なぜ、部下との面談が上手くいかないのか？～面談上手な上司がしていること～ 情熱所長シリーズVol.51

こんにちは！
人と組織を咲かせる人財育成コンサルタント
吉田裕児です。

部下との面談は、部下を成長させるためにとても重要なことだとわかっているのに、いつの間にか一方的な面談に終わってしまっているということはないでしょうか。

今回も、自戒を込めて上司と部下の面談が有意義なものになるように、面談の進め方について、吉田部長と情熱課長との対話から教えてもらいましょう。

では、今回のはじまりです！

｜多くの上司が悩む上手くいかない面談

情熱所長
『吉田部長、そろそろ部下との面談がはじまるんですが、
いつも上手くいかないんですー』（涙）

吉田部長
「そうか。面談の季節だよね。
どんな風に上手くいかないのかな？」

『例えば、部下に自分の考えを聞いても、
“別にありません！”とかこちらの質問に“はい”とか“いいえ”で答えるだけで、
一方的に私が話してしまうことが多いんです』（汗）

「そうか。それは困ったね。
でも、情熱所長だけでなく多くの上司が同じ悩みを抱えているようだね。
情熱所長は、まだ一方的に伝えていることに気づいているから良い方だよ！
一方的に伝えることが面談だと勘違いしている上司もいるからね」

『そうですか、少し安心しました』

｜そもそも面談の目的は何か？

「ところで、情熱所長、何のために面談をやるのかな？」

『えーと、部下の評価をするためにやるんではないでしょうか』

「評価も大事だけど、何のための評価かな。
一番大事なことは、面談によって部下が成長することだよ。
成長するためには、部下の行動変革が必要だ！」

（※行動変革とは目標達成のためにより相応しい行動に変わること）

『なるほど、部下の成長、つまり部下の行動変革のために面談が必要なわけですね』

「そうそう。部下の行動変革のために面談をするんだ！
ところが、多くの上司が査定するための面談だと勘違いしている」

『（ドキ）私も、部下を査定するために面談を行っていますね』（汗）

｜面談では部下は防御態勢になる！

「そうなると、部下はどうなるか。
だいたいの場合、部下は身構えてしまい、本音を語ってくれなくなる。
余計なことを言って、自分の評価を下げたくないからね！」

『そうなんですね。
だから、部下は上司の話を“はいはい”と答えるばかりになってしまうんですね』

「ここでちょっと、情熱所長が部下役になって、私と面談してみようか」

『え、私が吉田部長と面談をやるんですか？』

「そう、実際にやってみると分かるよ！
じゃ、面談をはじめるよ。
情熱所長、今年はどこまでできたかな？」

『去年よりは、よくできたと思います』
「そうか、去年より良くできたんだね。
でも、もうちょっと上のレベルに行って欲しいな！」

『えっ、上のレベルですか？』

「今、情熱所長はどう感じたかな？」

『いきなり、吉田部長の要求を言わられて思考停止してしまいました。
それに、昨年より良くできたことを無視されて少し悲しくなりました』

「そうだろう。上司の伝えたいことをいきなり伝えると部下は思考停止してしまうんだ。
これでは、部下の行動変革にはつながらないよね」

『では、どんな風に面談を進めたら良いでしょうか？』

｜面談は部下に考えてもらう時間

「一方、こんな風に聴かれたらどうかな？
去年より良くなったんだね。
それはいいねー！
ところで、良くなったのは何が良くなったのかな？」

『そうですね。
部下とのコミュニケーションの取り方が良くなったと思います。
答えやすいです！』

「そうか、部下とのコミュニケーションの取り方が上手くなれたんだね。
どんなことが部下とのコミュニケーションの取り方で上手になったと思ったのかな？」

『それは、部下への小まめな進捗管理ができるようになったからです』

「じゃ、それをやり続けると、これからどうなっていくと思う？」

『部下の成長支援ができると思います。
さらに信頼関係を築くことができ、組織の一体感をつくことができます』

「いいねー。情熱所長は部下を成長させ、
信頼関係を築いて組織の一体感をつくりたいんだね。
だとすると、これから必要になってくるものは何かな？」

『そうですね。なんでしょうか？』

「ここまで、やってきてどんな感想かな？」

『そうですね。自分のやってきたことを振り返ることができました。
例えば、何を持って成長できたのか。
これからどんなことが必要なのかも考えさせられました』

｜面談のポイントは部下の振り返り

「そうだろう。考えさせられるよね。
これが面談のポイントだ。
部下が自分に何が必要かと考えたとき、上司のアドバイスも受け取りやすくなる」

『そうか。面談では、部下に今まで起きたことや経験をベースに振り返ってもらうことが大切なんですね』

「そうそう。部下が経験したことを言葉にしてもらい、
それで、どこからそう思ったの？
どう感じたの？
じゃ、これってどうなの？と部下に質問して、
考えを言語化して掘り下げていくことが面談では重要なんだ」

『そうか、わかりました。
面談では、部下の経験の振り返りを支援して行動変革につなげるようにします』

｜では、今回の質問です。

「部下が経験を振り返るために、どんな質問をしますか？」

次回に続けます！お楽しみに！(^o^)ｖ

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