直すと、改善の余地が残されていることが多く、50％もの効率向上が比較的簡単に達成できることがあります。

手を動かすスピードを上げるよりも、仕組みを変える方が成果が跳ね上がります。ですから、仕組みを変えて成果を生むことを意識することが大切です。仕事の順番を変えたり、無駄を省いたり、一石二鳥を狙ったりすることができます。

仕組みを変える人は、仕事のスピードが速くなります。初めての仕事でも慣れた仕事でも、「この仕事のフローは先にする方がいい」とか、「これとそれをまとめると早い！ラッキー！」ということを気軽に取り入れることで、劇的な違いを生み出しています。この文章を読んで、「自分の担当業務の仕組みを見直そう！」と思ったなら、ぜひシステムを変えてみてください。

今日は、さらにもう一つ重要な点を書こうと思います。

＜仕組み変更の注意点＞

仕組みを変更する際には、「どこの仕組みを変えるのが効果的か」ということを考慮することが重要です。

自分が担当している分野にこだわるのではなく、広い範囲に影響を与える部分に着目してみてください。

例えば、Aさんが年間1,000万円の受注業務の仕組みを変えて、50％の受注増に成功し、1,500万円の受注になったとします。これは500万円の価値を生み出したことになります。

一方で、Bさんは全社の売上に影響する「ウェブサイトの問い合わせ率」の仕組みを抜本的に変えますが、改善率はAさんの10分の1で、たった5％でした。

たった5％しか改善できなかったBさんは、50％も改善したAさんに比べて価値を生んでいないでしょうか？

しかし、実際はウェブサイトからの総売上が5億円の場合、このBさんの5％の改善により2,500万円の潜在的な価値が生まれます。これはAさんが生み出した価値の5倍に相当します。

つまり、本当に成果を出したいのであれば、全体を俯瞰し、「ここは非効率的だな」「あの業務はもっと効率的にできるはずだ」といった箇所を見つけ、仕組みの変更を提案して実行していく必要があります。